Gestoría online para autónomos: qué incluye, qué cuesta y cómo cambiarte en 2026

Qué es una gestoría online para autónomos

Detrás de la etiqueta «gestoría online» conviven dos cosas bastante distintas, y confundirlas es el origen de la mitad de los disgustos. Por un lado están los despachos de asesoría que han digitalizado su forma de trabajar: siguen siendo economistas, graduados sociales o gestores administrativos colegiados, pero en lugar de recibirte en una oficina te atienden por videollamada, chat y correo, y te dan acceso a una plataforma donde subes documentos. Por otro están los programas de facturación con asesoría incluida: el producto es el software, y el asesor entra en juego cuando hay una duda o cuando toca revisar el trimestre.

Los dos modelos son legítimos y los dos pueden hacer bien su trabajo. Lo que cambia es dónde está el centro de gravedad. Si el producto es el despacho, pagas por criterio profesional y la herramienta es un accesorio. Si el producto es el software, pagas por automatización y el criterio profesional está dosificado. Cuando tu actividad es sencilla —un profesional en estimación directa, sin empleados, con clientes nacionales— el segundo modelo suele bastar. Cuando hay socios, empleados, operaciones intracomunitarias, inversión del sujeto pasivo, recargo de equivalencia o cualquier cosa que se salga del molde, quieres el primero.

Qué hace por ti mes a mes

El trabajo real de una gestoría online para autónomos se parece bastante en todas partes. Recoge tus facturas emitidas y recibidas (subidas a mano, por correo, por foto desde el móvil o por conexión con tu banco), las clasifica por tipo de gasto y tipo de IVA, monta los libros registro que exige el Reglamento del IRPF, calcula lo que sale a pagar o a compensar en cada modelo, te lo presenta para que des el visto bueno y lo envía a la Agencia Tributaria con su certificado o con el apoderamiento que le has dado. Después archiva el justificante y te avisa del siguiente vencimiento.

Ese ciclo se repite cuatro veces al año, con un cierre anual algo más pesado en enero y febrero. En medio quedan las consultas: si puedes deducir el móvil, qué haces con una factura de un proveedor alemán, cómo facturas a un cliente de Canarias, qué pasa si un cliente no te paga. La calidad de una gestoría se mide justo ahí, en las respuestas a esas preguntas, y no en lo bonito que sea el panel de control.

En qué se diferencia de un programa de facturación

Un programa de facturación emite facturas, guarda registros y calcula totales. Una gestoría, además, asume la presentación y responde de su criterio. La diferencia se nota el día que la Agencia Tributaria envía un requerimiento: el software te enseña tus datos, la gestoría te contesta el requerimiento. Si estás valorando solo la parte de emisión, tenemos una guía específica sobre programas de contabilidad para autónomos y otra sobre facturación electrónica.

Lo que una gestoría online no hace

Conviene decirlo pronto para ahorrar decepciones. Una gestoría online no adivina lo que no le cuentas: si no le pasas una factura, esa factura no existe para Hacienda ni para tu resultado. No te representa ante una inspección salvo que contrates ese servicio y firmes la representación. No te libra de tu responsabilidad como obligado tributario, que es intransferible: ante la Administración respondes tú, y con tu gestoría tienes una relación contractual aparte. Y no sustituye a un abogado cuando el asunto se vuelve litigioso.

Qué incluye de verdad una cuota mensual

La pregunta que más se repite en el sector, y la que peor se contesta en las webs de contratación, es qué entra exactamente en la cuota. Aquí va el reparto habitual, con la advertencia de que cada despacho lo empaqueta a su manera y que lo único que vale es lo que ponga tu contrato.

El paquete base

• Autoliquidaciones trimestrales de IVA (modelo 303) y su resumen anual (modelo 390) cuando corresponda.
• Pago fraccionado del IRPF (modelo 130) para quien tributa en estimación directa y no está exonerado.
• Libros registro obligatorios: facturas emitidas, facturas recibidas y bienes de inversión.
• Alta, modificación y baja censal mediante el modelo 036, al menos la primera vez.
• Consultas ordinarias por escrito, con un tiempo de respuesta comprometido.
• Aviso de vencimientos y custodia de justificantes de presentación.

