Programa de contabilidad para autónomos en 2026: la comparativa honesta tras probar siete (y por qué casi todos te cobran de más)

Muchos autónomos empiezan llevando sus números en una hoja de Excel: facturas en PDF sueltas y carpetas guardadas sin demasiado orden. Con la entrada de la facturación electrónica obligatoria y de VeriFactu, ese sistema deja de ser viable en cuanto se factura a otras empresas.

Esta guía repasa qué debe tener un programa de contabilidad para autónomos en 2026, qué obligaciones legales entran en vigor este año y cómo elegir sin pagar de más por funciones que no vas a usar.

Lo que vas a aprender en esta guía

• Por qué necesitas un programa de contabilidad sí o sí en 2026 (y cuándo no)
• Las funciones imprescindibles que debe tener tu software, sin extras inútiles
• Los programas más usados por autónomos en España y cómo compararlos
• La nueva Ley Crea y Crece y la facturación electrónica obligatoria
• Cómo aprovechar el Kit Digital sin perder dinero
• Criterios claros para elegir según tu volumen de facturación
• Los siete errores típicos al elegir programa contable que pagas durante años
• Cómo cambiar de programa sin perder años de datos

¿Necesitas realmente un programa de contabilidad o te bastaría con Excel?

Empecemos por el principio. Mucha gente paga suscripciones que no necesita y muchos otros lo hacen al revés: aguantan con Excel cuando deberían profesionalizarse. La pregunta correcta no es "¿necesito programa?", sino "¿en qué momento dejo Excel y paso a software profesional?".

Mi opinión, después de ver decenas de casos: si facturas menos de doce mil euros al año, tienes diez o quince facturas mensuales y te mueves entre cuatro clientes recurrentes, Excel puede valerte. Te ahorras entre veinte y cuarenta euros mensuales y, sinceramente, un Excel bien montado hace el setenta por ciento de lo que hacen los programas.

Sin embargo, en cualquiera de estos escenarios sí o sí necesitas programa: facturas a más de quince clientes distintos al mes, gestionas IVA con varios tipos (general, reducido, exento), tienes gastos deducibles más allá de cuotas y materiales básicos, vendes productos físicos con inventario, trabajas con clientes intracomunitarios (Modelo 349), o estás obligado a presentar Modelo 347 anual. En todos esos casos, un programa te ahorra horas de trabajo cada mes y minimiza errores.

Y desde 2026 hay una tercera razón. La Ley Crea y Crece obliga progresivamente a todas las empresas y autónomos a emitir facturas electrónicas estructuradas (formato Facturae o equivalente). Los plazos varían según el volumen de facturación, pero la dirección está clara: el papel y los PDFs sueltos se van. Si vas a tener que pasarte al digital, mejor hacerlo con un programa que te lo automatice que pelearte con plantillas.

Las funciones imprescindibles de un buen programa de contabilidad

Aquí es donde los vendedores de software se aprovechan. Te enseñan setenta funciones para que pienses que necesitas pagar cuarenta euros al mes. La verdad es que la mayoría de autónomos usa el veinte por ciento de las funciones el ochenta por ciento del tiempo. Estas son las que sí debes exigir.

Emisión de facturas electrónicas en formato Facturae

Es la pieza central en 2026. El programa debe generar facturas electrónicas conformes a la normativa española actual, incluyendo todos los campos obligatorios y firmadas electrónicamente cuando sea preciso. Si tu candidato solo emite PDFs no estructurados, tira la suscripción a la basura.

Sincronización bancaria automática

Esta función te ahorra horas cada mes. Conectas tu cuenta bancaria por PSD2 y el programa importa automáticamente los movimientos. Tu trabajo se reduce a marcar qué ingreso corresponde a qué factura y categorizar los gastos. Lo que antes te llevaba cuatro horas pasa a treinta minutos.

Modelos fiscales precumplimentados

Modelo 130 (pago fraccionado IRPF), Modelo 303 (IVA trimestral), Modelo 390 (resumen anual IVA), Modelo 100 (declaración renta), Modelo 347 (operaciones con terceros), Modelo 349 (intracomunitarios). Un buen programa los rellena solo a partir de tu actividad y te lo deja casi listo para presentar.

