Software de contabilidad gratis: qué es gratis de verdad y qué no

Esta guía está escrita desde una gestoría, así que te ahorro el discurso de vendedor. No vamos a poner una tabla con precios de planes de terceros, porque esos precios y esos límites cambian cada pocos meses y una tabla desactualizada te haría tomar una decisión mala con cara de decisión informada. Lo que sí vas a encontrar es el marco para juzgar cualquier programa por ti mismo, lo que la normativa española te va a exigir cuando llegue el trimestre, y las trampas que vemos una y otra vez en clientes que llegan con dos años de contabilidad hecha en una herramienta de la que ya no pueden salir.

Los tres «gratis» que no son lo mismo

Si buscas «software contabilidad gratis» y comparas los diez primeros resultados, verás mezclados productos que no tienen nada que ver entre sí. Un ERP con licencia libre y veinte años de desarrollo aparece al lado del plan de entrada de una startup que ha salido este año. Para ti son «gratis» los dos, pero el compromiso que adquieres es radicalmente distinto. Separarlos es lo primero que hay que hacer.

1. Software libre (gratis de verdad, con condiciones)

Es un programa cuya licencia te permite descargarlo, ejecutarlo, copiarlo, modificarlo y redistribuirlo. No hay proveedor que pueda subirte el precio, meterte en un plan superior ni apagarte la cuenta, porque no hay cuenta que apagar: el programa corre en tu ordenador o en un servidor tuyo. GnuCash y Dolibarr son los dos nombres que más vas a ver en el mundo hispanohablante, y ambos existen desde hace años, con comunidad activa y código público.

La condición que nadie te cuenta es que el coste se desplaza. Lo que no pagas en licencia lo pagas en tiempo de aprendizaje, en configuración inicial y en mantenimiento. Si el programa se instala en tu equipo, las copias de seguridad son tuyas. Si lo montas en un servidor, el servidor lo pagas tú. Y si necesitas que genere un fichero con el formato exacto que pide la Administración española, puede que tengas que instalar un módulo, ajustar el plan de cuentas o buscar a alguien que lo adapte. Nada de eso es un defecto: es el trato.

2. Plan gratuito de un producto comercial (freemium)

Aquí el programa es de pago y la empresa te regala un escalón de entrada, normalmente sin fecha de caducidad, pero recortado. Los recortes habituales son el número de documentos que puedes emitir en un periodo, el número de usuarios que pueden entrar, la conexión automática con el banco, la generación de determinados modelos tributarios, la atención de soporte y el espacio de almacenamiento. El plan gratuito no es un regalo: es el primer tramo de un embudo comercial diseñado con mucho cuidado para que el salto al plan de pago ocurra justo cuando ya no puedes irte.

Eso no lo convierte en mala opción. Para alguien que emite pocas facturas al mes y quiere dejar de usar plantillas de Word, un plan gratuito bien elegido resuelve el problema durante bastante tiempo. Lo que tienes que hacer es entrar con los ojos abiertos: leer qué limita exactamente hoy en la web del fabricante, no en un artículo como este, y preguntarte qué pasa el día que superes ese límite.

3. Prueba gratuita (trial)

Es la versión completa durante un periodo determinado. Sirve para lo que sirve: para probar. El problema aparece cuando alguien monta toda su contabilidad del ejercicio dentro de una prueba, llega el vencimiento y descubre que el acceso a sus propios datos ahora cuesta dinero. Si vas a usar una prueba, úsala con datos reales pero con la fecha de vencimiento apuntada en el calendario y con una exportación hecha antes de que llegue.

Existe una cuarta figura que conviene desconfiar: la «versión completa sin límite de tiempo y sin soporte» que algunos artículos llaman «trial perpetuo». En la práctica casi nunca existe como categoría estable. O es software libre, o es un plan gratuito con límites que alguien no ha leído, o es una versión antigua abandonada que ya no se actualiza. Si un programa parece demasiado generoso, comprueba la fecha de la última versión publicada antes de meter dentro tu facturación.

La pregunta correcta no es «¿cuánto cuesta?». Es «¿qué me cuesta salir de aquí dentro de tres años?». Un programa gratuito del que no puedes exportar es más caro que uno de pago del que sí puedes.

