Facturación electrónica autónomos: lo que entra en vigor en 2026 y cómo prepararte antes de que te pillen por sorpresa

Respuesta rápida: para emitir una factura electrónica como autónomo en 2026 necesitas tres cosas: un programa de facturación que genere un fichero estructurado (Facturae 3.2.2 en formato XML, o UBL si tu cliente lo pide), un sistema de firma o de identificación digital (certificado FNMT, DNIe o firma delegada por el propio programa) y un software que cumpla el Reglamento de sistemas informáticos de facturación, el Real Decreto 1007/2023, conocido popularmente como Verifactu. El flujo operativo es siempre el mismo: creas la factura en el programa, este genera el registro de facturación con su huella encadenada y su código QR, firma o remite el registro, exporta el XML, lo envías al cliente por el canal que él acepte (correo, portal, FACe si es Administración) y guardas el fichero original durante un mínimo de 4 años, 6 por prescripción mercantil. Un autónomo con volumen normal resuelve el montaje completo en una tarde y por menos de 15 € al mes.

Aviso YMYL: este contenido es divulgativo y no sustituye al asesoramiento fiscal. La normativa de facturación electrónica y de software antifraude está en desarrollo activo y su aplicación depende de tu régimen, tu actividad y tu tipo de cliente. Antes de tomar decisiones, contrasta tu caso concreto con un asesor o gestor colegiado y con la información oficial publicada en la sede electrónica de la AEAT.

Aquí no vamos a repetir el calendario legal: si lo que buscas es saber exactamente desde cuándo estás obligado y qué dice la Ley Crea y Crece, tienes ese detalle en la guía de cuándo es obligatoria la factura electrónica en 2026. Esta página es la parte operativa: cómo se emite, con qué formato, con qué firma, con qué programa, cuánto cuesta, dónde se archiva y qué errores te van a costar dinero.

• Qué es una factura electrónica de verdad y por qué el PDF no cuenta
• Cómo emitir tu primera factura electrónica paso a paso
• Formatos: Facturae, UBL, XML y cómo saber cuál te pide tu cliente
• Firma electrónica y certificados: opciones reales para un autónomo
• Verifactu y los requisitos del software antifraude (RD 1007/2023)
• Qué programas hay y cuánto cuestan en 2026, con opciones gratuitas
• Envío al cliente privado y envío a la Administración por FACe
• Archivo y conservación: 4 años, 6 años y algún caso de 10
• Errores frecuentes, rechazos y régimen sancionador
• Preguntas frecuentes con respuestas directas

Qué es una factura electrónica de verdad y por qué un PDF no lo es

La confusión más cara del sector es creer que adjuntar un PDF a un correo ya es facturar electrónicamente. No lo es, y esa diferencia va a bloquear cobros. Un PDF es una representación visual: un ser humano lo lee sin problema, pero el sistema contable de tu cliente no puede leerlo sin escanearlo o teclearlo a mano. La factura electrónica es un fichero de datos estructurado, normalmente XML, en el que cada dato ocupa una etiqueta concreta: el NIF va en su campo, la base imponible en el suyo, el tipo de IVA en el suyo. La máquina del receptor la interpreta sin intervención humana.

Los tres requisitos que tiene que cumplir cualquier factura

El Reglamento de facturación, el Real Decreto 1619/2012, exige que toda factura, en papel o electrónica, garantice tres cosas durante todo su periodo de conservación:

• Autenticidad del origen: queda acreditado quién la emitió. Se logra con firma electrónica avanzada, con intercambio electrónico de datos (EDI) o con controles de gestión que dejen una pista de auditoría fiable entre la factura y la operación.
• Integridad del contenido: nadie ha alterado los importes ni los conceptos después de emitirla. La firma o la huella criptográfica lo demuestran.
• Legibilidad: el contenido tiene que poder leerse durante todo el plazo de conservación, lo que en la práctica significa conservar también la manera de visualizar el XML.