Lectura automática de facturas de gastos

Subes la foto o PDF de un ticket o factura recibida, el programa lee los datos (OCR) y crea automáticamente la entrada contable. Esta función, antes premium, hoy debe venir incluida. Te ahorra cinco o seis horas al mes.

Multidivisa si trabajas con clientes internacionales

Si facturas a clientes fuera de la eurozona, el programa debe gestionar facturación en otras divisas, aplicar el tipo de cambio correcto en la fecha de la operación y reflejarlo correctamente en tu contabilidad. La mayoría de programas medios no lo hacen bien. Si lo necesitas, pruébalo antes de contratar.

Acceso para tu gestor o asesor

Tu gestor debe poder entrar al programa con un usuario propio (limitado) para revisar números, descargar libros y presentar modelos sin tener que pedirte exportaciones manuales cada trimestre. Si no hay perfil de gestor, mal asunto.

Aplicación móvil funcional

Para hacer fotografías de gastos sobre la marcha, emitir facturas rápidas desde la calle y consultar el cobro de una factura mientras estás en una reunión. Muchas apps móviles son cojas. Pruébala antes de pagar.

Programas de contabilidad más usados por autónomos en España

Entre los programas con más presencia en el mercado español para autónomos están Quipu, Holded, FacturaDirecta, Anfix, Contasimple, Sage Start y Billin. Cada uno cambia de precio y de plan con cierta frecuencia, así que la comparativa de tarifas y funciones concretas conviene hacerla siempre en la web oficial de cada proveedor en el momento de contratar, no fiarse de una tabla fija: lo que hoy es una tarifa puede haber cambiado en unos meses.

Como criterio general: los programas más sencillos y económicos suelen bastar a un autónomo individual con pocos clientes; los que incluyen CRM, gestión de proyectos o multiusuario están pensados para quien tiene equipo o colaboradores; y los que ofrecen plan gratuito son una forma razonable de probar antes de comprometerse a una suscripción de pago.

La Ley Crea y Crece y la facturación electrónica obligatoria

Aquí está la novedad regulatoria que más impacto tiene en 2026. Te explico sin tecnicismos.

La Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas (conocida como Ley Crea y Crece) obliga a todas las empresas y autónomos en España a emitir facturas en formato electrónico estructurado (no PDF). El calendario de aplicación entró en su fase final durante 2025 y 2026, con plazos escalonados según el volumen de facturación.

Si facturas más de ocho millones de euros al año, ya estás obligado desde hace meses. Si facturas menos, la obligación entró en vigor durante 2026 con plazos progresivos. Lo importante: a fecha de mayo de 2026, todos los autónomos en España deben estar emitiendo facturas electrónicas en formato Facturae o equivalente cuando facturan a otra empresa (B2B). Para facturas a particulares (B2C) sigue siendo válido el PDF tradicional, pero la tendencia es ir abandonándolo.

¿Qué significa esto en la práctica? Que la factura no es solo un PDF bonito. Es un archivo estructurado con metadatos (XML) que tu cliente recibe, lee con su software y archiva automáticamente. Esto exige un programa que lo genere correctamente. Hacerlo a mano es imposible para volumen normal.

Si tu programa actual no genera Facturae, ya tienes problema. Si genera Facturae pero te cobra extra por ello (algunos lo hacen como add-on), es momento de cambiar. Los buenos programas incluyen Facturae en planes estándar sin extras.

El Kit Digital y cómo aprovecharlo para tu software contable

El programa Kit Digital del Ministerio ha venido ofreciendo bonos para autónomos y microempresas según su tramo de tamaño, y los programas de contabilidad figuran entre las categorías subvencionables. El importe exacto depende de tu tramo y de la convocatoria vigente: consúltalo en Acelera Pyme antes de dar por buena cualquier cifra, porque las condiciones han ido cambiando.