Qué te exige la normativa antes de elegir programa

Este es el paso que casi todo el mundo se salta, y es el que determina si un programa te sirve o no. Tus obligaciones contables no dependen de tus ganas, dependen de tu figura jurídica y de tu régimen fiscal. Lo que sigue es una descripción por conceptos: la aplicación concreta a tu caso depende de tu actividad, de tu régimen de IRPF o de Impuesto sobre Sociedades, de si estás en algún régimen especial de IVA y de cuestiones que solo se ven mirando tus datos. Confírmalo con tu asesor y en la sede electrónica de la AEAT antes de dar nada por hecho.

Autónomo en estimación directa

La obligación gira en torno a unos libros registro: ventas e ingresos, compras y gastos, y bienes de inversión. Si tu actividad es empresarial y llevas contabilidad ajustada al Código de Comercio, el esquema cambia. Además, si estás sujeto a IVA, esos libros tienen que sostener la liquidación trimestral y el resumen anual. Lo relevante para elegir programa: necesitas que la herramienta te saque esos libros en un formato que puedas entregar, no solo un listado bonito en pantalla.

Autónomo en módulos (estimación objetiva)

Las obligaciones formales son distintas y en general más ligeras, porque el rendimiento se calcula por signos, índices y módulos y no por la diferencia real entre ingresos y gastos. Aun así hay que conservar facturas emitidas y recibidas y, según la actividad, llevar registro de bienes de inversión. Aquí un programa de contabilidad completo puede ser sobredimensionado, y una buena gestión documental de facturas resuelve casi todo. Comprueba si tu actividad sigue incluida en el régimen y qué límites aplican en el ejercicio en curso.

Sociedad limitada y demás sociedades mercantiles

Aquí el listón sube mucho. Hay que llevar contabilidad por partida doble conforme al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad aplicable, con libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales; legalizar los libros ante el Registro Mercantil tras el cierre del ejercicio; formular y aprobar cuentas anuales; y depositarlas. Un programa que solo emite facturas no te sirve para esto: necesitas asientos, plan de cuentas, balances de sumas y saldos, pérdidas y ganancias y balance de situación. Muchos planes gratuitos de herramientas de facturación no llegan hasta ahí, y no lo dicen con esas palabras.

Traducido a decisión de compra: si eres autónomo y facturas poco, casi cualquier herramienta seria te vale y el plan gratuito puede durarte años. Si tienes una sociedad, el filtro se estrecha muchísimo y el número de opciones realmente gratuitas que hagan contabilidad completa se reduce, en la práctica, al software libre. Si quieres ver cómo encaja esto con las obligaciones de un autónomo mes a mes, tenemos una guía específica de contabilidad para autónomos y otra sobre programas de contabilidad con más detalle funcional.

Facturación electrónica y Verifactu: el elefante en la habitación

Este apartado es el que más puede invalidar tu elección, y es también donde más desinformación vas a encontrar. Voy a ser deliberadamente prudente con las fechas, y te explico por qué.

En España conviven varias piezas normativas que afectan a cómo emites facturas. Por un lado, la factura electrónica obligatoria en las relaciones con la Administración pública, que lleva años funcionando a través de la plataforma pública correspondiente. Por otro, la extensión de la factura electrónica a las relaciones entre empresas y profesionales, que viene de la llamada ley Crea y Crece y que necesita desarrollo reglamentario para concretarse. Y por otro, el reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación, conocido popularmente como Verifactu, que impone condiciones al propio programa que usas: integridad de los registros, trazabilidad, imposibilidad de alteración sin dejar rastro y, en la modalidad de remisión, envío de los registros a la Administración.

Los calendarios de entrada en vigor de estas obligaciones se han modificado varias veces. Cualquier artículo que te dé una fecha cerrada puede estar desfasado el mes que viene, y ese es precisamente el error que no te puedes permitir al elegir programa. Consulta la sede electrónica de la AEAT y contrasta con tu asesor cuál es el calendario aplicable a tu caso concreto, porque además hay tramos distintos según el tipo de contribuyente y su facturación.

