Respuesta corta: en España no existe una alternativa que te permita saltarte la factura cuando la ley la exige. Lo que sí existen son tres familias de alternativas: al documento (factura simplificada, autofactura, supuestos en los que no hay obligación de facturar), al medio con el que la emites (hoja de cálculo, programa de escritorio, aplicación en la nube, ERP, TPV o software libre) y al quién la emite (tú, tu gestoría, tu propio cliente o una entidad interpuesta). Desde la entrada en juego del reglamento de sistemas informáticos de facturación, el RD 1007/2023, la segunda familia se ha estrechado mucho: el programa que uses tiene que generar registros inalterables y encadenados, y su fabricante tiene que declararlo. Esa es la parte que hoy decide la elección.
Qué buscas de verdad cuando buscas alternativas a la facturación
Cuando alguien teclea «alternativas a la facturación» normalmente no está buscando lo mismo que su vecino de resultados. He visto tres intenciones detrás de esa búsqueda, y conviene separarlas antes de leer nada más, porque la respuesta correcta a una es la respuesta equivocada a las otras dos.
La primera es la de quien quiere dejar de usar el programa que tiene. Le sale caro, se le queda corto, la interfaz le pelea o su asesoría le pide los datos en un formato que la herramienta no exporta. Busca sustituto. Esa persona necesita un mapa de tipos de solución y un criterio para comparar, no una lista de nombres comerciales.
La segunda es la de quien quiere emitir algo que no sea una factura completa. Cobra importes pequeños, vende al público, hace trabajos puntuales o le da pereza pedir el NIF a cada cliente. Esa persona necesita saber qué documentos existen, cuáles tienen validez fiscal y cuáles son papel mojado.
La tercera es la de quien quiere cobrar sin darse de alta. Es la intención menos confesada y la que más tropiezos genera. Aquí la respuesta honesta pasa por explicar dónde está el límite legal y por qué los atajos que circulan por internet acaban costando dinero.
Este artículo cubre las tres, en ese orden. Y arranca por la que menos se explica.
La factura no es un trámite administrativo que puedas sustituir por otro papel que se le parezca. Es el documento que traslada el IVA de tu bolsillo al de Hacienda y el que permite a tu cliente deducirse el gasto. Todo lo demás son documentos de apoyo.
Alternativas al documento: qué puedes emitir en lugar de una factura completa
La obligación de facturar está en el artículo 164 de la Ley del IVA y se desarrolla en el Reglamento de facturación, el Real Decreto 1619/2012. Ese reglamento no impone un único documento: contempla varios, con requisitos y efectos distintos. Conocerlos evita el error más caro que veo en despachos, que es entregar un papel que el cliente no puede deducir y descubrirlo seis meses después.
La factura simplificada, la alternativa que casi nadie usa bien
Es el antiguo ticket, aunque con nombre y requisitos propios desde 2013. Puedes emitirla cuando el importe no supera los 400 € con IVA incluido, y hasta 3.000 € con IVA incluido en una lista cerrada de actividades: ventas al por menor, hostelería y restauración, transporte de personas, peluquerías e institutos de belleza, uso de instalaciones deportivas, aparcamientos, tintorerías, autopistas de peaje y unas cuantas más que recoge el artículo 4 del reglamento.
Lleva menos datos que la completa: fecha, número y serie, NIF y nombre del emisor, descripción de lo entregado, tipo de IVA (y la mención «IVA incluido» si procede) y contraprestación total. No hace falta identificar al destinatario.
El matiz que se escapa: si tu cliente es empresario o profesional y quiere deducir el IVA, la simplificada tiene que ser cualificada. Eso significa añadir el NIF y el domicilio del destinatario y desglosar la cuota repercutida por separado. Sin esos tres elementos, tu cliente tiene un papel bonito y cero derecho a deducción. Si vendes a profesionales de forma habitual, configura tu sistema para pedir el NIF por defecto y te ahorras la reclamación posterior.
Recibos, albaranes y facturas proforma: útiles, pero no son facturas
Estos tres documentos aparecen constantemente en las búsquedas de alternativas, y los tres comparten una característica: no generan efectos fiscales por sí solos.
- Albarán o nota de entrega. Acredita que la mercancía salió y llegó. Sirve como prueba en una reclamación y como base para agrupar entregas en una factura recapitulativa a fin de mes, que sí está permitida por el reglamento. No repercute IVA.