El proceso: solicitas tu bono digital en Acelera Pyme, te asignan un importe, eliges un agente digitalizador adherido al programa y contratas el servicio. El agente factura al Ministerio (no a ti) y tú obtienes el software durante doce meses sin coste.

Varios de los principales programas de contabilidad están adheridos al Kit Digital como agentes digitalizadores. Antes de pagar la suscripción de tu bolsillo, comprueba si puedes acogerte al bono y si aún queda importe disponible en tu convocatoria.

Si vas a pagar una cuota mensual por un programa, merece la pena dedicar algo de tiempo a comprobar si el Kit Digital te lo cubre durante los primeros doce meses.

Los siete errores típicos al elegir programa que vas a pagar durante años

Que no te pase a ti.

Error uno: elegir por precio sin probar

Coger el más barato sin probarlo es economía de pajaro chico. La diferencia entre quince y treinta euros al mes son ciento ochenta euros al año. Si el programa te ahorra dos horas al mes en gestión, ya has amortizado el doble. Prueba antes de elegir.

Error dos: pagar plan anual desde el principio

Casi todos los programas ofrecen descuento por pago anual (entre quince y veinticinco por ciento). Tentador, pero arriesgado si aún no sabes si el programa te va. Empieza con mensual los primeros tres meses, y solo si te convence pasa a anual.

Error tres: ignorar la atención al cliente

Vas a tener dudas. Vas a tener problemas. El soporte es lo que distingue un programa bueno de uno regular. Antes de contratar, manda una pregunta tipo "Cómo aplico IVA reducido a una factura" y mide cuánto tardan en responderte. Si tardan más de un día laborable, vas mal.

Error cuatro: no comprobar la exportación de datos

Algún día vas a querer cambiar de programa. Si el actual no exporta tus datos en formatos estándar (Excel, CSV, Facturae), te tiene atrapado. Antes de contratar, comprueba que la exportación es completa y en formatos abiertos.

Error cinco: dejarse seducir por funciones que no usas

"Pero es que tiene CRM y gestión de proyectos y control horario...". Sí, pero si no lo usas, te has gastado el dinero en humo. Elige según las funciones que vas a usar de verdad, no las que suenan modernas.

Error seis: no involucrar a tu gestor antes de elegir

Tu gestor trabaja con ciertos programas. Si eliges uno que no maneja, le vas a obligar a cambiar su flujo y a ti te puede salir más caro (más horas de gestor). Pregúntale antes con qué programas trabaja cómodamente.

Error siete: no leer la letra pequeña sobre límites

Algunos planes tienen límites sutiles: máximo cien facturas mensuales, máximo cinco usuarios, máximo dos cuentas bancarias sincronizadas. Si superas el límite, te subo al plan superior automáticamente y duplica precio. Lee bien antes de firmar.

Cómo cambiar de programa sin perder años de datos

Una preocupación común: ya llevo dos años en un programa, ¿puedo cambiarme sin empezar de cero? La respuesta es sí, pero con preparación. Este es el protocolo recomendado para pasar de un programa a otro sin perder información.

Primero, exporta todo lo que puedas del programa actual: histórico de facturas emitidas (en PDF y en formato estructurado si hay), histórico de facturas recibidas, base de datos de clientes y proveedores, plan contable y libros completos. Guarda copia en tu nube en dos sitios distintos.

Segundo, presenta los modelos fiscales pendientes con tu programa actual. No empieces nuevo en mitad del trimestre. Lo limpio es cerrar trimestre, presentar modelos y arrancar el nuevo programa al inicio del trimestre siguiente.

Tercero, importa lo que el nuevo programa permita. Suele ser clientes y proveedores. Las facturas históricas no siempre se pueden importar pero quedan archivadas en tu exportación PDF para consulta cuando necesites.

Cuarto, manténte un par de meses con suscripción a ambos por si tienes que volver a consultar el viejo. Es un sobrecoste de cuarenta o cincuenta euros pero te da tranquilidad.

Quinto, avisa a tu gestor del cambio con tiempo y asegúrate de que conoce el nuevo programa. Si nunca lo ha usado, espera a la próxima campaña fiscal a hacer el cambio para que no te pille en horas punta.