Ese tercer punto explica por qué el XML gana. Un fichero estructurado con firma electrónica avanzada cumple los tres requisitos de forma automática y demostrable. Un PDF suelto depende de controles de gestión que tú tendrías que documentar y defender si te lo preguntan.

Factura electrónica, factura digital y factura escaneada

Tres términos que se usan como sinónimos y no lo son. La factura digital es cualquier factura en soporte informático, incluido el PDF. La factura escaneada es una factura en papel fotografiada, con validez solo si se ha digitalizado con un software homologado por la AEAT en un proceso de digitalización certificada. La factura electrónica en sentido estricto es la estructurada, la que viaja como datos. Cuando tu cliente te dice "mándame factura electrónica", pregúntale siempre qué formato acepta antes de dar nada por hecho.

"El 70 % de las incidencias que vemos al arrancar con un proveedor autónomo no son técnicas: son de expectativas. El proveedor manda un PDF creyendo que ha cumplido, el sistema no lo registra y la factura no entra en el circuito de pago hasta que alguien la reclama por teléfono tres semanas después." — Javier Romero, director financiero de una distribuidora en Bilbao, enero de 2026.

Cómo emitir una factura electrónica paso a paso

Este es el procedimiento completo, tal como lo haría hoy un autónomo que empieza de cero. Cuenta con dedicarle una tarde la primera vez y unos dos minutos por factura a partir de la segunda.

Paso 1. Consigue tu certificado digital antes que nada

Sin identificación digital no hay factura electrónica ni trámite con la AEAT. Solicita el certificado de persona física de la FNMT desde su web, apunta el código de solicitud que te dan, acude a una oficina de acreditación (AEAT o Seguridad Social, con cita previa) y descarga el certificado en el mismo ordenador y navegador desde el que hiciste la petición. Es gratuito y tiene una vigencia habitual de 4 años. Haz copia de seguridad del fichero .pfx con su contraseña y guárdala fuera del ordenador principal.

Paso 2. Elige el programa y configúralo bien la primera vez

Da igual el programa: la configuración inicial marca todo lo que viene después. Introduce tu razón social o nombre y apellidos exactamente como constan en el censo (modelo 036 o 037), tu NIF, tu domicilio fiscal completo con código postal y código de país, tu epígrafe de IAE y tu serie de numeración. Si arrastras facturas de este año emitidas con otro sistema, indica el último número usado para no romper la correlación.

Paso 3. Da de alta al cliente con sus datos fiscales exactos

Aquí se cometen la mayoría de los rechazos. Necesitas el NIF o VAT number correcto, la denominación social completa y el domicilio fiscal. Si el cliente es una empresa grande, pídele además su código de identificación interno, su referencia de pedido y, si trabaja con la red PEPPOL, su identificador de participante. Si es Administración Pública, necesitas los tres códigos DIR3: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora.

Paso 4. Crea la factura con todos los campos obligatorios

Los datos que no pueden faltar, según el reglamento de facturación:

• Número y serie, con numeración correlativa y sin saltos dentro de cada serie.
• Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
• Nombre y apellidos o razón social de emisor y destinatario.
• NIF de ambos (el del destinatario es obligatorio en operaciones entre profesionales).
• Domicilio de emisor y destinatario.
• Descripción de la operación, con unidades y precio unitario.
• Tipo o tipos de IVA aplicados y, si procede, la mención de exención o de inversión del sujeto pasivo con su referencia normativa.
• Base imponible, cuota de IVA e importe total.
• Retención de IRPF cuando facturas a empresarios o profesionales y estás sujeto a ella. Si tienes dudas sobre porcentajes, revisa la guía de retenciones de la AEAT.

Paso 5. Deja que el programa genere el registro de facturación

Con el reglamento antifraude en vigor, al validar la factura tu programa genera de forma automática un registro de alta: un apunte inalterable con la huella (hash) del contenido, encadenada con la huella del registro anterior, más la firma electrónica del sistema y un código QR que se imprime en la representación visual. Tú no tocas nada de esto, pero conviene que sepas que existe, porque es lo que impide borrar una factura sin dejar rastro.