Lo que sí puedo decirte con seguridad es cómo afecta esto a la decisión:

• Un programa gratuito que no evolucione contigo es un riesgo. Si el proyecto está abandonado o la comunidad es pequeña, puede que nunca incorpore los requisitos que se te acaben exigiendo. Mira la fecha de la última versión publicada y la actividad del repositorio o del blog de novedades.
• Que un fabricante cumpla no significa que su plan gratuito cumpla. Es habitual que las funciones ligadas a obligaciones nuevas aterricen primero en los planes de pago. Pregunta explícitamente si la función está incluida en el plan gratuito.
• Ojo con las herramientas de fuera del mercado español. Hay productos internacionales muy buenos y muy conocidos que sencillamente no están pensados para el IVA español ni para los modelos de la AEAT, aunque tengan interfaz en castellano. Wave, por ejemplo, es un producto real y con recorrido, pero su diseño responde al mercado norteamericano; usarlo aquí te deja resolviendo a mano toda la parte fiscal.
• Si usas hoja de cálculo, este es el punto donde se cae. Un libro de Excel no cumple requisitos de inalterabilidad. Para el registro interno puede seguir sirviendo; como sistema de emisión de facturas, tiene los días contados.

Si quieres profundizar, en el sitio tenemos material específico sobre facturación electrónica para autónomos y sobre qué exige Verifactu al software de facturación, y ahí sí actualizamos el estado de la cuestión cuando cambia.

Elegir un programa por lo que hace hoy es una foto. Elegirlo por su capacidad de seguir cumpliendo dentro de dos años es la película. La segunda es la que te importa.

Diez criterios para juzgar cualquier programa

Aplica esta lista a los dos o tres candidatos que te queden. No necesitas que todos den un sí: necesitas saber dónde dicen que no.

1. Exportación de datos

Ponlo el primero, no el último. Antes de meter un solo apunte, comprueba que puedes descargar tus asientos, tus facturas y tus clientes en un formato estándar (CSV, XML, un fichero contable estándar del mercado). Si la exportación está reservada a planes de pago, ya sabes cuál es el peaje real de ese plan gratuito.

2. Libros y modelos que genera

Pregunta por concepto: libros registro, balance de sumas y saldos, pérdidas y ganancias, apoyo a las liquidaciones periódicas. No te fíes de un listado de nombres de modelos en la página de marketing; entra y genera uno con datos de prueba.

3. Numeración y series de facturas

Debe permitir series independientes, numeración correlativa sin huecos y facturas rectificativas bien planteadas. Este detalle aparentemente menor es de los que más quebraderos da en una revisión.

4. Conciliación bancaria

Conectar el banco automáticamente suele ser función de pago. La alternativa gratuita es importar el extracto y casar movimientos a mano o por fichero. Calcula cuántas horas al mes te supone eso antes de descartar la opción de pago.

5. Multiusuario y acceso del asesor

Si trabajas con gestoría, mira si tu asesor puede entrar con su propio usuario. Los planes gratuitos suelen limitar el número de usuarios, y compartir contraseña es una mala idea por seguridad y por trazabilidad de quién hizo cada apunte.

6. Copias de seguridad y ubicación de los datos

En la nube: dónde están los servidores, con qué frecuencia se hacen copias, si puedes descargarte tú una copia completa. En local: la copia la haces tú, y «la haré cuando me acuerde» no es un plan de copias.

7. Protección de datos

Tu contabilidad contiene datos personales de clientes y, si tienes empleados, de trabajadores. El proveedor actúa como encargado del tratamiento y deberías tener firmado el contrato correspondiente. Muchos servicios gratuitos lo tienen resuelto en sus condiciones; comprueba que existe y que menciona el marco europeo.

8. Continuidad del proyecto

Fecha de la última actualización, tamaño de la comunidad, existencia de documentación en castellano, actividad en foros. Un proyecto libre con poco movimiento y un producto comercial de una empresa recién creada comparten el mismo riesgo por caminos distintos.

9. Adaptación al plan contable español

Un programa internacional puede tener una estructura de cuentas que no se parece a la nuestra. Comprueba si trae plan de cuentas español precargado o si vas a tener que construirlo. Esto es especialmente relevante en herramientas libres de origen anglosajón.