- Factura proforma. Es una oferta con formato de factura. Se usa para que el cliente tramite una aprobación interna, pida financiación o gestione una importación. No se contabiliza, no se numera en la serie de facturas y no devenga IVA. Emitir proformas y no convertirlas nunca en factura definitiva es una de las causas más frecuentes de descuadre entre lo que crees que has facturado y lo que Hacienda ve.
- Recibo. Acredita un cobro. Es el justificante de que has recibido dinero, no de que hayas prestado un servicio con su base imponible y su cuota. Cobrar por Bizum y mandar un recibo por WhatsApp no sustituye a nada.
Cuándo no estás obligado a emitir factura
Existen supuestos en los que la propia norma te libera. El artículo 3 del RD 1619/2012 exime, entre otros, de determinadas operaciones exentas del artículo 20 de la Ley del IVA, de las realizadas por sujetos en recargo de equivalencia y de algunas del régimen simplificado, siempre con excepciones que hay que mirar caso por caso. La exención decae en cuanto el destinatario sea empresario o profesional y te pida la factura, o cuando el destinatario sea una Administración Pública, o en entregas intracomunitarias.
Que no estés obligado a emitirla no significa que no debas documentar el ingreso: los libros registro siguen siendo obligatorios y la Inspección los pide antes que las facturas.
| Documento | ¿Es factura? | ¿Permite deducir IVA al cliente? | Cuándo tiene sentido usarlo |
|---|---|---|---|
| Factura completa | Sí | Sí | Siempre que el destinatario sea empresario o profesional, o lo pida, o el importe supere los límites de la simplificada |
| Factura simplificada | Sí, con contenido reducido | No, salvo que sea cualificada con NIF, domicilio y cuota desglosada | Hasta 400 € con IVA, o hasta 3.000 € en las actividades tasadas del art. 4 |
| Factura recapitulativa | Sí | Sí | Agrupar varias entregas de un mismo mes natural a un mismo cliente |
| Factura rectificativa | Sí | Sí, con el ajuste correspondiente | Corregir errores, devoluciones, descuentos posteriores o impagos, dentro del plazo del art. 15 |
| Albarán / nota de entrega | No | No | Documentar la entrega y soportar una futura factura recapitulativa |
| Factura proforma | No | No | Oferta, aprobación interna del cliente o trámites de importación |
| Recibo | No | No | Justificar un cobro, nunca la operación en sí |
Plazos que se incumplen sin darse cuenta
La factura se expide en el momento de realizarse la operación. Si el destinatario es empresario o profesional, el plazo se amplía hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo. La remisión al cliente debe hacerse en el momento de la expedición. Un sistema que te deje emitir con fecha retroactiva sin control es un sistema que te va a meter en un problema.
La conservación tiene dos capas que rara vez se explican juntas: a efectos tributarios, el plazo de prescripción de cuatro años del artículo 66 de la Ley General Tributaria; a efectos mercantiles, los seis años del artículo 30 del Código de Comercio. Y si has amortizado un activo, la factura de compra debe sobrevivir a toda la vida útil de esa amortización, algo que tratamos en la guía de amortización de ordenador y vehículo.
Alternativas al programa: siete formas de emitir tus facturas
Aquí es donde está la mayoría de la demanda. Voy a describir los tipos de solución por lo que resuelven y por lo que te cuestan en tiempo y en riesgo, no por marcas. No vas a encontrar en esta página una tabla de tarifas de proveedores: los precios de los planes cambian varias veces al año, dependen del número de usuarios y del país de contratación, y una tabla desactualizada es peor que ninguna tabla. Si quieres nombres concretos, tenemos una comparativa de herramientas de facturación que puedes contrastar directamente con las webs oficiales antes de contratar.
1. Plantillas de documento y hoja de cálculo
Es el punto de partida de casi todo el mundo: una plantilla de Word o Excel, un PDF por cliente y una carpeta por año. Funciona mientras emites cuatro facturas al mes y no tienes IVA complicado.
Sus dos límites son conocidos. El primero es operativo: no hay numeración automática, no hay control de duplicados, no hay avisos de vencimiento y las sumas se rompen en cuanto alguien toca una celda. El segundo es normativo y ha pasado a ser el determinante: una hoja de cálculo genérica no cumple los requisitos de inalterabilidad y trazabilidad del RD 1007/2023, porque cualquiera puede reescribir el pasado sin dejar rastro. Como herramienta de control interno sigue siendo válida. Como sistema de emisión, ha dejado de serlo.