Paso 6. Exporta el XML en el formato que acepte tu cliente

En la ficha de la factura busca la opción "descargar Facturae", "exportar XML" o "e-factura". El fichero resultante pesa unos pocos kilobytes y lleva extensión .xsig cuando incorpora la firma XAdES dentro del propio XML. Ese fichero es la factura. El PDF que también genera el programa es solo la copia legible para humanos.

Paso 7. Envía la factura por el canal correcto

Tres escenarios: cliente privado que acepta correo (adjuntas el .xsig y, por cortesía, el PDF); cliente privado con portal de proveedores o red PEPPOL (subes el fichero o conectas el programa); Administración Pública (entras en FACe con tu certificado y subes el Facturae con los códigos DIR3). Guarda siempre el justificante de entrega o el acuse: es tu prueba de que la enviaste en plazo.

Paso 8. Archiva el fichero original y anótalo en tus libros

Descarga el .xsig y guárdalo en tu sistema de archivo, no solo dentro del programa. Registra la factura en el libro de facturas expedidas, que tu software debería llevar solo. Ese libro es el que alimenta después tu declaración trimestral del modelo 303 de IVA.

Formatos de factura electrónica: Facturae, UBL, XML y PEPPOL

Todos son XML, pero hablan dialectos distintos. Elegir mal significa que el sistema del receptor rechace el fichero aunque los datos sean correctos.

Facturae, el estándar español

Es el formato oficial en España, desarrollado por el Ministerio de Asuntos Económicos y por la Agencia Tributaria. La versión de referencia es la 3.2.2, y las versiones 3.2 y 3.2.1 siguen admitiéndose en muchos puntos de entrada. Lleva la firma incrustada en formato XAdES, lo que convierte el fichero en un .xsig autocontenido: dentro van los datos y la prueba de quién los firmó. Es obligatorio para facturar a la Administración a través de FACe y es el formato por defecto que ofrecen los programas españoles.

UBL y la norma europea EN 16931

UBL (Universal Business Language) es el vocabulario estándar internacional para documentos comerciales. La norma europea EN 16931 define el modelo semántico común de la factura electrónica en la Unión Europea y admite dos sintaxis: UBL y CII (Cross Industry Invoice, de UN/CEFACT). Si facturas a clientes de otros países europeos, a filiales de multinacionales o a plataformas de compras corporativas, lo más probable es que te pidan UBL conforme a esa norma en lugar de Facturae.

PEPPOL, que no es un formato sino una red

PEPPOL es la infraestructura de transporte que usa buena parte de Europa para intercambiar facturas entre empresas y administraciones. Tú no te conectas directamente: contratas un punto de acceso, y ese servicio suele venir incluido en los planes altos de los programas de facturación o como complemento de unos pocos euros al mes. Por PEPPOL circulan documentos en formato UBL alineados con la EN 16931.

Cómo saber qué formato pedirte

Escribe a tu cliente y pregunta literalmente cuatro cosas: qué formato acepta (Facturae 3.2.2, UBL, CII), por qué canal quiere recibirla (correo, portal, PEPPOL, FACe o FACeB2B), qué referencia de pedido hay que incluir y quién es el contacto para incidencias. Con esas cuatro respuestas ya no hay margen para el rechazo. Guarda el correo: si más adelante alguien discute el formato, tienes la instrucción por escrito.

Firma electrónica: certificados, alternativas y problemas típicos

La firma es lo que convierte un XML cualquiera en un documento con valor probatorio. Estas son las vías reales para un autónomo.

Certificado de la FNMT

El clásico y gratuito. Se instala en el navegador y en el sistema operativo, y sirve tanto para firmar facturas como para presentar modelos, consultar notificaciones o darte de alta en registros. Punto débil: hay que renovarlo antes de que caduque y el trámite de acreditación en oficina la primera vez incomoda. Punto fuerte: es aceptado en todas partes.

DNI electrónico

Válido y sin coste añadido, pero necesitas un lector de tarjetas y tener los certificados del chip activados y no caducados. Para uso frecuente resulta incómodo comparado con un certificado software.