10. Soporte realista

Con producto gratuito, el soporte suele ser documentación y foro. Eso puede bastar si el programa es popular. Lo que no puedes es contar con que alguien te resuelva una duda el día 19 del mes de liquidación. Si tu tolerancia a ese riesgo es baja, el gratuito no es tu sitio.

Software libre: qué esperar de verdad

Voy a describir por categorías, sin inventarme funcionalidades ni versiones, porque estos proyectos cambian y lo que importa es que sepas qué tipo de herramienta es cada uno para no perder una tarde instalando lo que no era.

GnuCash

Es un programa de contabilidad de escritorio con licencia libre, disponible para Windows, macOS y Linux, con contabilidad por partida doble desde su concepción. Está pensado tanto para finanzas personales como para pequeña empresa, y tiene módulos de clientes, proveedores y facturas. Su fuerte es que es sólido, gratuito de verdad y que tus datos están en un fichero tuyo. Su punto débil, para el caso español, es que no viene preparado de fábrica para nuestras liquidaciones ni para nuestros formatos oficiales: te da la contabilidad, y los modelos los preparas tú o tu asesor a partir de sus informes. Si vienes de una hoja de cálculo y quieres aprender partida doble de verdad, es una escuela excelente.

Dolibarr

Es un ERP y CRM modular, también con licencia libre, que se instala en un servidor propio o en un alojamiento web, y que activa por módulos lo que necesitas: terceros, presupuestos, pedidos, facturas, proyectos, stock, contabilidad. Su ventaja es la amplitud y el ecosistema de extensiones. Su coste real es de administración: hay que montar la instalación, mantenerla actualizada, hacer copias y, si quieres funciones específicas del mercado español, revisar qué extensiones existen y quién las mantiene. Para un autónomo solo puede ser desproporcionado; para una pequeña empresa con alguien con soltura técnica, es una opción muy seria.

Otros caminos libres

Existen ERPs de código abierto con edición comunitaria, y suites ofimáticas libres con las que llevar los libros registro. Con las ediciones comunitarias hay un matiz que conviene comprobar antes de emocionarse: la disponibilidad del módulo estrictamente contable no siempre es la misma en la edición libre que en la comercial, y varía entre versiones. Antes de comprometer tu contabilidad, instala y comprueba que el módulo que necesitas está ahí, en la versión que vas a usar.

Qué se te va a dar peor con software libre

• La primera semana. Configurar el ejercicio, el plan de cuentas, los tipos de IVA y las series de facturación lleva tiempo. Reserva una tarde entera y hazlo con calma.
• Los cambios normativos. No llega un aviso al iniciar sesión diciéndote lo que ha cambiado. Esa vigilancia la haces tú o la hace tu asesor.
• El día que se rompe algo. No hay un chat al que escribir. Hay foros, y suelen ser buenos, pero funcionan a su ritmo.
• El acceso desde el móvil. Las soluciones de escritorio están pensadas para el escritorio. Si tu vida es facturar desde el coche, esto te va a chirriar.

Planes gratuitos comerciales: dónde está el peaje

El mercado español tiene productos comerciales reales y consolidados en facturación y contabilidad para autónomos y pymes. Nombres que vas a encontrar constantemente al buscar: Holded, Quipu, Billin, Contasimple, FacturaDirecta, Anfix, Declarando, Sage. Son empresas que existen y productos que funcionan. Lo que no voy a hacer es publicar aquí sus precios ni sus límites concretos, porque cambian con frecuencia y porque una tabla equivocada en este punto te llevaría a elegir mal. Entra en la web de cada uno y mira la letra pequeña del día que estés decidiendo.

Lo que sí es estable es dónde ponen la frontera. Las limitaciones se repiten con muy pocas variaciones:

• Volumen de documentos. Un tope de facturas o de apuntes por periodo. Es la limitación más común y la más fácil de superar sin darte cuenta.
• Usuarios. Un solo usuario en el escalón gratuito. Si querías dar acceso a tu asesor, ya tienes motivo de salto de plan.
• Conexión bancaria automática. Casi siempre es de pago, y casi siempre es la función que más tiempo ahorra.
• Presentación o preparación de modelos tributarios. Suele ser el argumento del plan intermedio.
• Exportación completa y copias. Si esto está capado, es la señal de alarma más importante de todas.
• Soporte. Documentación en el plan gratuito, personas en el plan de pago.
• Almacenamiento de adjuntos. Tickets y facturas escaneadas ocupan más de lo que parece.