Preguntas frecuentes sobre programas de contabilidad para autónomos

¿Puedo llevar mi contabilidad con Excel siendo autónomo?

Legalmente sí, salvo que estés en módulos o tengas obligaciones específicas. Pero con la entrada plena de la facturación electrónica obligatoria en 2026, hacerlo con Excel se ha vuelto prácticamente inviable para autónomos con clientes empresariales. La factura debe ser estructurada (Facturae), no un PDF.

¿Necesito gestor si uso un programa de contabilidad?

Depende de tu complejidad. Si eres autónomo simple con pocos clientes y gastos sencillos, puedes prescindir de gestor y hacerlo todo tú con un buen programa. Si tienes intracomunitarios, varias actividades o complejidad fiscal, sigue mereciendo la pena tener gestor aunque uses programa.

¿Los programas de contabilidad presentan los modelos a Hacienda?

Algunos sí (Quipu, Holded, Anfix), otros te dejan el modelo precumplimentado para que tú lo presentes en el portal de la AEAT. Lo más eficiente es presentar desde el propio programa porque te evita errores de copia y pegado.

¿Cuánto tiempo me ahorra realmente un buen programa?

Para un autónomo medio con cincuenta facturas mensuales, un buen programa ahorra entre seis y diez horas al mes comparado con gestión manual. Si tu hora vale al menos veinte euros, ya estás amortizando treinta euros al mes con sobra.

¿Es seguro conectar mi cuenta bancaria al programa?

Los programas serios usan APIs PSD2 reguladas por el Banco de España. La conexión es de solo lectura (no pueden mover dinero) y los datos van encriptados. Aun así, si te preocupa, empieza con una cuenta secundaria de poco volumen y comprueba que va bien antes de conectar la principal.

¿Qué pasa con mis datos si dejo de pagar la suscripción?

Depende del programa. La mayoría te dejan acceso de solo lectura durante uno a tres meses para que descargues tus datos. Después, los borran. Por eso es vital exportar y guardar copia local cada cierto tiempo.

¿Puedo usar el mismo programa para mi actividad de autónomo y para una SL?

Casi todos los programas tienen planes para autónomo y planes para empresa. La transición está pensada: contratas el plan superior, importas los datos y sigues. Las grandes marcas (Sage, Holded) facilitan especialmente este salto.

¿Los programas en la nube son tan seguros como un programa instalado?

En 2026 son más seguros, no menos. Los proveedores serios hacen copias de seguridad diarias en varios datacenters, encriptan datos y cumplen el RGPD escrupulosamente. Tu disco duro local, en cambio, puede romperse mañana y perderías todo.

¿Necesito un programa diferente si vendo por internet con tienda online?

No necesariamente. La mayoría de programas tienen integraciones con WooCommerce, PrestaShop y Shopify para sincronizar pedidos como facturas automáticamente. Si vendes mucho online, esta integración te ahorra horas.

¿Conviene el plan gratuito de algunos programas?

Para empezar y probar, sí. Para uso continuado, casi nunca. Los planes gratuitos suelen tener limitaciones (anuncios, marca del programa en tus facturas, número limitado de facturas, sin sincronización bancaria). En cuanto tu actividad se consolida, pasa a plan de pago.

¿El programa de contabilidad es un gasto deducible en mi declaración?

Sí. La suscripción a un software de gestión y facturación es un gasto afecto a la actividad, deducible al cien por cien en el IRPF si lo usas solo para tu negocio, y el IVA soportado te lo deduces en el Modelo 303. Guarda la factura del proveedor a tu nombre y con tu NIF, no a nombre personal: es uno de los motivos de rechazo más habituales en una revisión. Si el programa lo compartes con una actividad no económica, la deducción sería parcial; consulta ese matiz con tu asesor antes de aplicarlo.

¿Qué pasa si mi programa no cumple VeriFactu cuando llegue mi fecha?