Los extras que casi nunca entran en el precio anunciado

• Nóminas y seguros sociales. Se cobran por trabajador y mes. Si contratas a alguien, tu cuota cambia.
• Declaración de la renta (modelo 100). Muchos despachos la facturan aparte, sobre todo si hay inmuebles, ganancias patrimoniales o tributación conjunta.
• Declaraciones informativas anuales: modelo 347 de operaciones con terceros, modelo 190 de retenciones, modelo 180 de alquileres.
• Operaciones intracomunitarias: alta en el ROI y modelo 349.
• Contestación de requerimientos, recursos, aplazamientos y comparecencias.
• Recuperación de ejercicios atrasados cuando llegas con trimestres sin presentar.
• Volumen de documentos. Algunos planes limitan facturas o apuntes al mes y cobran por exceso.

Las diez preguntas que debes hacer antes de firmar

Si un presupuesto no dice qué modelos incluye, con qué periodicidad y qué pasa cuando algo se sale de lo previsto, no es un presupuesto: es un titular. Pídelo por escrito antes de dar ningún dato fiscal. Criterio editorial de KUENTAS

Cuánto cuesta: cómo se forma el precio

Aquí toca una advertencia incómoda. No vas a encontrar en esta página una tabla con las tarifas de proveedores concretos. No las hemos verificado una a una, cambian cada temporada, dependen de promociones y del perfil del cliente, y publicarlas como si fueran un dato estable sería engañarte. Lo que sí podemos darte es algo más útil y que no caduca: cómo se forma ese precio, para que compares tres presupuestos sobre la misma base y sepas cuál es caro de verdad.

Las cinco variables que mueven el precio

1. Forma jurídica. Un autónomo persona física es el escalón más barato. Una sociedad limitada obliga a contabilidad ajustada al Plan General Contable, cuentas anuales y libros en el Registro Mercantil, y multiplica el trabajo.
2. Empleados. Cada trabajador añade nóminas, seguros sociales, retenciones y comunicaciones. Es el factor que más encarece.
3. Régimen de IVA y tipo de operaciones. Un profesional que factura al 21 % a clientes españoles es sencillo. Recargo de equivalencia, prorrata, inversión del sujeto pasivo, ventas a distancia intracomunitarias o clientes fuera de la Unión suben el nivel.
4. Volumen documental. Treinta facturas al mes no es lo mismo que trescientas, aunque el resultado fiscal sea parecido.
5. Nivel de servicio. Un plan de solo presentación cuesta menos que uno con asesor asignado, revisión previa y respuesta en el día.

Cómo comparar presupuestos sin marearte

Coge un folio y calcula el coste anual total de cada oferta, no la cuota mensual del escaparate. Suma doce mensualidades, el precio de la declaración de la renta, el de las informativas anuales, el de las nóminas por el número de trabajadores que prevés, el coste del exceso de facturas si tu volumen supera el límite del plan y cualquier cargo de alta. Divide entre doce y compara. La oferta más barata en el titular deja de serlo con una frecuencia sospechosa.

Añade después una columna que casi nadie mira: cuántas horas tuyas consume cada opción. Un plan barato que te obliga a clasificar tú cada gasto, a perseguir al asesor y a revisar sus cálculos puede salirte más caro que uno con mejor precio por hora ahorrada, sobre todo si tu hora facturable vale dinero.

El coste que sí podemos cuantificar: hacerlo mal

Los importes que sí están fijados por ley, y por tanto sí se pueden publicar sin inventar nada, son los de llegar tarde. Cuando presentas fuera de plazo una autoliquidación con resultado a ingresar y lo haces por tu cuenta, sin requerimiento previo de la Administración, se aplica el recargo del artículo 27 de la Ley General Tributaria: un 1 % fijo más un 1 % adicional por cada mes completo de retraso, sin intereses ni sanción, durante los doce primeros meses. Superados esos doce meses, el recargo pasa al 15 % y se añaden intereses de demora desde el día siguiente. Ese recargo admite una reducción del 25 % si se ingresa en el plazo abierto con su notificación y se paga la deuda.