Cómo evaluar un plan gratuito en veinte minutos

1. Abre la página de precios del fabricante y localiza la columna del plan gratuito. Anota literalmente qué dice, con fecha.
2. Busca en su centro de ayuda la palabra «exportar». Si no aparece nada claro, escríbeles y pregunta antes de registrarte.
3. Regístrate y crea tres facturas de prueba con IVA distinto, una de ellas rectificativa.
4. Genera el libro registro de ingresos y descárgalo. Ábrelo. ¿Es utilizable?
5. Borra los datos de prueba y comprueba que puedes borrar la cuenta si quieres.

Ese ejercicio te dice más que veinte comparativas leídas por encima, incluida esta.

La hoja de cálculo: cuándo basta y cuándo se vuelve peligrosa

Hay que decirlo sin complejos: para un autónomo que empieza, factura a un puñado de clientes y está en estimación directa simplificada, una hoja de cálculo bien montada cumple con los libros registro. Es gratis, la controlas, la exportas siempre y no dependes de nadie. Millones de autónomos han hecho exactamente eso durante décadas.

Los problemas llegan por tres vías, y conviene reconocerlas a tiempo.

El volumen

A partir de cierta cantidad de movimientos mensuales, el tiempo que dedicas a copiar del extracto bancario a la hoja crece más rápido que tu facturación. Cuando llevas más de dos horas al mes tecleando movimientos, el ahorro ya es negativo.

El error silencioso

Una fórmula que no arrastra la última fila, un tipo de IVA mal aplicado en una celda, una copia del fichero que se convierte en la buena por accidente. La hoja de cálculo no te avisa de nada. Un programa contable con partida doble sí: si el asiento no cuadra, no entra.

La inalterabilidad

Y aquí está el límite estructural. Los requisitos que se están imponiendo a los sistemas de facturación giran alrededor de que los registros no se puedan modificar sin dejar rastro. Una hoja de cálculo es, por definición, modificable sin rastro. Para llevar tu control interno seguirá siendo válida; como sistema de emisión de facturas, es un camino que se cierra. No lo digo para venderte nada, lo digo porque es la conversación que más estamos teniendo con clientes que llevan diez años facturando así.

La hoja de cálculo no es el enemigo. El enemigo es la hoja de cálculo que nadie ha cuadrado contra el banco en cuatro meses.

Cómo entrar y, sobre todo, cómo salir

La parte que casi ningún artículo sobre software gratis cubre es la migración, y es donde se pierde el dinero de verdad.

Entrar bien

1. Elige fecha de corte limpia. Lo natural es el inicio del ejercicio o el inicio de un trimestre. Migrar a mitad de trimestre duplica el trabajo de cuadre.
2. Carga los saldos iniciales. Clientes con facturas pendientes, proveedores con facturas pendientes, saldo bancario, y en sociedad el asiento de apertura completo.
3. Configura antes de facturar. Series, numeración, tipos impositivos, retenciones si te aplican, datos fiscales completos. Corregir una factura ya emitida es mucho más caro que configurar bien.
4. Haz un mes en paralelo. Lleva el mismo mes en el sistema viejo y en el nuevo y compara los totales. Si no cuadran, mejor descubrirlo ahora.
5. Documenta la configuración. Un documento de media página con las decisiones que has tomado te ahorra discusiones futuras contigo mismo.

Salir bien

La estrategia de salida se prepara el primer día, no el último. Descarga una exportación completa al menos una vez al trimestre y guárdala fuera del programa. Si el proveedor cierra, cambia condiciones o te bloquea la cuenta por un impago, esa carpeta es la diferencia entre un fastidio y una reconstrucción contable de varios meses. Conserva además las facturas en PDF, no solo los registros: es lo que te van a pedir en una comprobación.