Cl@ve y Cl@ve Firma

El sistema de identificación de la Administración permite firmar en la nube sin instalar nada. Funciona muy bien para trámites en sede electrónica. Para firmar facturas dentro de un programa de terceros, la compatibilidad depende del fabricante, así que confírmalo antes de contratar.

Firma delegada en el proveedor de software

La opción que usa la mayoría de autónomos en 2026. El programa firma las facturas con su certificado de sello electrónico actuando por cuenta tuya, previa autorización expresa que aceptas al configurar la cuenta. Te ahorra instalar y renovar certificados, y el fichero sigue siendo válido. Comprueba dos detalles en el contrato: que la autorización esté documentada y que puedas exportar tus facturas firmadas si te cambias de proveedor.

Fallos de firma que verás alguna vez

• Certificado caducado: las facturas emitidas se siguen considerando válidas si la firma tenía sello de tiempo, pero las nuevas fallan. Renueva con dos meses de margen.
• Firma sin sello de tiempo: algunos validadores exigen XAdES-T o superior. Si un portal te rechaza la firma, pregunta qué nivel de XAdES espera.
• Certificado de persona jurídica en un autónomo: si eres persona física, el certificado tiene que ser de persona física o de representante, no de entidad.
• Firma rota por reabrir el fichero: abrir el .xsig con un editor y guardarlo invalida la firma. Nunca edites el XML a mano.

Verifactu y el software antifraude: qué exige el RD 1007/2023

Este es el bloque que más ha cambiado el día a día de la facturación en España, y conviene separarlo mentalmente de la factura electrónica B2B. Son dos obligaciones distintas que coinciden en el tiempo.

El Real Decreto 1007/2023 aprueba el reglamento que regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, los llamados SIF. Su objetivo es acabar con el software de doble uso, ese que permitía llevar dos cajas o borrar tickets sin dejar rastro. La modificación posterior introducida por el Real Decreto 254/2025 reajustó plazos y detalles técnicos. Su desarrollo está en la Orden HAC/1177/2024, que fija las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido.

Qué tiene que hacer tu programa para cumplir

• Generar un registro de facturación de alta por cada factura emitida, en el mismo momento de la expedición o inmediatamente después.
• Encadenar los registros mediante huella criptográfica, de modo que alterar uno rompa la cadena de todos los siguientes.
• Firmar electrónicamente los registros cuando no se remitan a la AEAT.
• Generar un registro de anulación cuando se anula una factura: los registros no se borran, se anulan dejando constancia.
• Incorporar un código QR en la factura, que permite al receptor verificarla en la sede de la AEAT.
• Llevar un registro de eventos del propio sistema y conservar la trazabilidad.
• Disponer de declaración responsable del fabricante que acredite el cumplimiento. Pide ese documento a tu proveedor y guárdalo.

Los dos modos: Verifactu y no Verifactu

El reglamento permite dos formas de cumplir y el nombre "Verifactu" corresponde solo a la primera:

• Modo Verifactu (remisión voluntaria): el programa envía cada registro de facturación a la AEAT de forma automática y en tiempo real. A cambio, el sistema queda liberado de algunos requisitos de conservación y firma, porque la Agencia ya tiene copia. Las facturas llevan la leyenda de factura verificable y el QR permite al cliente comprobarla contra la sede electrónica.
• Modo no Verifactu: el programa no envía nada de forma automática, pero tiene que firmar electrónicamente cada registro, conservarlos íntegros y poder ponerlos a disposición de la Administración si te lo requiere. Exige más garantías técnicas dentro de tu sistema.

Para la inmensa mayoría de autónomos, el modo Verifactu es el más cómodo: delegas la custodia probatoria en la propia Agencia y te olvidas de discutir integridad de ficheros. Quien maneja datos sensibles o factura para clientes que exigen no compartir información en tiempo real puede preferir el modo no Verifactu, asumiendo requisitos técnicos superiores.

