Programa de facturación para autónomos: cómo elegirlo en 2026 sin equivocarte

Si has llegado buscando programa de facturación para autónomos o programa de facturación gratis para autónomos, esta guía cubre las dos intenciones. Te cuento qué obliga la normativa hoy, qué requisitos técnicos debes exigir por escrito, dónde están las trampas de los planes gratuitos, qué modelos tributarios te va a preparar la herramienta (y cuáles no), y cómo cambiar de programa sin perder el histórico. No vas a encontrar aquí una tabla de precios de la competencia: las tarifas cambian de un mes a otro y publicarlas desactualizadas te haría tomar una decisión mala. Vas a encontrar el método para comparar tú mismo con criterios que no caducan.

Qué es (y qué no es) un programa de facturación para autónomos

Un programa de facturación es el software con el que expides tus facturas: introduces cliente, conceptos, importes e impuestos, y el sistema genera el documento, lo numera, lo guarda y lo envía. Suena simple, y lo era hasta hace poco. La diferencia respecto a la plantilla de Word que usabas en 2019 es que hoy ese software es, a ojos de Hacienda, un sistema informático de facturación: un componente sujeto a requisitos técnicos propios, con obligaciones que recaen tanto sobre quien lo fabrica como sobre ti, que lo usas.

Programa de facturación, contabilidad y ERP no son lo mismo

Conviene separar tres capas que los comerciales mezclan a propósito:

• Facturación: emitir facturas de venta, controlar cobros, llevar el registro de las facturas emitidas. Es lo que necesitas sí o sí.
• Contabilidad o gestión fiscal: registro de gastos con su factura recibida, libros registro de IVA soportado y repercutido, cálculo del rendimiento neto, borradores de autoliquidaciones. Muchos programas de facturación lo incluyen; otros lo venden aparte.
• ERP: además de lo anterior, almacén, compras, producción, nóminas, proyectos. Para el 90 % de los autónomos individuales es un sobredimensionamiento que se paga cada mes.

Pagar un ERP para emitir doce facturas al mes es tirar dinero. Y quedarse en una herramienta que solo hace PDF bonitos te obliga a llevar los libros por otro lado. El punto dulce para la mayoría está en el medio: facturación con registro de gastos y exportación limpia para la gestoría.

Online, escritorio o híbrido

Un matiz que casi nadie te cuenta: con la normativa de sistemas informáticos de facturación, el software de escritorio antiguo que no reciba actualizaciones deja de ser una opción viable. Si tu programa lleva años sin versión nueva, no es que sea «clásico»; es que probablemente no cumpla.

VeriFactu: lo que de verdad te obliga y lo que no

Aquí es donde circula más ruido. Vamos por partes, y con prudencia deliberada en las fechas.

La obligación se activa por usar un sistema informático de facturación

El punto que importa y que sí es verificable: la normativa no obliga a «tener VeriFactu» por ser autónomo, sino que impone requisitos al sistema informático con el que expides tus facturas. El Real Decreto 1007/2023 aprobó el reglamento que fija esos requisitos, y una orden ministerial posterior desarrolló las especificaciones técnicas. Dicho de forma práctica: si usas un programa para facturar, ese programa tiene que cumplir. Si no usas ninguno, la obligación no se te activa por esa vía, aunque sigues sujeto al Reglamento de facturación de siempre.

De ahí sale la pregunta que más se repite: «¿y si sigo haciendo las facturas en una hoja de cálculo?». Cuidado con tomarlo como vía de escape. Una hoja de cálculo con la que expides facturas puede considerarse un sistema informático de facturación, y en ese caso tendría que cumplir requisitos que una hoja de cálculo doméstica no cumple. La AEAT ha ido publicando aclaraciones sobre estos supuestos en sus preguntas frecuentes; consúltalas en su sede electrónica antes de apostar tu tranquilidad a un Excel.