Sobre plazos de conservación: la normativa mercantil habla de conservar libros y documentación durante años tras el último asiento, y la normativa tributaria maneja su propio periodo de prescripción, que puede ampliarse en determinados supuestos. Son plazos distintos y el que manda es el más largo que te aplique. Pregunta a tu asesor por tu caso concreto y, en la duda, conserva de más: el almacenamiento es barato y una reconstrucción no lo es.

Errores que salen caros

Elegir por el precio y no por la salida

Ya lo he dicho tres veces y lo repito porque es el error número uno. El coste de cambiar de programa cuando tienes dos ejercicios dentro es de un orden de magnitud superior a cualquier cuota mensual.

Confundir facturación con contabilidad

Muchas herramientas gratuitas son facturadores: emiten y guardan facturas, y punto. Eso no es contabilidad. Si tienes una sociedad y crees que con un facturador cumples, te vas a encontrar en marzo con que no tienes ni libro diario ni cuentas anuales.

No conciliar con el banco

Una contabilidad que no se ha cuadrado nunca contra el extracto bancario es una hipótesis, no un dato. Cuadra al menos una vez al mes.

Meter gastos personales

Es tentador y es la fuente número uno de problemas en una comprobación. La deducibilidad de un gasto depende de su afectación a la actividad, de que esté correctamente documentado y registrado, y hay categorías con reglas propias. No es terreno para el criterio del «total, por uno...». Consúltalo.

Numerar mal las facturas

Huecos en la numeración, series que se solapan, facturas emitidas con fecha anterior a la última emitida. Todo eso se ve en dos minutos en una revisión y todo eso lo previene un programa decente si lo configuras bien.

Fiarte de una comparativa con precios

Incluida cualquiera que encuentres, y por eso esta no lleva ninguno. Los planes de estos productos se han reestructurado varias veces en los últimos años. Verifica en la fuente el día que decidas.

Dejar el programa sin actualizar

Sobre todo en instalaciones locales. Una versión de hace tres años no tiene ni los cambios normativos ni los parches de seguridad.

No pedir el contrato de encargado del tratamiento

Si el proveedor guarda datos de tus clientes, ese contrato debe existir. Suele estar en sus condiciones; localízalo y guárdalo.

Cuándo deja de tener sentido buscar gratis

No voy a decirte que pagues, ni voy a prometerte que ahorrarás una cantidad determinada: eso depende de tu actividad, de tu volumen y de cómo trabajes, y quien te dé una cifra concreta se la está inventando. Lo que sí puedo darte son las señales que, por experiencia de despacho, indican que el gratuito ya te está costando más de lo que te ahorra.

• Dedicas más de dos o tres horas al mes a tareas mecánicas de introducción de datos.
• Has superado, o vas a superar en un trimestre, el límite de documentos del plan.
• Tu asesor te pide los datos en un formato que tu herramienta no genera, y acabas rehaciendo el trabajo por duplicado.
• Has tenido un susto: una factura duplicada, un trimestre presentado con un dato mal, un cliente que reclama una factura que no encuentras.
• Has constituido sociedad, o estás a punto, y tu herramienta no hace partida doble.
• Necesitas que entren varias personas y estás compartiendo una contraseña.
• Facturas a la Administración pública o a clientes que te exigen un formato electrónico concreto que tu programa no emite.

Con una o dos de estas señales, revisa. Con cuatro, ya estás pagando el precio, solo que en horas tuyas en vez de en cuota.

Cómo calcular tu propio número

Es un cálculo que puedes hacer en cinco minutos y que no necesita que nadie te venda nada. Cuenta las horas reales que dedicas al mes a la parte administrativa. Ponles el valor de tu hora facturable, no el del salario mínimo: si dedicas ese tiempo a administración, no lo estás dedicando a facturar. Compara ese resultado con lo que costaría la herramienta que resolvería la parte mecánica. Si además delegas en gestoría, resta el tiempo que dejarías de dedicar tú. El número que salga es tuyo y es el único que sirve, porque está hecho con tus datos y no con una media inventada.