Estás usando un sistema informático de facturación no conforme, y el régimen sancionador contempla multas de hasta 50.000 euros por ejercicio para quien tiene o usa esos sistemas, además de hasta 150.000 euros por ejercicio y tipo de programa para el fabricante que lo comercializa. Pide a tu proveedor la declaración responsable de conformidad por escrito y guárdala. Si no te la da en una semana, cambia de programa.

Mi recomendación final

Si tienes que quedarte con una sola idea, que sea esta: el programa de contabilidad es una herramienta de trabajo, no un gasto fijo más. Si te ahorra tiempo, evita errores y te da tranquilidad fiscal, es buena inversión. Si lo pagas y apenas lo abres, es dinero tirado.

Mi recomendación según tu perfil de autónomo. Si estás empezando y facturas menos de veinte mil al año, ve con Contasimple plan básico o Billin gratuito. Si estás consolidado entre veinte y sesenta mil, FacturaDirecta o Quipu plan básico. Si pasas de sesenta mil al año con gestiones complejas, Quipu plan completo o Anfix. Si tienes equipo o microempresa, Holded.

Y si todavía tienes dudas, mi truco final: aprovecha que casi todos ofrecen prueba gratuita de catorce o treinta días. Cógete dos candidatos, úsalos en paralelo durante una semana con tus facturas reales, y decide con datos. En quince minutos sabes cuál te encaja.

Funciones avanzadas que los buenos programas incorporan en 2026

El sector ha evolucionado mucho. Estas son las funciones nuevas que están apareciendo en los programas serios y que conviene tener en cuenta.

Conexión directa con la Sede Electrónica de la AEAT

Los programas más punteros permiten presentar modelos fiscales directamente desde el software sin tener que entrar al portal de Hacienda y copiar datos. Esto elimina errores y ahorra mucho tiempo en campañas como el Modelo 303 trimestral o el Modelo 130.

Detección automática de gastos deducibles que se te escapan

Algunos programas analizan tus movimientos bancarios y te sugieren gastos que podrían ser deducibles y que no has marcado. Esto, bien usado, puede ahorrarte cientos o miles de euros en impuestos al año.

Conciliación bancaria con IA

Los movimientos bancarios se cruzan automáticamente con las facturas emitidas y recibidas. La IA propone correspondencias y tú solo confirmas. Lo que antes requería revisión manual extracto a extracto se hace en minutos.

Análisis predictivo de tu rentabilidad

Programas como Holded ya incorporan análisis predictivo: te dicen cuánto vas a facturar al final del año si sigues el ritmo actual, cuánto vas a pagar a Hacienda, cuáles son tus clientes más rentables. Información estratégica que antes solo tenía un asesor cobrando aparte.

Integración con plataformas de pago

Stripe, PayPal, Bizum y otras pasarelas se conectan directamente. Cuando un cliente paga, la factura se marca como cobrada automáticamente. Sin pasos manuales.

Recordatorios automáticos de cobro

El programa envía recordatorios educados a clientes morosos cuando una factura se acerca a vencimiento. Esto reduce los impagos sin que tengas que hacer trabajo emocional ni quedarte sin liquidez.

Errores fiscales típicos que un buen programa te evita

Más allá del tiempo ahorrado, un programa contable bien usado te previene de errores que pueden ser caros.

No aplicar correctamente el IVA reducido (10 por ciento) a actividades que lo merecen. El programa te asigna automáticamente el IVA correcto según el código de actividad. Manualmente, mucha gente factura todo al 21 por ciento por inercia y pierde competitividad.

Olvidar facturas pendientes a final de trimestre. El sistema te alerta de facturas emitidas no cobradas, ayudándote a perseguir cobros antes del cierre.

Equivocarse al rellenar modelos. Los datos pasan automáticamente del programa al modelo. Sin posibles errores de transcripción.

No identificar gastos deducibles. El programa categoriza por tipos y te enseña qué porcentaje es deducible según normativa. Por ejemplo, el combustible del coche si trabajas como autónomo en transporte, los kilómetros recorridos por trabajo, las dietas justificadas, los gastos de teléfono y de internet de tu vivienda en parte proporcional.

Pasar por alto operaciones intracomunitarias. Si facturas a clientes UE, el programa identifica que debes incluirlas en el Modelo 349 y te lo recuerda.