Si el retraso lo detecta la Administración antes que tú, ya no hay recargo: hay sanción. Y para las declaraciones sin perjuicio económico, el artículo 198 de la LGT fija una multa de 200 euros, reducida a la mitad cuando la presentación tardía es espontánea. En las declaraciones informativas con datos, como el modelo 347 o el 190, la multa se calcula por dato omitido o inexacto, con un mínimo de 300 euros y un máximo de 20.000. Un despiste de febrero puede costar más que medio año de cuota de gestoría.

Gestoría online frente a gestoría presencial

La comparación honesta no es «lo nuevo contra lo viejo». Es un intercambio de ventajas, y depende de tu perfil cuál pesa más.

Dónde gana la online

Gana con el perfil mayoritario: profesional o pequeño comerciante, sin empleados o con uno, actividad nacional, facturación regular y ganas de tener sus números al día sin pedir cita. Gana también en trazabilidad, que es una ventaja que se infravalora hasta el día que hay que reconstruir por qué se dedujo algo hace tres años. Y gana en algo muy práctico: te obliga a tener la documentación digitalizada, que es justo lo que exigirán las obligaciones de facturación de los próximos ejercicios.

Dónde sigue ganando la presencial

Gana cuando el caso es raro. Una herencia con actividad económica dentro, una escisión, un cambio de régimen a mitad de año, una comprobación limitada que se tuerce, un negocio con caja física y tickets. Gana también con quien no quiere lidiar con una plataforma, y eso es una preferencia legítima, no un defecto.

El modelo híbrido, que es lo que acaba pasando

En la práctica muchos autónomos terminan con una combinación: llevan el día a día en una herramienta digital, tienen la presentación y la revisión con una gestoría online, y guardan el teléfono de un asesor de confianza para lo que se salga del guion. Es una solución razonable siempre que quede claro quién presenta cada modelo, porque el peor escenario es que cada parte dé por hecho que lo hace la otra.

Las obligaciones que va a llevar por ti

Para juzgar si una cuota es cara hay que saber qué hay dentro. Este es el mapa de lo que un autónomo tipo presenta a lo largo del año.

IVA: modelos 303 y 390

El modelo 303 es la autoliquidación periódica del IVA. Se presenta por trimestres para la mayoría de autónomos, o mensualmente para quien está en el Registro de Devolución Mensual o inscrito en el Suministro Inmediato de Información. En él se declara el IVA repercutido en tus ventas, se resta el soportado deducible en tus compras y sale una cuota a ingresar, a compensar o a devolver. El modelo 390 es el resumen anual informativo, que se presenta en enero y que están exonerados de presentar determinados colectivos que ya cumplimentan un apartado específico en el 303 del cuarto trimestre. Tienes el detalle de las casillas en nuestra guía del modelo 303 y del modelo 390.

IRPF: modelo 130 y la retención en factura

El modelo 130 es el pago fraccionado a cuenta del IRPF de quien tributa en estimación directa. Se calcula aplicando el 20 % al rendimiento neto acumulado desde el 1 de enero, restando los pagos fraccionados anteriores y las retenciones que te hayan practicado. Los profesionales están exonerados de presentarlo si en el año anterior al menos el 70 % de sus ingresos estuvieron sujetos a retención o ingreso a cuenta, según el artículo 109 del Reglamento del IRPF. Por eso hay diseñadores o consultores que nunca han presentado un 130 en su vida: sus clientes son empresas que ya retienen.

La retención en factura de un profesional es del 15 % con carácter general, y del 7 % en el año de inicio de la actividad y en los dos siguientes, si se comunica al pagador. Solo se aplica cuando el destinatario es empresario o profesional obligado a retener: a un particular no se le retiene. Ampliamos el asunto en la guía de la retención del 7 % para autónomos nuevos y en la del modelo 130 con ejemplo.