Qué tiene que hacer técnicamente el programa

Estos son los rasgos que definen un sistema conforme, y son los que debes exigir por escrito al proveedor:

1. Registro de facturación por cada factura: al expedir la factura, el sistema genera un registro con los datos identificativos de la operación. No es la factura: es un asiento paralelo, normalizado.
2. Huella o hash encadenada: cada registro incorpora una huella criptográfica que incluye la del registro anterior. Si alguien altera o borra una factura intermedia, la cadena se rompe y se nota.
3. Registros de anulación: las facturas no se borran; se anulan generando un registro específico. Un programa que te deje eliminar una factura sin dejar rastro no cumple.
4. Registro de eventos: el sistema anota sucesos relevantes (arranques, incidencias, exportaciones, cambios de configuración) para poder auditar qué pasó.
5. Declaración responsable del productor: el fabricante debe declarar formalmente que su software cumple el reglamento y sus especificaciones. Pídela. Es un documento, no un eslogan de la web.
6. Código QR en la factura y la mención correspondiente, para que el destinatario pueda verificar o comunicar la factura en la sede de la AEAT.
7. Inalterabilidad, trazabilidad, conservación y accesibilidad de los registros, incluso si dejas de usar el programa.

La pregunta útil al comercial no es «¿sois compatibles con VeriFactu?». Es: «enviadme la declaración responsable, decidme en qué modo trabajáis por defecto y explicadme cómo exporto mis registros de facturación si mañana os dejo».

Los dos modos: remisión o conservación

El reglamento contempla dos formas de operar. En el modo de remisión voluntaria (el que popularmente se llama «VeriFactu»), el programa envía los registros a la Agencia Tributaria de forma inmediata y automática según se van generando; a cambio, los requisitos de conservación por tu parte se relajan y la factura lleva la mención de verificable. En el modo sin remisión, los registros se quedan en tu sistema: hay que firmarlos electrónicamente, conservarlos íntegros y tenerlos a disposición de la Administración si te los pide.

Para un autónomo individual, el modo con remisión suele ser el más cómodo: delegas la conservación en el circuito de la Agencia y te ahorras discusiones sobre si tu copia de seguridad vale. Pero es una decisión tuya, no del proveedor. Un programa serio te deja elegir y te explica las consecuencias de cada opción.

El calendario: por qué no te doy un día concreto

Te explico por qué insisto. En este tema circulan calendarios contradictorios incluso dentro de sitios que deberían tener cuidado, incluidas páginas que ponen día y mes con una seguridad que la norma no da. Si compras un programa porque «entra en vigor el mes que viene» y la fecha era falsa, has decidido mal por una prisa inventada. Y al revés: si te confías porque alguien dijo que se había aplazado, puedes quedarte fuera de plazo. La fuente es la sede de la AEAT, y punto.

Quién queda fuera de VeriFactu

• Quienes están en el Suministro Inmediato de Información (SII): ya reportan los libros registro en tiempo casi real, así que el reglamento de sistemas de facturación no les aplica en los mismos términos.
• País Vasco: los tres territorios históricos tienen su propio sistema, TicketBAI, con requisitos análogos pero normativa foral propia y calendario propio.
• Navarra: régimen foral con sus propias obligaciones de facturación.

Si tributas en territorio foral, comprueba la normativa de tu diputación: un programa «compatible con VeriFactu» no es automáticamente válido para TicketBAI, y al revés tampoco. Es uno de los errores más caros que he visto cometer al elegir software.

La otra cara: el software de doble uso

La Ley 11/2021 de medidas de prevención del fraude introdujo el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, que sanciona tanto fabricar o comercializar sistemas informáticos que permitan llevar contabilidades distintas u ocultar operaciones, como tener sistemas que no cumplan las especificaciones. Las sanciones se calculan por ejercicio y son de un orden de magnitud que arruina el ahorro de cualquier programa barato; el importe exacto está en el propio precepto y conviene leerlo en la fuente. Traducción práctica: el riesgo no lo asume solo el fabricante. Si usas un programa no conforme, el problema también es tuyo.

Factura electrónica B2B y la Ley Crea y Crece: no confundas las dos obligaciones

Mucha gente mete VeriFactu y factura electrónica obligatoria en el mismo saco. Son cosas distintas, con normas distintas y calendarios distintos.

El detalle de la factura electrónica B2B que más se pasa por alto es el segundo deber: además de emitir en formato estructurado, hay que informar del estado de las facturas recibidas (aceptada, rechazada, pagada). Eso no lo resuelve una plantilla PDF: necesita un programa que gestione el ciclo. Si estás eligiendo herramienta ahora, pregunta cómo tienen previsto cubrir esa parte, porque es lo que separará a los programas que sobrevivan de los que se queden por el camino.