Checklist de decisión en siete pasos

1. Define tu figura y tu régimen. Autónomo en directa, en módulos, o sociedad. Sin esto no puedes filtrar nada.
2. Escribe tus obligaciones por concepto. Qué libros, qué liquidaciones, qué cuentas anuales. Si tienes dudas, esta es la pregunta que se le hace al asesor.
3. Separa candidatos por tipo. Libre, plan gratuito, prueba. No los compares mezclados.
4. Aplica el filtro de exportación. Descarta sin piedad cualquiera que no te deje sacar tus datos.
5. Prueba dos, con datos reales, durante un mes. Uno solo no te da criterio comparativo.
6. Comprueba el encaje normativo actual. Sede electrónica de la AEAT y consulta con tu asesor, con especial atención a los requisitos del sistema de facturación.
7. Decide y documenta. Anota por qué elegiste eso y qué condiciones tenía el día que decidiste. Dentro de un año agradecerás la nota.

Glosario rápido

• Partida doble. Método contable en el que cada operación se registra al menos en dos cuentas, con debe y haber, de forma que el total siempre cuadra. Es lo que distingue un programa contable de un facturador.
• Plan de cuentas. La lista codificada de cuentas contables con la que se clasifican las operaciones.
• Libro registro. Registro ordenado de operaciones que la normativa exige llevar a determinados contribuyentes, con contenido y formato pautados.
• Conciliación bancaria. Proceso de cuadrar los movimientos del extracto del banco con los apuntes de tu contabilidad.
• Amortización. Reparto del coste de un bien de inversión a lo largo de su vida útil, en lugar de deducirlo entero el año de compra.
• Factura rectificativa. Documento que corrige una factura ya emitida. No se borra la original: se rectifica.
• Freemium. Modelo comercial con un escalón gratuito permanente pero limitado, y escalones de pago por encima.
• Software libre. Programa cuya licencia permite usarlo, estudiarlo, modificarlo y redistribuirlo. Gratuito no es sinónimo de libre, aunque muchas veces coincidan.
• SaaS. Software que se usa desde el navegador y se aloja en servidores del proveedor, normalmente por suscripción.
• Encargado del tratamiento. Figura de protección de datos que ocupa el proveedor que trata datos personales por cuenta tuya.

Preguntas frecuentes

¿Existe realmente un software de contabilidad gratis y completo?

Sí, si aceptas que «completo» significa funcionalidad contable y no comodidad. GnuCash y Dolibarr son libres, gratuitos y permiten llevar contabilidad por partida doble. Lo que no te dan gratis es el trabajo de configurarlos, mantenerlos y adaptarlos a los formatos que pide la Administración española. Ese trabajo lo haces tú o lo paga alguien.

¿Puedo llevar la contabilidad de una sociedad limitada con un programa gratuito?

Legalmente lo que importa es que la contabilidad cumpla, no cuánto costó el programa. En la práctica, las opciones gratuitas que hacen contabilidad completa por partida doble son casi todas software libre, porque los planes gratuitos de las herramientas comerciales suelen quedarse en facturación. Y la formulación, aprobación y depósito de cuentas anuales conviene revisarla con un asesor aunque el programa te saque los estados.

¿Un programa gratuito me sirve para cumplir con la facturación electrónica?

Depende del programa y del calendario que te aplique, que se ha modificado varias veces. La pregunta que hay que hacerle al fabricante es directa: si esa función está incluida en el plan gratuito o solo en los de pago. Y el calendario aplicable a tu caso, confírmalo en la sede electrónica de la AEAT y con tu asesor.

¿Puedo seguir usando Excel para llevar mis libros?

Para el control interno y para los libros registro de un autónomo con volumen bajo, sigue siendo una opción válida y muy usada. Como sistema de emisión de facturas, choca con los requisitos de inalterabilidad y trazabilidad que se están imponiendo a los sistemas de facturación. Si emites pocas facturas, plantéate el cambio con calma; si emites muchas, plantéatelo ya.

¿Qué pasa si supero el límite de facturas del plan gratuito?

Lo habitual es que el sistema te impida emitir más documentos hasta que contrates un plan superior, aunque cada fabricante lo resuelve a su manera y algunos solo capan funciones concretas. Lo que sí conviene tener resuelto de antemano es la exportación, para que ese momento sea una decisión y no un secuestro.