El futuro inmediato del sector: verificación de facturas y más transparencia

Lo que viene en los próximos veinticuatro meses, según las directrices de la AEAT y la Unión Europea, va a cambiar las reglas del juego otra vez.

Primero, el reglamento de sistemas informáticos de facturación (VeriFactu) exige que el programa con el que facturas registre cada factura de forma inalterable y, en la modalidad VERI*FACTU, envíe los registros a la Agencia Tributaria. Los autónomos deben cumplirlo antes del 1 de julio de 2027, según el Real Decreto-ley 15/2025; el Ministerio de Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que prevé aplazarlo hasta octubre de 2028 (nota informativa), pero mientras no se publique en el BOE rige la fecha de 2027. Si compras programa hoy, pide la declaración responsable de su fabricante.

Segundo, la transparencia fiscal aumenta. Los programas comparten datos con Hacienda en formatos cada vez más detallados. Esto reduce las inspecciones aleatorias porque la Agencia ya tiene la información, pero también significa que cualquier discrepancia será detectada al instante.

Cuarto, la integración con bancos será cada vez más profunda. Open Banking PSD2 va a permitir que tu programa sepa en tiempo real qué saldo tienes, qué movimientos has hecho y qué facturas se han cobrado. Sin sincronizaciones diarias, todo instantáneo.

El papel del gestor o asesor fiscal cuando ya tienes programa

Un programa contable no sustituye a tu gestor en muchos casos. Te explico qué hace cada uno.

El programa hace lo mecánico. Emite facturas, lleva los libros, sincroniza con banco, calcula IVA y precumplimenta modelos. Es la herramienta.

El gestor hace lo estratégico. Te asesora qué gastos son deducibles según tu actividad concreta, te avisa de cambios normativos que te afectan, te orienta sobre régimen fiscal (general o módulos), te ayuda en inspecciones de Hacienda y firma como representante en escritos oficiales.

Lo ideal en 2026 es combinar ambos. Tú llevas el día a día con el programa, ahorras horas, y tu gestor te dedica menos tiempo a tareas rutinarias y más tiempo a estrategia fiscal. El resultado es que pagas menos a tu gestor (entre treinta y cincuenta por ciento menos) y obtienes mejor calidad de asesoramiento.

Si tu gestor te cobra cien o ciento veinte euros mensuales solo por presentar modelos, prácticamente está pagando por el trabajo que tu programa ya hizo. Negocia rebaja o cambia de gestor a uno que entienda el modelo nuevo (más estratégico, menos mecánico).

Aspectos psicológicos y de productividad al pasar al software

Hay un componente que casi nadie menciona: la diferencia psicológica entre llevar cuentas a mano y llevarlas con software.

Cuando llevas cuentas a mano o en Excel, tienes la sensación constante de que "se te escapan cosas". Eso genera ansiedad fiscal de fondo y muchas veces hace que evites mirar los números (lo cual es peor).

Cuando llevas cuentas con software, sabes en cada momento dónde estás. Cuánto has facturado este mes, cuánto te queda por cobrar, cuánto vas a pagar en el próximo trimestre. Esa claridad reduce mucho el estrés.

Además, cuando los números están limpios, te animan a actuar con datos. Ves qué cliente te debe más dinero y le llamas. Ves qué servicio te da más margen y lo promocionas. Ves qué gastos son innecesarios y los recortas. La contabilidad pasa de ser "una obligación que odias" a "una herramienta que te ayuda".

Vale la pena hacer el esfuerzo inicial de aprender el programa. Las primeras dos semanas son frustrantes mientras te familiarizas. A partir del primer mes notas el cambio. Al cabo de un año, te preguntas cómo pudiste trabajar sin él.

El tiempo que dedicas a elegir bien lo recuperas multiplicado en años de trabajo más limpio. No improvises con esto. Y si necesitas más asesoría personalizada, consulta con tu gestor o asesor fiscal antes de comprometerte con un contrato anual.