Retenciones que practicas tú: 111, 115, 190 y 180

Si pagas nóminas, facturas de otros profesionales con retención o el alquiler de un local, tú eres el que retiene y el que ingresa esas retenciones. El modelo 111 recoge trimestralmente las retenciones de trabajo y actividades profesionales, con su resumen anual en el modelo 190. El modelo 115 hace lo propio con el alquiler de inmuebles urbanos, con resumen anual en el modelo 180. Olvidar el 115 del local es un clásico de quien alquila su primer despacho.

Informativas: modelos 347 y 349

El modelo 347 declara las operaciones con terceros que superan los 3.005,06 euros anuales con un mismo cliente o proveedor, computando IVA incluido. Se presenta en febrero referido al año anterior y no lo presentan quienes ya informan a través del Suministro Inmediato de Información. El modelo 349 recoge las operaciones intracomunitarias y va ligado al alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios. Si compras publicidad a una plataforma con sede en otro Estado miembro, esto te afecta aunque no lo parezca.

Calendario fiscal del autónomo

Dos avisos prácticos sobre este calendario. El primero: si domicilias el pago, el plazo se te acorta varios días respecto al de presentación, porque la domiciliación cierra antes que la ventanilla. El segundo: cuando el último día cae en sábado, domingo o festivo, el plazo se traslada al primer día hábil siguiente, y los festivos autonómicos no cuentan para los plazos estatales. Confirma siempre las fechas del ejercicio en el calendario oficial de la sede electrónica de la AEAT.

La cuota de autónomos y el sistema de rendimientos reales

Este es el punto donde más webs se equivocan, así que vamos a explicarlo por mecanismo y no por importe. Desde el Real Decreto-ley 13/2022, los trabajadores por cuenta propia cotizan en función de sus rendimientos netos y no eligiendo libremente una base como antes. El sistema tiene cuatro piezas.

1. Cómo se calcula tu rendimiento neto computable

No es tu facturación. Se parte de los ingresos menos los gastos deducibles de la actividad, se suman las cuotas de la Seguridad Social que hayas pagado como autónomo y al resultado se le aplica una deducción por gastos genéricos del 7 %, que baja al 3 % para los autónomos societarios. Lo que queda es la cifra que decide tu tramo. Que la deducción exista significa que quien mira solo su facturación se coloca sistemáticamente en un tramo que no le corresponde.

2. Tramos y elección de base

La tabla de cotización se organiza en quince tramos repartidos en dos escalas, una reducida para los rendimientos más bajos y una general para el resto. Dentro del tramo que te toca puedes elegir base entre un mínimo y un máximo, y esa elección determina tu futura prestación por incapacidad temporal, tu cese de actividad y tu jubilación. Puedes cambiar de base hasta seis veces al año si tu previsión de ingresos cambia, algo muy útil en actividades estacionales.

Sobre la base elegida se aplica un tipo de cotización que agrupa varios conceptos: contingencias comunes, contingencias profesionales, cese de actividad, formación profesional y el Mecanismo de Equidad Intergeneracional, que sube una décima cada año conforme al calendario legal. Por eso la cuota no es un porcentaje redondo de tus ingresos, ni un 9 % ni un 13 %: es el resultado de aplicar ese tipo agregado a la base del tramo.

3. La regularización, que es lo que da las sorpresas

Lo que pagas cada mes es provisional. Cuando la Agencia Tributaria comunica a la Tesorería General de la Seguridad Social tus rendimientos reales del ejercicio, la Tesorería regulariza. Si cotizaste por debajo de lo que te correspondía, te reclama la diferencia con un plazo para ingresarla. Si cotizaste de más, te devuelve el exceso de oficio, en los términos del artículo 308 de la Ley General de la Seguridad Social. Esta es la parte que más disgustos causa a quien hizo una previsión optimista en enero, y una de las cosas concretas que una buena gestoría debería estar vigilando por ti a mitad de año.