Si lo que buscas específicamente es software de factura electrónica en su vertiente de formato y envío, tengo una guía aparte para eso: programa de facturación electrónica gratis. Aquí me centro en la herramienta de facturación diaria del autónomo.

Y la factura a las administraciones públicas

Es la tercera pata, y lleva años funcionando. Si facturas a un ayuntamiento, una consejería o cualquier organismo público, la factura electrónica ya es obligatoria desde la Ley 25/2013, en formato Facturae firmado electrónicamente y presentada por el punto general de entrada correspondiente (FACe u otro autorizado). Las administraciones pueden excluir de esa obligación las facturas de hasta cinco mil euros, así que el umbral concreto depende de cada organismo. Comprueba si el programa que valoras genera Facturae y con qué versión: no todos lo hacen, y hacerlo a mano es un suplicio.

Los doce requisitos que debe cumplir tu programa de facturación

Esta es la lista con la que puntúo cualquier herramienta. Si falla en los seis primeros, descártala aunque sea gratis.

1. Numeración correlativa y series bien resueltas

El Reglamento de facturación exige que las facturas estén numeradas de forma correlativa dentro de cada serie. Un buen programa te deja definir varias series (por ejemplo, una para tu actividad principal y otra para un canal distinto), lleva contadores independientes y no te permite dejar huecos. Comprueba también que reserva una serie específica para las rectificativas, como exige la norma, y que no reutiliza números cuando anulas.

Prueba de fuego: intenta borrar una factura del año pasado. Si el programa te deja y desaparece sin rastro, huye.

2. IVA con todos los casos, no solo el 21 %

Tu programa tiene que manejar, como mínimo: los tipos general, reducido y superreducido; operaciones exentas con la referencia legal correspondiente en la factura; inversión del sujeto pasivo con su mención obligatoria; operaciones intracomunitarias con el NIF-IVA del cliente; exportaciones; y recargo de equivalencia si vendes a minoristas acogidos a ese régimen (los tipos de recargo acompañan a cada tipo de IVA y son distintos de él). Si vendes fuera de España, mira además cómo trata las ventas a distancia y el régimen de ventanilla única.

Si emites facturas intracomunitarias con cierta frecuencia, te vendrá bien esta guía complementaria sobre la factura intracomunitaria en la UE.

3. Retención de IRPF calculada bien

Si eres profesional y facturas a empresas u otros profesionales, tus facturas llevan retención. El tipo general para actividades profesionales es del 15 %, y existe un tipo reducido del 7 % aplicable en el año de inicio de la actividad y en los dos siguientes. El programa debe permitir fijar el porcentaje por cliente o por factura, restarlo del total y sacar después la suma de retenciones soportadas, que es lo que necesitarás para el modelo 130 y para la declaración de la renta. Tienes el detalle en la guía de retención en la factura de profesional.

4. Facturas rectificativas de verdad

Rectificar no es «editar la factura y volver a mandarla». Es emitir un documento nuevo, en serie específica, que identifica la factura rectificada y el motivo, y que puede corregir por diferencias o sustituir el importe completo. Si tu programa resuelve una devolución dejándote cambiar el PDF original, estás incumpliendo y además rompiendo la cadena de registros. Aquí tienes un ejemplo de factura rectificativa para ver el formato correcto.

5. Factura simplificada donde toca

La factura simplificada sustituyó al antiguo ticket. Con carácter general puede expedirse cuando el importe no supera los 400 euros con IVA incluido, y hasta 3.000 euros con IVA incluido en determinadas operaciones que el reglamento enumera (ventas al por menor, hostelería, transporte de personas, aparcamientos, peluquerías y similares). Ojo: si tu cliente es empresario o profesional y necesita deducirse el IVA, tendrás que emitir factura completa o una simplificada cualificada con sus datos. Detalles en los requisitos de la factura simplificada.