2. Software de escritorio instalado en tu ordenador
El programa clásico, con licencia y base de datos local. Ventajas reales: funciona sin conexión, el dato está físicamente en tu equipo y no dependes de que un proveedor suba precios o cierre. Inconvenientes reales: las copias de seguridad son tu problema, trabajar desde dos sitios es incómodo y las actualizaciones normativas dependen de que compres la versión nueva.
Con la normativa de sistemas de facturación, el escritorio sigue siendo perfectamente viable siempre que el fabricante mantenga el producto y emita la declaración responsable. Si tu programa lleva años sin actualizarse, ese es tu problema, no el formato.
3. Aplicaciones en la nube
El modelo dominante hoy. Emites desde el navegador o el móvil, el proveedor se encarga de las copias y de las actualizaciones normativas, y sueles tener conexión con bancos, pasarelas de pago y con el despacho que te lleva los impuestos.
Lo que hay que mirar antes de contratar no es el precio de la primera factura, sino tres cosas: si el plan que necesitas incluye lo que de verdad usas (usuarios, número de documentos, presupuestos, remesas), si puedes exportar todo tu histórico en un formato abierto el día que quieras marcharte, y dónde se alojan tus datos. Los modelos de precio habituales son por usuario y mes, por volumen de documentos, con planes anuales más baratos que los mensuales y con capas gratuitas limitadas. Contrasta siempre el importe vigente en la web del proveedor, porque cambia.
4. ERP y software de gestión completo
Cuando la facturación es la punta de un proceso que incluye almacén, compras, producción, proyectos o nóminas, un módulo de facturación suelto se queda corto. Un ERP integra todo y evita la doble captura de datos, que es donde nacen los errores.
El coste no está en la licencia sino en la puesta en marcha: definir circuitos, migrar maestros de clientes y artículos, formar al equipo. Para un autónomo solo es desproporcionado. Para una empresa con almacén y varias personas facturando, suele salir a cuenta al segundo año.
5. Software libre y autoalojado
Existen proyectos de código abierto para facturación y gestión que puedes instalar en tu propio servidor. Te dan control total sobre el dato y no tienen cuota por usuario. A cambio asumes la administración del sistema: actualizaciones, copias, certificados y seguridad.
Con el reglamento de sistemas de facturación aparece un matiz importante en este terreno. La declaración responsable la emite quien produce y comercializa el software. Si tú mismo desarrollas o adaptas la herramienta que usas, puedes acabar ocupando la posición de productor a efectos de la norma. Antes de montar una solución propia, valora esa consecuencia con tu asesor.
6. TPV, comercio electrónico y módulos del banco
Si vendes en mostrador o por internet, el sistema que cobra suele ser el mismo que documenta la venta. Un TPV emite simplificadas en cadena; una tienda online genera la factura al confirmar el pedido. Muchos bancos ofrecen además módulos de facturación básicos dentro de la banca electrónica.
El riesgo aquí es la duplicidad: que el TPV numere por su cuenta, la tienda online por la suya y el programa de gestión por la tercera. Tres series conviviendo sin control acaban en huecos y repeticiones. Define desde el principio quién es el sistema maestro y qué series usa cada canal.
7. La gestoría como sistema de facturación
La alternativa más antigua y todavía muy viva: le pasas los datos a tu asesoría y ellos emiten. Tiene sentido si emites pocas facturas, si tu actividad es irregular o si valoras no tocar nada. Tiene un coste oculto: dejas de ver tu propia tesorería en tiempo real y dependes del calendario del despacho para saber qué has cobrado.
Un punto que conviene tener claro: externalizar la emisión no traslada la responsabilidad. El obligado tributario sigues siendo tú. Si te interesa esta vía, en el blog analizamos con detalle el modelo de facturación con gestoría online para autónomos.