Fechas que te afectan como autónomo

El calendario tiene dos velocidades. Los fabricantes y comercializadores de software tuvieron que ofrecer productos adaptados desde finales de julio de 2025. Para los usuarios, la entrada en vigor se escalonó: primero los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, a partir del 1 de enero de 2026, y después el resto de obligados, autónomos en estimación directa incluidos, a partir del 1 de julio de 2026. Si estás leyendo esto ya con el segundo tramo abierto y sigues facturando con una hoja de cálculo, tu situación no es de riesgo futuro: es de incumplimiento presente. Comprueba tu caso concreto en la sede de la AEAT y con tu asesor, porque hay excepciones por régimen y por tipo de operación.

"La pregunta que más me hacen es si Verifactu obliga a facturar en XML. No: son cosas distintas. Verifactu regula cómo tiene que comportarse tu programa; la factura electrónica B2B regula en qué formato viaja el documento hasta tu cliente. Puedes estar cumpliendo una y no la otra, y de hecho es lo más habitual ahora mismo." — Teresa Molina, responsable de una gestoría en Zaragoza, marzo de 2026.

Qué pasa con las hojas de cálculo y las plantillas de Word

Facturar con una plantilla de hoja de cálculo dejó de ser una opción legal cuando el sistema pasó a tener que producir registros encadenados e inalterables. Una hoja de cálculo, por definición, permite modificar cualquier celda sin dejar rastro. Si emites facturas a empresarios o profesionales y estás dentro del ámbito del reglamento, necesitas un programa que aporte la declaración responsable del fabricante. Es el cambio más incómodo para el autónomo veterano y el que más multas evitables va a generar.

Qué programas hay y cuánto cuestan en 2026

Los precios que siguen son orientativos, para el plan de entrada de autónomo, sin IVA y en tarifa mensual con facturación anual, según las tarifas publicadas por los fabricantes en julio de 2026. Contrastar el precio y el alcance del plan antes de contratar es obligatorio: las funciones se mueven de plan cada pocos meses. Si quieres un análisis más amplio del mercado, tienes la comparativa general de programas de contabilidad.

Las opciones gratuitas y la solución pública

Existen alternativas de coste cero, con límites claros. La propia Agencia Tributaria puso a disposición una aplicación gratuita de facturación pensada para contribuyentes con volumen reducido, que genera facturas conformes al reglamento antifraude y remite los registros en modo Verifactu. Cubre lo básico y no aspira a más: no hace contabilidad, no concilia banco y no gestiona proyectos. Junto a ella conviven las capas gratuitas de algunos SaaS y el generador de Facturae de la Administración para quien solo necesita el XML.

Mi criterio: si emites menos de cinco facturas al mes y no tienes gastos que conciliar, la vía gratuita te sirve. A partir de ahí, el coste de un SaaS de 10 a 15 € al mes se recupera solo con el tiempo que ahorras cada trimestre preparando el IVA.

Enviar la factura: al cliente privado y a la Administración

Clientes privados

Con la mayoría de empresas basta con adjuntar el .xsig en el correo junto al PDF de cortesía. Las medianas y grandes suelen tener un portal de proveedores propio (Coupa, Ariba, Basware, Tungsten y similares) donde subes el fichero o rellenas los datos. Algunas te pedirán conectarte a la red PEPPOL. Y existe FACeB2B, el punto de entrada pensado para facturas entre empresas dentro de la cadena de subcontratación de contratos públicos.

Administración Pública paso a paso

La factura al sector público es obligatoriamente electrónica desde hace años y el circuito está muy definido:

1. Pide al organismo los tres códigos DIR3: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. Sin ellos, la factura no llega al departamento correcto.
2. Genera la factura en Facturae 3.2.2 con firma XAdES e incluye esos códigos en los campos de centros administrativos.
3. Entra en FACe con tu certificado digital y sube el fichero, o remítelo desde tu programa si tiene conexión directa con el punto general de entrada.
4. Guarda el número de registro que devuelve el sistema. Ese número es la prueba de la fecha de presentación y el que cuenta para los plazos de pago.
5. Consulta el estado en el propio FACe: registrada, contabilizada, pagada o rechazada. Si aparece rechazada, el motivo viene indicado y tendrás que corregir y volver a presentar.