6. Exportación completa para la gestoría

Este es el requisito que más gente descubre tarde. Tu programa debe permitirte descargar, sin pagar un extra y sin pedir permiso:

• El listado de facturas emitidas en formato de hoja de cálculo o CSV, con base imponible, tipo, cuota, retención y total por línea.
• El listado de facturas recibidas, si registras gastos.
• Los PDF de todas las facturas en un solo paquete, no de una en una.
• Los registros de facturación generados conforme al reglamento.
• La base de clientes con NIF y direcciones.

Si el programa exporta y tu gestoría puede importarlo, te ahorras horas cada trimestre y discusiones cada enero. Si no exporta, estás pagando dos veces el mismo trabajo.

7. Copia de seguridad y portabilidad (RGPD)

Tus facturas contienen datos personales de tus clientes. Dos artículos del Reglamento General de Protección de Datos te interesan directamente. El artículo 20 reconoce el derecho a la portabilidad: a recibir los datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a transmitirlos a otro responsable. El artículo 28 exige un contrato de encargo de tratamiento con el proveedor del software, porque él trata datos por cuenta tuya. Pídelo. Es un documento estándar que cualquier proveedor formal tiene preparado; si no lo tiene, ya sabes con quién estás tratando.

Y comprueba dónde se alojan los datos, quién puede acceder a ellos y qué pasa con tu información si cancelas la cuenta: cuántos días la conservan, si te avisan antes de borrarla y cómo la recuperas.

8. Conservación durante el plazo correcto

La regla básica es que debes conservar facturas y libros durante el plazo de prescripción tributaria, cuatro años contados desde el fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente. Con matices que alargan ese periodo: bienes de inversión con regularización de deducciones pendiente, bases negativas o deducciones que compensas en ejercicios posteriores, y cualquier situación que interrumpa la prescripción. La costumbre prudente entre gestorías es guardarlo todo bastante más tiempo del mínimo, porque el coste de almacenar un PDF es cero y el de no tenerlo es una liquidación.

9. Control de cobros y avisos

Un programa que sabe qué facturas están vencidas y te deja mandar un recordatorio con dos clics se paga solo. Busca: estados de factura (emitida, enviada, vencida, cobrada), fecha de vencimiento calculada según las condiciones pactadas, recordatorios automáticos y un informe de antigüedad de saldos. Cobrar antes vale más que cualquier funcionalidad de diseño.

10. Registro de gastos y libros

Si además de facturar quieres tener los libros al día, el programa debe llevar el libro de ingresos y gastos, el libro de IVA repercutido y soportado y, cuando compres equipamiento amortizable, el libro de bienes de inversión. Comprueba si permite adjuntar el PDF del gasto al apunte y si tiene lectura automática de facturas recibidas, que ahorra mucho tecleo.

11. Acceso para tu asesor

Un usuario adicional para la gestoría, con permisos limitados y sin compartir tu contraseña. Parece menor y cambia por completo el trabajo del cierre trimestral. Pregunta si ese usuario extra está incluido o se cobra aparte: es una de las líneas donde más se infla la factura mensual.

12. Soporte que responda en español y por escrito

Cuando tengas una duda sobre una rectificativa un 19 de enero, necesitas respuesta ese día. Valora: canal (chat, correo, teléfono), horario real, si el soporte está incluido en el plan gratuito y si tienen documentación pública. Un centro de ayuda bien escrito es señal de un producto maduro; una web llena de reclamos y sin documentación técnica, la señal contraria.

Programa de facturación gratis para autónomos: dónde está la trampa

Vamos con la búsqueda que trae a mucha gente aquí. Sí, hay opciones gratuitas que funcionan, y no, «gratis» no significa lo mismo en todos los casos. Hay cuatro modelos distintos, y confundirlos es lo que provoca el disgusto seis meses después.