Cuánto cuesta de verdad un programa de contabilidad para autónomos en 2026

Las páginas de precios de estos programas suelen anunciar el importe mensual sin IVA y con el descuento por pago anual ya aplicado, así que la cifra que ves en la home casi nunca coincide con el cargo real a tu cuenta. Antes de decidir, simula el coste con IVA incluido y compara pago mensual frente a pago anual en la propia web del proveedor, porque las tarifas cambian con cierta frecuencia.

Lo que casi nadie tiene en cuenta es que ese gasto no sale entero de tu bolsillo. El IVA soportado te lo deduces en el Modelo 303 del trimestre, y la base imponible es gasto deducible en el Modelo 130 y en tu declaración de la renta, siempre que el programa esté afecto a tu actividad. El coste efectivo real es, por tanto, menor que el importe del recibo.

Como referencia, la tarifa habitual de una asesoría por llevar solo la parte mecánica de la contabilidad suele moverse en un rango de decenas de euros mensuales por autónomo sin empleados; conviene pedir presupuesto actualizado a tu gestor. Un programa decente no sustituye su criterio, pero sí le quita trabajo repetitivo, y con eso tienes argumento para renegociar la cuota a la baja.

Haz este cálculo antes de contratar nada: divide el precio anual con IVA entre las horas que estimas ahorrar al mes multiplicadas por doce. Si el resultado es inferior a tu tarifa por hora, el programa se paga solo. Si es superior, estás comprando funciones que no vas a usar.Regla del coste por hora ahorrada

VeriFactu: qué te exige exactamente y desde cuándo

Esta es la parte normativa que más consultas genera ahora mismo, y donde más desinformación circula. Te la resumo con fechas concretas.

El Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, con el calendario que fija ahora el Real Decreto-ley 15/2025, establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación. Las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades deben cumplirlos antes del 1 de enero de 2027. El resto de obligados, es decir, los autónomos que tributan por IRPF, antes del 1 de julio de 2027.

Ojo con una confusión muy extendida: VeriFactu y factura electrónica de la Ley Crea y Crece son dos cosas distintas que van en paralelo. VeriFactu regula cómo tu programa registra y sella cada factura frente a Hacienda. La Ley Crea y Crece regula el formato estructurado en que se la envías a tu cliente empresa. Puedes cumplir una y fallar la otra. Necesitas las dos.

Tienes dos modos de cumplir. El modo VeriFactu envía cada registro a la Agencia Tributaria en el momento de emitir, y a cambio te libera de casi toda la carga técnica de custodia. El modo no verificable te obliga a firmar electrónicamente los registros, conservarlos íntegros y ponerlos a disposición si te los reclaman. Para un autónomo normal, el modo remitido es más cómodo y menos arriesgado, aunque implique que Hacienda vea tus facturas al instante.

Antes de contratar cualquier programa, escribe a su soporte esta pregunta literal: "¿Vuestro software está adaptado a VeriFactu y me facilitáis la declaración responsable de conformidad?". La respuesta, y sobre todo lo que tarden en darla, te dice más del proveedor que toda su web de marketing.

Checklist de quince puntos antes de firmar la suscripción

Este es el guion recomendado para valorar un programa nuevo antes de contratarlo. Si un candidato falla en tres o más puntos, conviene descartarlo.

1. Genera Facturae 3.2.2 o superior sin coste adicional, incluido en el plan que vas a pagar.
2. Está adaptado a VeriFactu y te entrega la declaración responsable por escrito.
3. Emite el código QR obligatorio en todas las facturas, no solo en algunas plantillas.
4. Conecta con tu banco concreto por PSD2. Comprueba tu entidad, no la lista genérica.
5. El OCR de gastos lee tickets de gasolinera y restaurante con precisión aceptable.
6. Precumplimenta los modelos 130, 303, 349, 347 y 390 con tus datos reales.
7. Permite crear un usuario para tu gestor sin pagar una licencia extra.
8. Exporta todo tu histórico en CSV, Excel y XML, no solo en PDF.
9. La aplicación móvil hace fotos de gastos y emite facturas, no solo consulta.
10. Distingue tipos de IVA (21, 10, 4, exento) y aplica retención de IRPF cuando toca.
11. Gestiona el recargo de equivalencia si vendes al por menor.
12. Tiene soporte en castellano con persona detrás, no solo un chatbot y un foro.
13. El precio anunciado incluye las funciones que has visto en la demostración.
14. No te encierra: puedes cancelar mes a mes durante los tres primeros meses.
15. Está adherido al Kit Digital si todavía te queda bono por consumir.