Algunas comunidades autónomas y ayuntamientos mantienen su propio punto de entrada conectado o equivalente. Antes de presentar, confirma cuál es el suyo.

Archivo y conservación: cuántos años y en qué formato

La regla que repiten los inspectores: se conserva el original electrónico, no la impresión. Si borras el .xsig y guardas el PDF, has perdido la factura a efectos de prueba.

Los plazos que se solapan

• 4 años es el plazo general de prescripción tributaria, contado desde el fin del plazo voluntario de declaración del periodo correspondiente. Es el mínimo absoluto.
• 6 años es lo que exige el Código de Comercio para libros, correspondencia y justificantes del negocio, desde el último asiento. Por eso el criterio prudente es guardar seis años, no cuatro.
• 10 años o más en supuestos particulares: bienes de inversión sujetos a regularización de deducciones, operaciones con bases negativas pendientes de compensar o subvenciones con obligación de justificación prolongada.

Cómo montar un archivo que aguante una inspección

• Una carpeta por ejercicio y, dentro, subcarpetas por trimestre, con emitidas y recibidas separadas.
• Nombre de fichero normalizado: año-serie-número-NIF cliente. Ejemplo: 2026-A-0034-B98407901.xsig.
• Guarda el .xsig y el PDF de la representación visual juntos, con el mismo nombre.
• Copia en tres sitios: el programa, un disco local y un almacenamiento en la nube. La regla clásica es tres copias, dos soportes distintos, una fuera de casa.
• Un índice en hoja de cálculo con número, fecha, cliente, base, IVA, retención y total. No sustituye al archivo, pero salva la localización rápida.
• Verifica una vez al año que puedes abrir y validar una factura antigua. La legibilidad hay que garantizarla durante todo el plazo, no solo el día de la emisión.

Para validar un fichero firmado sin instalar nada, la Administración ofrece herramientas de validación en línea que te dicen si la firma es correcta y si el XML cumple el esquema. Úsalas la primera vez que emitas con un programa nuevo.

Errores frecuentes, rechazos y sanciones

Los diez fallos que más veces bloquean un cobro

1. NIF del cliente mal escrito o desactualizado. Verifícalo con el censo antes de la primera factura.
2. Saltos en la numeración. La serie tiene que ser correlativa. Si anulas, emite factura rectificativa, no borres el número.
3. Falta la referencia de pedido que el ERP del cliente espera para casar la factura con el albarán. Es el motivo de rechazo automático más común en empresas medianas.
4. Códigos DIR3 incorrectos al facturar a la Administración: la factura entra pero se queda en un limbo administrativo.
5. Retención de IRPF omitida o mal calculada cuando el destinatario es empresario o profesional.
6. Rectificativas mal hechas: tienen que llevar serie propia, referencia expresa a la factura rectificada y el motivo de la rectificación.
7. Base imponible en moneda extranjera sin contravalor en euros al tipo de cambio de la fecha del devengo.
8. Falta la mención de inversión del sujeto pasivo o de exención cuando corresponde, con su referencia a la normativa aplicable.
9. Firma con certificado caducado o de nivel inferior al que exige el portal receptor.
10. Archivo solo dentro del SaaS. Si mañana cierras la cuenta o el proveedor cambia de política, te quedas sin originales.

Régimen sancionador: dos bloques distintos

Conviene separar de nuevo las dos normativas, porque las multas no son las mismas.

Estas cuantías son máximos legales y su graduación depende de la conducta, la reiteración y el perjuicio económico. Un autónomo de buena fe que corrige al primer aviso no está en el mismo escenario que quien manipula registros de forma sistemática. Aun así, la existencia del artículo 201 bis con multas de hasta 50.000 € por ejercicio explica por qué merece la pena pagar 10 € al mes por un programa con declaración responsable en lugar de seguir con la plantilla de siempre. Ante cualquier requerimiento, habla con tu asesor antes de responder.