Las siete trampas concretas del plan gratuito

1. El límite de documentos. Es la más común. Cuando lo alcanzas, el sistema deja de dejarte emitir. Si tu actividad tiene picos —campaña de Navidad, fin de curso, temporada alta— el límite mensual te cazará justo el mes que más facturas.
2. La exportación de pago. Facturar es gratis, sacar tus datos no. Es el bloqueo más eficaz que existe, porque te obliga a pagar para poder irte.
3. El módulo de cumplimiento como extra. El plan gratuito emite PDF; los registros conformes al reglamento de sistemas de facturación están «en el plan superior». Ahí el gratis deja de ser una opción y pasa a ser un problema legal.
4. Marca de agua o publicidad en tus facturas. No incumple nada, pero manda un mensaje malo a tus clientes.
5. Histórico bloqueado al bajar de plan. Pruebas el plan de pago, decides volver al gratuito y descubres que las facturas del periodo de pago quedan en solo lectura o directamente ocultas.
6. Soporte inexistente. Ninguna respuesta en el plan gratuito. Aceptable si el producto es simple; caro si te atascas en un cierre trimestral.
7. El dato como producto. Lee la política de privacidad. Si alguien monetiza información agregada de tu facturación, quiero saberlo antes de firmar, y tú también.

Regla que aplico siempre: antes de meter una sola factura real en un programa gratuito, haz la prueba de salida. Crea tres facturas de ejemplo y comprueba que puedes descargarlas todas, con sus datos en CSV, sin pagar. Si no puedes salir, no entres.

Cuándo el gratis sale más caro que pagar

Haz la cuenta en horas, no en euros. Si un plan de pago te cuesta unos pocos euros al mes y te ahorra dos horas cada trimestre en conciliar y exportar, ya está amortizado a poco que valores tu hora por encima del salario mínimo. El cálculo cambia si facturas dos veces al año a un único cliente: ahí el gratuito es la respuesta correcta y pagar una cuota mensual es tirar dinero.

Mi criterio, por si te sirve de referencia rápida: por debajo de cinco facturas al mes y sin gastos que registrar, un plan gratuito conforme a la normativa basta. A partir de ahí, el coste de las limitaciones supera casi siempre al de la cuota.

Método en seis pasos para elegir sin arrepentirte

Paso 1: cuenta tu volumen real

Abre tus facturas del último año y cuenta cuántas emitiste por mes, cuántos clientes distintos tienes, cuántas rectificativas hiciste y cuántos gastos registras. Con esos cuatro números ya sabes si un plan gratuito te sirve o no. Sin ellos, estás eligiendo a ojo.

Paso 2: define tus casos raros

Los casos raros son los que rompen el software: inversión del sujeto pasivo, clientes intracomunitarios, exportaciones, recargo de equivalencia, facturación a administraciones públicas, anticipos, facturas recurrentes, varias divisas, varias actividades con series separadas. Escribe los tuyos y comprueba uno por uno en la versión de prueba. No preguntes: pruébalo.

Paso 3: exige la documentación de cumplimiento

Declaración responsable del fabricante, modo de operación por defecto, contrato de encargo de tratamiento del artículo 28 del RGPD y política de conservación y borrado. Cuatro documentos. Si tardan más de una semana en enviártelos, imagina el soporte cuando tengas un problema real.

Paso 4: prueba la salida antes que la entrada

Ya lo he dicho arriba y lo repito porque es el consejo que más disgustos evita. Lo primero que hay que probar de un programa es su botón de exportar.

Paso 5: comprueba el encaje con tu gestoría

Llama a tu asesor y pregúntale con qué formatos trabaja y si conoce el programa. Media hora de conversación te ahorra un año de reprocesos. Muchas gestorías tienen preferencias claras y motivos razonables detrás.

Paso 6: calcula el coste a tres años

Multiplica la cuota por treinta y seis meses y suma los extras previsibles: usuario adicional para el asesor, almacenamiento, módulos de cumplimiento, soporte prioritario. Compara ese total, no el precio del primer mes con descuento de lanzamiento.

Qué modelos tributarios te ayuda a preparar (y cuáles no)

Ningún programa presenta impuestos por ti sin que revises. Lo que hace un buen software es dejar los datos ordenados para que la autoliquidación salga en minutos y sin sorpresas. Este es el mapa.

Un par de precisiones que evitan sustos. El modelo 130 se calcula sobre el rendimiento acumulado desde enero, restando lo ya ingresado en trimestres anteriores: por eso un trimestre malo puede salir a cero o negativo sin que haya error. Y el alta censal se hace hoy con el modelo 036; el antiguo 037 simplificado se suprimió, así que si alguna guía te lo menciona, comprueba la versión vigente en la sede de la AEAT. Tienes el recorrido completo en la guía de modelos tributarios del autónomo y el paso a paso de cómo rellenar el modelo 130.