| Tipo de solución | Perfil al que encaja | Modelo de coste habitual | Punto débil | Encaje con el reglamento de sistemas de facturación |
|---|---|---|---|---|
| Plantilla o hoja de cálculo | Nadie, como sistema de emisión | Sin coste directo | Sin numeración ni trazabilidad; alterable | No cumple los requisitos de inalterabilidad |
| Software de escritorio | Quien trabaja siempre desde el mismo equipo y quiere el dato en local | Licencia y mantenimiento anual | Copias de seguridad y movilidad a tu cargo | Válido si el fabricante mantiene el producto y declara conformidad |
| Aplicación en la nube | Autónomos y pymes con movilidad y varios canales | Suscripción por usuario, por volumen o plan anual | Dependencia del proveedor y portabilidad del dato | Válido; el proveedor asume la adaptación normativa |
| ERP | Empresas con almacén, compras o producción | Licencia o suscripción más proyecto de puesta en marcha | Coste y plazo de arranque | Válido; verifica que el módulo de facturación esté certificado por el fabricante |
| Software libre autoalojado | Perfiles técnicos que quieren control total | Sin licencia, con coste de servidor y administración | Mantenimiento y seguridad por tu cuenta | Atención: adaptarlo tú puede situarte como productor del software |
| TPV o tienda online | Comercio de mostrador y venta electrónica | Incluido en la plataforma o por transacción | Series duplicadas entre canales | Válido si la plataforma genera los registros de facturación |
| Gestoría | Actividad de bajo volumen o muy irregular | Cuota mensual del despacho | Pierdes visibilidad de tesorería en tiempo real | Válido; la responsabilidad fiscal sigue siendo del titular |
El filtro que descarta media lista: el reglamento de sistemas de facturación
Todo lo anterior pasa por un tamiz que en 2026 manda sobre cualquier consideración de precio o de usabilidad. Viene de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que añadió la letra j) al artículo 29.2 de la Ley General Tributaria para atacar el llamado software de doble uso: aquellos programas que permitían llevar una contabilidad para el gerente y otra para Hacienda.
Ese mandato se desarrolló en el Real Decreto 1007/2023, el reglamento de los sistemas informáticos de facturación, y sus especificaciones técnicas se aprobaron por la Orden HAC/1177/2024. Es la norma que popularmente se conoce como Verifactu, aunque Verifactu sea en realidad solo una de las dos modalidades posibles.
Qué exige exactamente
El programa que uses para emitir tiene que garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Traducido a lo que se ve:
- Cada factura genera un registro de alta en el momento de emitirse, y cada anulación genera su propio registro. No se borra: se anula dejando rastro.
- Los registros se encadenan mediante una huella o hash que incorpora datos del registro anterior. Modificar uno rompe la cadena de todos los siguientes.
- La factura incorpora un código QR que permite su cotejo.
- El fabricante del software emite una declaración responsable de que su producto cumple. Pídesela por escrito a tu proveedor: es el documento que te cubre.
Las dos modalidades: verificable o no verificable
Aquí está la alternativa real que ofrece la propia norma:
- Sistema Verifactu. El programa remite automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria al emitir. A cambio, te libera de firmar electrónicamente cada registro y de llevar el registro de eventos, y la factura incorpora la leyenda que permite al destinatario cotejarla en la sede electrónica.
- Sistema no verificable. No remites nada de forma automática. El programa firma electrónicamente los registros, mantiene un registro de eventos del sistema y conserva todo a disposición de la Administración, que puede requerírtelo.
Las dos son legales. La primera es más sencilla de operar y traslada carga al proveedor; la segunda mantiene tus datos fuera de la Agencia hasta que haya un requerimiento, a cambio de más exigencias técnicas. Si tienes dudas de cuál te conviene, la explicación paso a paso está en nuestra guía de Verifactu para autónomos.
Quién queda fuera
El reglamento no alcanza a todo el mundo. Quedan excluidos, entre otros supuestos, quienes ya están en el Suministro Inmediato de Información del IVA, porque el SII cumple una función equivalente de control en tiempo casi real. También hay exclusiones para operaciones de establecimientos permanentes en el extranjero y autorizaciones singulares de la Agencia Tributaria para sistemas de facturación no ajustados al reglamento general. Si crees que puedes estar en alguno de estos supuestos, contrástalo antes de invertir en un cambio de sistema: puedes estar comprando una solución a un problema que no tienes. Tienes un repaso del régimen en el artículo sobre qué es el SII.
Sobre el calendario. Las fechas de exigibilidad de este reglamento se han modificado por norma más de una vez desde su aprobación, con plazos distintos para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, para el resto de obligados y para los productores de software. Por eso no vas a leer aquí una fecha cerrada: consulta el calendario vigente en la sede electrónica de la Agencia Tributaria o pregunta a tu asesoría antes de planificar la migración. Lo que no cambia es la dirección: los requisitos técnicos ya están publicados y el sentido de la norma es que ningún sistema de facturación pueda reescribir el pasado.