Plan de siete días para dejarlo montado

Si no sabes por dónde empezar, este calendario funciona:

1. Día 1: solicita el certificado de la FNMT y pide cita para la acreditación.
2. Día 2: escribe a tus tres clientes principales preguntando formato, canal, referencia de pedido y contacto de incidencias.
3. Día 3: compara dos o tres programas con prueba gratuita y verifica que ofrecen declaración responsable del fabricante y modo Verifactu.
4. Día 4: acredita el certificado, descárgalo y haz copia de seguridad cifrada.
5. Día 5: configura el programa con tus datos censales, series y clientes. Migra el histórico del año en curso.
6. Día 6: emite una factura de prueba, exporta el XML, valídalo con la herramienta oficial y pide a un cliente que confirme que la recibe bien.
7. Día 7: monta el archivo de tres copias, documenta el procedimiento en una página y agenda la revisión anual del certificado.

"Al autónomo que llega en junio con quince facturas atrasadas y sin certificado le cuesta el triple que al que dedicó una tarde en enero. La normativa no perdona la prisa, pero tampoco pide nada que no se pueda resolver en una semana con calma." — Marta Requena, asesora fiscal en Valencia, mayo de 2026.

Preguntas frecuentes

¿Cómo emito una factura electrónica si soy autónomo y empiezo hoy?

Consigue el certificado digital de la FNMT, contrata o instala un programa de facturación que cumpla el reglamento antifraude, configura tus datos fiscales y tu serie de numeración, da de alta al cliente con su NIF exacto, crea la factura, exporta el fichero Facturae en formato .xsig y envíaselo por el canal que él acepte. Guarda el original y el acuse. La primera factura te llevará una tarde contando el papeleo del certificado; las siguientes, dos minutos.

¿Un PDF firmado con mi certificado vale como factura electrónica?

Sirve para acreditar autenticidad e integridad, y muchos clientes lo aceptan hoy, pero no es una factura estructurada. Cuando el cliente exige Facturae o UBL, o cuando trabajas con la Administración, el PDF firmado no sustituye al XML. Considéralo una solución puente, no una solución final.

¿Verifactu y factura electrónica obligatoria son lo mismo?

No. Verifactu, derivado del Real Decreto 1007/2023, regula cómo tiene que comportarse el programa con el que facturas: registros encadenados, huella, firma, QR e inalterabilidad. La factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece regula en qué formato estructurado viaja la factura hasta tu cliente. El calendario de cada una es distinto y lo tienes desglosado en la guía sobre cuándo es obligatoria la factura electrónica.

¿Puedo seguir facturando con una hoja de cálculo?

Dentro del ámbito del reglamento de sistemas informáticos de facturación, no. Una hoja de cálculo permite alterar datos sin dejar rastro y no genera registros encadenados ni declaración responsable del fabricante. Emitir facturas a mano en papel de forma residual tiene su propio tratamiento, pero para cualquiera que facture con ordenador la hoja de cálculo dejó de ser una alternativa válida.

¿Cuánto cuesta cumplir al mes?

Entre 0 y 15 € al mes para el autónomo tipo. La aplicación gratuita de la Agencia Tributaria cubre la emisión básica sin coste. Los SaaS completos, con Facturae, firma delegada, modo Verifactu, conciliación bancaria y modelo 303 automático, se mueven entre 8 y 15 € al mes en el plan de entrada. Los precios cambian, así que confirma la tarifa vigente en la web del fabricante antes de contratar.

¿Qué formato me va a pedir mi cliente, Facturae o UBL?

Si es una empresa española de tamaño medio o pequeño, Facturae 3.2.2. Si es Administración Pública, Facturae obligatoriamente. Si es una multinacional, una filial extranjera o un cliente de otro país de la UE, lo habitual es UBL conforme a la norma EN 16931, a menudo a través de la red PEPPOL. Pregúntaselo por escrito antes de la primera factura.

¿Cuántos años tengo que conservar las facturas electrónicas?

