Cómo Hacer una Factura como Autónomo en España: Guía Completa 2025
Emitir facturas incorrectas es uno de los errores más comunes entre autónomos que empiezan. Una factura sin los datos obligatorios puede ser rechazada por el cliente o tener problemas con Hacienda. Esta guía te explica exactamente qué datos necesitas y cómo calcular IVA y retención IRPF.
Datos obligatorios de una factura en España
El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) establece qué datos debe contener cualquier factura emitida en España para ser válida ante Hacienda. Si falta alguno, la factura no es deducible para tu cliente ni para ti.
Número de factura
Correlativo y sin saltos. Ejemplo: F2025-001, F2025-002...
Fecha de expedición
Fecha en que se emite la factura (no necesariamente cuando se presta el servicio).
Datos del emisor
Tu nombre completo o razón social, NIF/CIF y dirección fiscal completa.
Datos del destinatario
Nombre o razón social, NIF/CIF y dirección del cliente.
Descripción del servicio
Descripción clara de los servicios o bienes facturados. Evita descripciones genéricas.
Base imponible
Importe sin IVA. Es la cantidad sobre la que se aplica el porcentaje de IVA.
Tipo impositivo de IVA
El porcentaje de IVA aplicado: 21%, 10%, 4% o 0%. Especificar siempre.
Cuota de IVA
El importe resultante de aplicar el tipo de IVA a la base imponible.
Total de la factura
Suma de base imponible + IVA − retención IRPF (si aplica).
La numeración de facturas: cómo hacerlo bien
La ley exige que las facturas tengan un número correlativo y sin saltos dentro de cada serie. No puedes emitir la factura F2025-003 y luego la F2025-001 retroactivamente.
Puedes usar series diferentes (por ejemplo, una para clientes nacionales y otra para internacionales), pero cada serie debe ser correlativa internamente. El formato más habitual es AAAA-NNN (año + número secuencial): F2025-001, F2025-002, etc.
Errores frecuentes: Usar el mismo número dos veces, dejar huecos en la numeración (pasar de 005 a 007), o reiniciar la numeración a mitad de año. Todos pueden ser indicios de fraude para Hacienda en caso de inspección.
Cómo calcular IVA y retención IRPF
Los tipos de IVA en España
| Tipo | % | Qué incluye |
|---|---|---|
| General | 21% | Servicios, tecnología, diseño, consultoría, fotografía... |
| Reducido | 10% | Transporte de viajeros, hostelería, alimentos elaborados... |
| Superreducido | 4% | Pan, leche, medicamentos, libros, periódicos... |
| Exento | 0% | Servicios financieros, educación, sanidad, seguros... |
La retención de IRPF
La retención de IRPF solo se aplica cuando facturas a una empresa o autónomo (no a particulares). Funciona como un anticipo del IRPF: el cliente te retiene un porcentaje que ingresa directamente a Hacienda en tu nombre.
15% — Retención general
Si llevas más de 3 años de actividad o ya has facturado antes.
7% — Retención reducida
Durante el año de inicio y los dos siguientes. Debes indicarlo en la factura.
Ejemplo de factura completa
FACTURA F2025-007
Carlos Martínez López · 12345678A
Calle Gran Vía 42, 28013 Madrid
A: Empresa Cliente S.L. · B98765432
Servicios de desarrollo web — Enero 2025
* La base imponible es 2.000€. El cliente te transfiere 2.120€ (base + IVA − retención). Los 300€ de retención ya los ingresó él a Hacienda.
Tipos de facturas que necesitas conocer
Factura ordinaria
La factura estándar con todos los datos obligatorios. Es la que emitirás en la mayoría de casos cuando facturas a empresas.
Factura simplificada (ticket)
Para ventas a particulares inferiores a 400€ (IVA incluido). No hace falta incluir los datos del destinatario. No es deducible para el receptor.
Factura rectificativa
Para corregir errores en una factura ya emitida (importe incorrecto, datos erróneos, etc.). Debe hacer referencia a la factura original que corrige.
Autofactura
En caso de inversión del sujeto pasivo (servicios de proveedores europeos sin NIF español), tú mismo emites la factura en tu nombre para declarar el IVA.
Crea facturas legales en segundos con KUENTAS.EU
Sin preocuparte por la numeración ni los cálculos. Rellena los datos del cliente y del servicio, KUENTAS calcula IVA y retención automáticamente, genera la factura en PDF con numeración legal y la envía por email. Historial completo de cobros pendientes y pagados.
Preguntas frecuentes sobre facturación
¿Puedo emitir facturas a particulares sin retención de IRPF?
Sí. La retención de IRPF solo se aplica cuando facturas a empresas o autónomos. Si tu cliente es un particular, no aplicas retención. Solo aplicas el IVA correspondiente.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas?
La ley establece un período de conservación de 4 años (el plazo de prescripción tributaria). No obstante, en caso de pérdidas compensables que afecten a ejercicios posteriores, puede ser necesario conservarlas más tiempo. Lo prudente es guardar facturas durante al menos 5 años.
¿Qué pasa si el cliente no me paga y ya declaré el IVA?
Si un cliente no te paga, puedes recuperar el IVA ingresado mediante la modificación de la base imponible, pero hay requisitos estrictos: la deuda debe ser incobrable (generalmente tras 6 meses de mora para autónomos, o 1 año para empresas), y debes reclamarla fehacientemente. Para ello es fundamental conservar toda la documentación.
¿Es obligatorio enviar facturas en PDF o puedo usar Word?
No hay formato obligatorio. Puedes enviar la factura en PDF, Word, o incluso en papel. Lo importante es que contenga todos los datos obligatorios y que el receptor la pueda conservar. El PDF es el formato más recomendable por su integridad y fácil almacenamiento.