Lo que el programa no sustituye

Cómo migrar de programa sin perder el histórico

Cambiar de software asusta más de lo que debería, siempre que lo hagas con orden. El momento ideal es el 1 de enero: cierras un ejercicio completo en el programa viejo y empiezas el nuevo limpio, sin partir series por la mitad. El segundo mejor momento es el inicio de un trimestre.

Plan de migración en nueve pasos

1. Exporta todo del programa antiguo antes de dar de baja nada. Facturas en PDF, listados en CSV, clientes, productos, gastos y registros de facturación. Guárdalo en dos sitios distintos.
2. Verifica lo exportado. Cuenta las facturas del CSV y compáralas con el número de PDF. Abre tres al azar y comprueba que los importes cuadran.
3. Congela la numeración. Anota el último número de cada serie. El programa nuevo tiene que continuar desde ahí, no empezar en uno.
4. Configura el nuevo: datos fiscales, series con su contador de arranque, tipos de IVA, retención por defecto, condiciones de pago y plantilla.
5. Importa clientes y productos primero. Revisa NIF y direcciones: los errores de importación se concentran ahí.
6. Emite una factura de prueba a ti mismo y compruébalo todo: numeración, cálculo, QR y mención de cumplimiento, PDF y envío.
7. Convive en paralelo un mes. Mantén acceso al programa viejo (aunque sea en el plan gratuito) hasta cerrar el primer trimestre con el nuevo.
8. Avisa a tu gestoría del cambio y del nuevo formato de exportación antes del cierre, no durante.
9. Da de baja el antiguo solo cuando hayas presentado un trimestre completo con el nuevo y tengas el archivo histórico verificado en tu poder.

Tres errores de migración que se repiten

• Reiniciar la numeración. Si el programa nuevo empieza en la factura número uno y ya habías emitido cuarenta ese año, tienes duplicados. Se arregla con series distintas, pero es más limpio continuar el contador.
• Dar de baja la cuenta vieja el mismo día. Muchos proveedores borran los datos pasado un plazo desde la cancelación. Si no exportaste bien, ahí se perdió el histórico.
• No migrar los gastos. Se migran las facturas emitidas y se olvidan las recibidas; en el cierre anual faltan la mitad de las deducciones.

Tus datos de facturación son tuyos y tienen que poder salir del programa en un formato legible por otra máquina. Si un proveedor te lo pone difícil, no estás comprando software: estás alquilando un rehén.

Errores comunes al elegir programa de facturación

• Elegir por el diseño de la plantilla. El PDF bonito es lo más fácil de cambiar y lo menos determinante. Los requisitos de cumplimiento son lo difícil.
• Creer que «compatible con VeriFactu» es una certificación oficial. Lo que existe es la declaración responsable del fabricante. Pídela por escrito.
• Confundir factura electrónica con PDF por correo. Un PDF adjunto no es una factura electrónica estructurada a efectos de la normativa B2B.
• No comprobar la exportación. Ya insistí, pero es el error que más caro sale.
• Ignorar el territorio foral. Si tributas en el País Vasco o Navarra, la normativa aplicable es otra.
• Contratar el plan grande «por si acaso». Empieza pequeño y sube cuando el límite te moleste de verdad.
• Borrar facturas para «arreglar» un error. Se anula o se rectifica; borrar rompe la cadena de registros y deja huella de lo contrario.
• Guiarse por calendarios normativos de terceros. Incluidas las páginas que ponen día exacto. La fuente es la sede de la AEAT.

Preguntas frecuentes

Siguiente paso

Resumiendo lo que de verdad decide: exige la declaración responsable del fabricante, comprueba que el programa gestiona series, rectificativas, IVA completo y retención de IRPF, y prueba la exportación antes de meter tu primera factura real. Con esos tres filtros descartas la mayoría de las opciones malas en una tarde, sin necesidad de comparar tarifas que caducan cada trimestre.

Aquí en Kuentas publicamos guías prácticas de facturación y fiscalidad para autónomos. No vendemos software ni cobramos comisión por recomendarte una herramienta concreta, y por eso esta página no lleva una tabla con precios de la competencia: preferimos darte el criterio y que la comparación la hagas tú con datos actuales del proveedor.

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