Cuatro años por prescripción tributaria y seis por obligación mercantil del Código de Comercio, así que el criterio práctico es seis. En casos particulares, como bienes de inversión sujetos a regularización o bases negativas pendientes, el plazo se alarga hasta diez años o más. Conserva siempre el fichero original firmado, no la impresión.

¿Qué hago si un cliente rechaza mi factura electrónica?

Lee el motivo del rechazo, que en FACe y en los portales de proveedores viene codificado. Los tres motivos más habituales son NIF incorrecto, referencia de pedido ausente y códigos DIR3 equivocados. Corrige el dato, vuelve a emitir con el mismo número si la factura no llegó a registrarse, o emite una rectificativa si ya estaba registrada. No dupliques números.

¿Tengo que emitir facturas electrónicas si solo trabajo con particulares?

La obligación de factura electrónica estructurada de la Ley Crea y Crece se centra en las relaciones entre empresarios y profesionales. Si todos tus clientes son consumidores finales, ese bloque no te alcanza. El reglamento de sistemas informáticos de facturación, en cambio, atiende al software que usas, no al tipo de cliente, así que puede afectarte igualmente. Confírmalo con tu asesor.

¿Puedo facturar en dólares o en libras?

Sí. El formato Facturae admite otras monedas. La base imponible y la cuota de IVA tienen que expresarse también en euros, aplicando el tipo de cambio publicado en la fecha del devengo. Indica ambos importes en la factura para evitar discrepancias con el cliente y con Hacienda.

¿Qué es el código QR que aparece ahora en las facturas?

Es el identificador que exige el reglamento antifraude. Contiene los datos básicos del registro de facturación y permite al receptor verificar en la sede electrónica de la AEAT que esa factura existe y coincide con lo declarado. En modo Verifactu, además, la factura incorpora la leyenda que indica que es verificable.

¿Cambio de programa a mitad de año, pierdo la cadena de registros?

No la pierdes si haces la migración bien. Exporta todos los registros y facturas del sistema antiguo antes de darlo de baja, conserva esa exportación como archivo cerrado del periodo, y arranca el nuevo programa indicando el último número de cada serie. Documenta la fecha del cambio: la cadena de huellas se inicia de nuevo en el sistema entrante y esa discontinuidad tiene que quedar justificada.

¿La factura electrónica me obliga a llevar el SII?

No. El Suministro Inmediato de Información es un régimen distinto, obligatorio para grandes empresas, inscritos en el REDEME y grupos de IVA. Un autónomo normal no está en el SII. Lo que sí ocurre es que, si emites en formato estructurado, los datos de tus facturas alimentan solos tu libro registro y tu declaración trimestral, con lo que preparar el modelo 303 pasa de una tarde a diez minutos.

Conclusión: es infraestructura, no papeleo

La facturación electrónica se ha convertido en la manera normal de cobrar en España, con reglamento o sin él. Las empresas la exigen porque les reduce errores y acelera pagos, y la Administración la exige porque cierra la puerta al software de doble uso. Para ti, como autónomo, el cálculo es sencillo: montar el sistema con calma cuesta una semana repartida y menos de 15 € al mes. Montarlo con tu cliente principal amenazando con no pagarte, o con un requerimiento encima de la mesa, cuesta mucho más en tiempo, en nervios y en riesgo sancionador.

Empieza por el certificado, sigue por preguntar a tus clientes qué formato aceptan y termina eligiendo un programa que haga las tres cosas a la vez: Facturae con firma, registros conformes al reglamento antifraude y modelo 303 alimentado por tus propias facturas. Eso es lo que hace Kuentas.eu: configuras tu ficha fiscal una vez y cada factura sale ya en el formato correcto, con su QR, archivada y contabilizada. Sin doble trabajo y sin aprender XML.

Y la recomendación de siempre en materia fiscal: valida tu caso concreto con un asesor colegiado y contrasta plazos y requisitos en la sede electrónica de la Agencia Tributaria antes de dar por cerrada tu adaptación.