Qué programa encaja mejor según tu actividad concreta

Las recomendaciones genéricas fallan porque un fisioterapeuta y un transportista tienen problemas fiscales opuestos. Estos son algunos criterios orientativos por sector.

Comercio electrónico y venta online

Tu prioridad es la integración nativa con la plataforma de venta y la pasarela de pago, más el control de stock. Si vendes por WooCommerce o Shopify con volumen alto de pedidos pequeños, Holded te compensa aunque parezca sobredimensionado, porque la sincronización automática de pedidos a facturas te ahorra el trabajo manual que te comería la vida. Vigila la ventanilla única del IVA si vendes a particulares de otros países de la Unión Europea y superas los 10.000 euros anuales.

Transporte, mensajería y obra

Aquí manda el gasto en combustible, peajes, dietas y kilometraje, y la posibilidad de estar en estimación objetiva. Necesitas un OCR bueno y captura desde el móvil, porque tus justificantes son tickets pequeños en cantidad industrial. Contasimple y Quipu funcionan bien. Si sigues en módulos, confirma con tu asesor qué obligaciones registrales concretas te aplican, porque cambian respecto a estimación directa.

Profesionales sanitarios y formación

Si tu actividad está exenta de IVA (artículo 20 de la Ley del IVA), buena parte de las funciones fiscales del programa te sobran, pero necesitas que la exención se refleje bien en la factura con la mención legal correcta. Cuidado con los programas que te obligan a poner un tipo de IVA sí o sí. FacturaDirecta y Billin manejan la exención con limpieza y te ahorras pagar por un motor de IVA que no vas a usar.

Servicios profesionales con retención de IRPF

Diseñadores, redactores, consultores y abogados que facturan a empresas necesitan que la retención del 15 por ciento (o del 7 por ciento durante los tres primeros años de actividad) se calcule y se refleje sola, y que el programa lleve el acumulado para cuadrarlo con el Modelo 130. Todos los de la comparativa lo hacen, pero comprueba que puedas definir la retención por cliente y no solo global.

Alquiler turístico y actividades mixtas

Si combinas alquiler con otra actividad económica, necesitas separar contabilidades dentro del mismo programa o llevar dos entornos. Anfix y Holded permiten multiempresa sin duplicar suscripción completa. Es el escenario donde más fácil se cometen errores de imputación, así que apóyate en un asesor al menos el primer año.

Resumen por perfiles: qué esperar según tu volumen

Como orientación general: a menor volumen de facturación y menor complejidad (pocos clientes, sin equipo, sin intracomunitarios), suele bastar con un plan básico o incluso gratuito; a medida que crecen la facturación, el número de clientes o la necesidad de un gestor con acceso al programa, tiene sentido subir a planes más completos. El coste real conviene calcularlo siempre con IVA incluido y teniendo en cuenta la deducción fiscal, comparando el plan concreto en la web del proveedor en el momento de contratar.

Ningún programa te va a salvar de una contabilidad desordenada. La herramienta acelera lo que ya haces bien y multiplica el desorden que ya tienes. Dedica el primer mes a limpiar clientes, proveedores y facturas pendientes antes de juzgar si el software funciona.Antes de migrar de programa, ordena primero

Un aviso final por prudencia: todo lo que has leído son criterios de gestión y datos generales, no asesoramiento fiscal personalizado. Las obligaciones concretas dependen de tu epígrafe, tu régimen de tributación y tu comunidad autónoma, y la normativa de facturación sigue moviéndose. Antes de firmar un contrato anual o de cambiar tu forma de emitir facturas, contrasta tu caso con un asesor fiscal colegiado.