4. La cuota reducida de inicio

La conocida como tarifa plana es una cuota reducida de importe fijo durante los doce primeros meses de alta en el RETA, con independencia de lo que factures. Es prorrogable otros doce meses, pero la prórroga no es automática: hay que solicitarla y está condicionada a que tu rendimiento neto previsto no supere el salario mínimo interprofesional del ejercicio. Tener cuota reducida no te exime de IVA ni de IRPF: son cosas distintas. Lo desarrollamos en la guía de la tarifa plana de autónomos.

No publicamos aquí el importe exacto de la cuota ni la tabla de tramos. Cambian con cada orden de cotización y solo son fiables consultados en la fuente. El importe vigente está en el simulador de Importass y en la orden de cotización del ejercicio publicada en el BOE. Cualquier web que te dé una cifra sin citar esa orden te está dando un recuerdo, no un dato. Política editorial de KUENTAS sobre cifras fiscales

Si quieres una estimación sobre tus números concretos, tienes la calculadora de cuota de autónomo en el propio sitio.

Cómo darte de alta con una gestoría online paso a paso

El alta tiene un orden y saltárselo genera problemas administrativos que luego cuesta deshacer.

Paso 1: decidir antes de firmar nada

Tres decisiones condicionan todo lo demás y conviene tomarlas con el asesor delante, no después. La primera es el epígrafe del Impuesto de Actividades Económicas que describe tu actividad: determina si eres empresarial o profesional, si tus clientes deben retenerte y qué obligaciones formales tienes. Las personas físicas están exentas de pagar cuota del IAE, pero el epígrafe hay que elegirlo igual. La segunda es el régimen de IVA: general, recargo de equivalencia si eres comerciante minorista, o alguno de los especiales. La tercera es el método de estimación del rendimiento en IRPF, normalmente estimación directa simplificada, que permite aplicar el porcentaje de gastos de difícil justificación con el tope anual que fije la norma vigente.

Paso 2: alta censal en Hacienda

Se presenta el modelo 036 declarando el inicio de actividad, el epígrafe, el domicilio fiscal, las obligaciones periódicas y, si procede, el alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios. Debe presentarse antes de iniciar la actividad. El antiguo modelo 037 simplificado quedó suprimido, así que hoy el trámite se hace con el 036; si alguien te ofrece tramitar el 037, está trabajando con material antiguo. Confirma el formulario vigente en la sede electrónica de la AEAT antes de presentar.

Paso 3: alta en el RETA

El alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos se solicita a la Tesorería General de la Seguridad Social y puede presentarse hasta sesenta días naturales antes del inicio de la actividad, aunque surte efectos desde el día en que empiezas. Desde la reforma de 2022 se cotiza por días desde la fecha de alta, no por meses completos, lo que cambia bastante las cuentas de quien empieza a mitad de mes. En este trámite eliges mutua colaboradora, base de cotización dentro de tu tramo y coberturas. Tienes la secuencia completa en la guía de alta de autónomo en la Seguridad Social.

Paso 4: certificado digital y apoderamiento

Para que la gestoría presente en tu nombre necesita una de dos cosas: tu certificado digital —que nunca deberías compartir por correo ni por chat— o, mejor, un apoderamiento inscrito en el registro correspondiente de la AEAT y una autorización RED en la Seguridad Social. El apoderamiento es más seguro y más limpio: acota qué trámites puede hacer, deja rastro y se revoca en un clic el día que te vas. Si tu gestoría te pide el certificado en lugar del apoderamiento, pregunta por qué.

Paso 5: notificaciones electrónicas y ayuntamiento

Las comunicaciones de la Administración llegan por vía electrónica y una notificación no leída se entiende practicada pasado el plazo legal, con todas sus consecuencias. Acuerda por escrito quién revisa el buzón y con qué frecuencia. Y si tu actividad se desarrolla en un local, revisa las licencias y tributos municipales que apliquen: eso es competencia del ayuntamiento y ninguna gestoría online lo hace de oficio si no se lo pides.