¿Mis datos están seguros en una herramienta gratuita en la nube?

Seguridad y precio no van necesariamente de la mano: hay productos gratuitos con buena higiene técnica y productos de pago mediocres. Lo que debes comprobar es que haya cifrado en tránsito, copias de seguridad, información clara sobre dónde se alojan los datos y un contrato de encargado del tratamiento conforme al marco europeo de protección de datos. Y, pase lo que pase, guarda tú una copia periódica.

¿Puedo cambiar de programa a mitad de ejercicio?

Puedes, pero te complicas. Lo limpio es hacerlo al inicio del ejercicio o, como mucho, al inicio de un trimestre, cargando saldos iniciales y llevando un mes en paralelo para cuadrar. Cambiar en octubre significa que en la declaración anual vas a tener que consolidar dos fuentes.

¿Un programa internacional gratuito me vale en España?

Con cuidado. Hay productos internacionales excelentes cuyo diseño responde a otro sistema fiscal: la estructura de impuestos, los informes y los formatos de salida no coinciden con lo que aquí se pide. Wave es un ejemplo de producto real y con recorrido, pero orientado al mercado norteamericano. Si eliges uno de estos, asume que la capa fiscal española la resuelves tú aparte.

¿Necesito gestoría si uso un programa de contabilidad?

El programa registra; el criterio lo pone una persona. Un buen programa reduce el trabajo mecánico y hace que la información llegue ordenada, y eso normalmente abarata y agiliza el trabajo del asesor. Lo que no sustituye es la decisión sobre qué gasto es deducible en tu actividad, qué régimen te conviene o cómo se plantea una operación concreta.

¿Qué diferencia hay entre un facturador y un programa de contabilidad?

El facturador emite y almacena facturas, y a veces lleva un registro de ingresos y gastos. El programa de contabilidad registra asientos por partida doble sobre un plan de cuentas y produce balances y cuenta de resultados. Para muchos autónomos el facturador basta; para una sociedad, no.

¿Cada cuánto debería exportar una copia de mis datos?

Al menos una vez por trimestre, coincidiendo con las liquidaciones, y siempre antes de cualquier cambio de plan, migración o cierre de ejercicio. Guarda la exportación fuera del propio programa, con la fecha en el nombre de la carpeta.

¿Qué hago si el programa gratuito que uso deja de actualizarse?

Exporta todo inmediatamente, aunque no tengas todavía sustituto. Después busca alternativa con calma y planifica la migración para el siguiente corte natural. Un programa sin mantenimiento acumula dos riesgos a la vez: quedarse atrás en normativa y quedarse sin parches de seguridad.

¿Cuánto tiempo tengo que conservar la contabilidad y las facturas?

Conviven un plazo mercantil y un plazo tributario, que no coinciden y que además pueden alargarse en determinados supuestos. Manda el más largo que te aplique. Como la duda cuesta más que el disco duro, conserva de sobra y consulta tu caso concreto con tu asesor.

Y si prefieres no pelearte tú con esto

Kuentas es una gestoría, así que nuestra posición es previsible y prefiero decirla claramente: creemos que la mayoría de autónomos empieza bien con una herramienta sencilla y llega un punto en que el problema deja de ser el programa y pasa a ser el criterio. No te vamos a prometer un ahorro concreto ni un resultado, porque depende de tu caso. Lo que sí podemos hacer es mirar tu situación y decirte si te compensa seguir con lo gratuito, dar el salto o cambiar de enfoque.

Si quieres seguir por tu cuenta, tienes material para ello: nuestras herramientas fiscales gratuitas, la guía de programas de contabilidad para autónomos y la de software de contabilidad. Y si prefieres consultarlo con alguien, escríbenos desde la página de contacto o mira los planes.

Aviso: este artículo es informativo y de carácter general. No sustituye al asesoramiento profesional sobre tu caso concreto ni a la información oficial. Las obligaciones contables y de facturación dependen de tu figura jurídica, de tu régimen fiscal y de tu actividad, y su calendario ha sido modificado en varias ocasiones. Confírmalo siempre en la sede electrónica de la Agencia Tributaria y con tu asesor antes de tomar decisiones.