Cambiar de gestoría sin perder nada

Cambiar de gestoría es más sencillo de lo que la gente teme y bastante más delicado de lo que la gente cree. Sencillo porque no existe permanencia legal alguna: la relación es un contrato de servicios que se resuelve con el preaviso que hayáis pactado. Delicado porque la información fiscal tiene plazos de conservación largos y si te vas sin ella te quedas indefenso.

Qué documentación tienes derecho a llevarte

Todo lo que es tuyo, que es casi todo: facturas emitidas y recibidas, libros registro, justificantes de presentación de cada modelo con su código seguro de verificación, ficheros de contabilidad, contratos, nóminas y seguros sociales si los hubo, y las comunicaciones con la Administración. Además, el artículo 20 del Reglamento General de Protección de Datos te reconoce el derecho a la portabilidad de los datos personales que hayas facilitado, en un formato estructurado y de uso común. Un despacho que retiene documentación para forzarte a quedarte tiene un problema legal, no tú.

Pide expresamente los ficheros en formato reutilizable, no solo PDF: un CSV o un XML de tus libros registro te ahorra semanas de trabajo en el destino. Y conserva todo, porque los plazos aprietan: la Administración tributaria dispone de cuatro años para comprobar, contados desde el fin del plazo de declaración, y el Código de Comercio obliga a conservar libros y documentación durante seis años. Con bienes de inversión o bases negativas pendientes de compensar, los plazos se estiran todavía más.

Cuándo cambiar

El mejor momento es el 1 de enero, con el ejercicio cerrado y sin trimestres a medias. El segundo mejor es justo después de presentar un trimestre, en la ventana que va del día 21 hasta finales del mes siguiente. El peor, con diferencia, es la primera quincena de abril, julio, octubre o enero: nadie quiere una migración de datos con el plazo del 303 encima.

Checklist de traspaso

1. Lee tu contrato y localiza el plazo de preaviso y cualquier penalización.
2. Comunica la baja por escrito con fecha, por un canal que deje constancia.
3. Pide la documentación completa antes de cerrar la relación, con inventario de lo entregado.
4. Verifica que están todos los justificantes de presentación de los últimos cuatro ejercicios.
5. Comprueba si hay aplazamientos, fraccionamientos o requerimientos abiertos y quién los está atendiendo.
6. Revoca el apoderamiento en la sede de la AEAT y la autorización RED en la Seguridad Social.
7. Cambia el correo de contacto y el teléfono asociados a tus expedientes si los llevaba el despacho anterior.
8. Reasigna la vigilancia del buzón de notificaciones electrónicas al nuevo asesor.
9. Haz una revisión de arrastre con el nuevo despacho: IVA a compensar, retenciones acumuladas y cuotas pagadas del año en curso.

Ese último punto es el que se olvida siempre. Si tienes IVA pendiente de compensar de trimestres anteriores y el nuevo asesor no lo sabe, lo pierdes.

Factura electrónica y Verifactu: por qué cambia el papel de la gestoría

Dos normas están reordenando el trabajo administrativo del autónomo, y afectan directamente a qué le puedes exigir a tu gestoría.

Sistemas informáticos de facturación

El Real Decreto 1007/2023 regula los requisitos que deben cumplir los programas que emiten facturas: integridad, conservación, trazabilidad, inalterabilidad de los registros y un sistema de remisión o de huella que impide borrar una factura sin dejar rastro. El calendario de entrada en vigor se ha modificado más de una vez, la última con el Real Decreto 254/2025, que lo escalona en dos fechas: primero los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y, medio año después, el resto de obligados en IRPF, entre ellos los autónomos. Como las fechas se han movido, confirma en la sede electrónica de la AEAT la que te aplica antes de contratar o cambiar de software. Tenemos una guía específica de software de facturación compatible.

Factura electrónica entre empresas

La Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas establece la obligación de emitir y recibir factura electrónica en las operaciones entre empresarios y profesionales. Su arranque depende del reglamento de desarrollo, y los plazos previstos son escalonados según la facturación anual, con un umbral de ocho millones de euros que separa al primer grupo del resto. Para un autónomo medio esto significa dos cosas: que el papel tiene los días contados y que su gestoría necesita una vía de intercambio de facturas en formato estructurado. Lo ampliamos en la guía de factura electrónica B2B.

Qué preguntar hoy

Tres preguntas concretas: qué sistema de facturación usa el despacho y si tiene su declaración responsable; si puede recibir tus facturas en formato estructurado o solo en PDF; y si la migración a un sistema conforme está incluida en la cuota o se factura aparte. Una gestoría que no sepa contestar a esto en agosto de 2026 va tarde.

Errores frecuentes al contratar una gestoría online

Elegir por el precio del primer mes

Las promociones de bienvenida distorsionan la comparación. Calcula siempre el coste del segundo año, que es el que vas a pagar de verdad, y comprueba si el precio promocional revierte a una tarifa mucho más alta.

Entregar el certificado digital en lugar de apoderar

Tu certificado te identifica ante toda la Administración, no solo ante Hacienda. Compartirlo equivale a entregar tu firma en blanco. El apoderamiento existe justo para evitarlo, acota los trámites y deja constancia de quién hizo qué.

Dar por hecho que la renta está incluida

Es el extra que más discusiones genera en junio. Pregúntalo en la primera conversación, no en la campaña.

No decir toda la verdad sobre tu actividad

Si vendes también por una plataforma extranjera, si cobras alguna renta de alquiler, si tienes un trabajo por cuenta ajena en paralelo o si facturas ocasionalmente fuera de la Unión Europea, dilo desde el principio. Cada una de esas cosas cambia el encaje fiscal, y descubrirlas en el tercer trimestre obliga a rehacer trabajo. Si estás en pluriactividad, revisa además la guía de pluriactividad y gastos deducibles, porque puede corresponderte la devolución del exceso de cotización.

Deducir por intuición

La deducibilidad de un gasto exige que esté correlacionado con los ingresos, justificado con factura completa y registrado en los libros. Hay reglas específicas que conviene conocer: los suministros de la vivienda con actividad declarada se deducen aplicando el 30 % a la proporción de metros afectos, salvo prueba de un porcentaje distinto; los gastos de manutención propios en días de trabajo tienen límites diarios fijados por reglamento —26,67 euros en territorio español sin pernocta y 53,34 con pernocta, y 48,08 y 91,35 respectivamente en el extranjero—, y exigen pago por medios electrónicos en establecimientos de restauración; y el vehículo solo es deducible al cien por cien en IRPF si se afecta de forma exclusiva a la actividad, con una presunción del 50 % en el IVA soportado para los vehículos de turismo. Nuestra guía de gastos deducibles trabajando desde casa entra en el detalle.

Confundir asesoría con delegación total

Sigue siendo tu negocio y sigue siendo tu responsabilidad ante la Administración. Revisa el borrador antes de aprobar cada modelo. Si algo no cuadra con lo que tú viviste ese trimestre, pregunta antes de firmar.

Señales de que toca cambiar de gestoría

• Te enteras de lo que has pagado después de que salga el cargo del banco.
• No recibes el justificante de presentación con su código seguro de verificación.
• Las consultas tardan más de lo pactado o se responden con evasivas.
• Te han presentado algo fuera de plazo y el recargo lo pagas tú sin discusión.
• Cambian de interlocutor cada trimestre y tienes que explicar tu negocio otra vez.
• Se resisten a entregarte tus ficheros en formato reutilizable.
• Te recomiendan «ajustar» ingresos o adelantar gastos ficticios para bajar un tramo. Eso no es planificación, es un riesgo que asumes tú.
• Descubres un requerimiento de Hacienda porque llegó una providencia de apremio, no porque te avisaran.

Con una sola de estas señales, pide explicaciones. Con dos, empieza a pedir presupuestos.

Preguntas frecuentes

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