Qué pasa si no cumples
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria tipifica dos infracciones distintas. Una para quien fabrica o comercializa sistemas que no cumplen, con multa que la norma sitúa en el entorno de los 150.000 € por ejercicio y tipo de programa. Otra para quien tiene o usa sistemas no conformes, con multa fija que la norma sitúa en 50.000 € por ejercicio. Son importes de la ley, no estimaciones: comprueba la redacción vigente antes de tomar decisiones, porque este es exactamente el tipo de precepto que se retoca en las leyes de acompañamiento.
La pregunta que le haría hoy a cualquier proveedor de software antes de firmar no es cuánto cuesta el plan. Es: enséñame tu declaración responsable y dime en qué modalidad emites, verificable o no verificable. Si no sabe contestar, ya tienes tu respuesta.
La factura electrónica entre empresas de la Ley Crea y Crece
Se confunde constantemente con lo anterior, y son dos cosas distintas que van en paralelo. El reglamento de sistemas de facturación regula cómo se genera y se conserva el registro de la factura. La factura electrónica regula en qué formato se intercambia el documento entre emisor y receptor.
Lo que ya está en vigor: la factura a las Administraciones
Desde la Ley 25/2013, las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deben emitirse en formato electrónico estructurado Facturae y presentarse a través de los puntos generales de entrada, siendo FACe el de la Administración General del Estado. La ley permite a las Administraciones excluir de la obligación las facturas de importe reducido, con un umbral de referencia de 5.000 €, aunque cada organismo puede haber fijado su propio criterio.
Un PDF enviado por correo electrónico no es una factura electrónica a estos efectos. Es una factura en papel que viaja por un cable. La factura electrónica estructurada es un fichero XML que la máquina del receptor puede leer sin intervención humana. Si nunca has generado una, el proceso está explicado en la guía de cómo emitir una factura en formato Facturae.
Lo que está pendiente: el B2B de la Ley 18/2022
El artículo 12 de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, extiende la obligación de factura electrónica a todas las operaciones entre empresarios y profesionales. Añade además una obligación que se comenta poco y que cambia bastante la operativa: informar del estado de la factura, es decir, de su aceptación o rechazo y de la fecha del pago efectivo.
Su exigibilidad depende del desarrollo reglamentario. La propia ley establece que las empresas con facturación anual superior a ocho millones de euros dispondrán de un plazo más corto que el resto desde la aprobación de ese reglamento, con un escalonamiento adicional para las obligaciones de información del estado de la factura según el tamaño del obligado. El calendario concreto ha ido moviéndose, así que no lo tomes como una fecha en el calendario de tu despacho: revísalo en la fuente oficial. Tenemos un seguimiento continuo en el calendario de la factura electrónica obligatoria.
Qué puedes hacer ya sin esperar
Tres decisiones que no dependen de ninguna fecha:
- Comprueba que tu sistema exporta formatos estructurados. Facturae y los formatos europeos basados en la norma EN 16931 son los que se van a pedir. Si tu herramienta solo genera PDF, es una limitación que ya te está costando clientes públicos.
- Limpia tu maestro de clientes. NIF correctos, razones sociales exactas, códigos de centro administrativo para las Administraciones. Un intercambio automatizado rechaza lo que un humano habría corregido a ojo.
- Habla con tus clientes grandes. Muchos ya tienen portal de proveedores o plataforma de intercambio. Adaptarte a lo que ellos usan te adelanta el trabajo.
| Obligación | Norma | A quién alcanza | Qué exige en la práctica |
|---|---|---|---|
| SII (Suministro Inmediato de Información) | Reglamento del IVA, tras el RD 596/2016 | Grandes empresas por volumen de operaciones, grupos de IVA e inscritos en el registro de devolución mensual | Enviar los registros de los libros de IVA por sede electrónica en plazos muy cortos desde la expedición |
| Sistemas informáticos de facturación | RD 1007/2023 y Orden HAC/1177/2024 | Contribuyentes con actividad económica, con exclusiones (entre ellas, quienes ya aplican el SII) | Programa que genere registros encadenados e inalterables, con QR y declaración responsable del fabricante |
| Factura electrónica B2G | Ley 25/2013 | Proveedores de Administraciones Públicas | Emitir en formato Facturae y presentar por el punto general de entrada correspondiente |
| Factura electrónica B2B | Ley 18/2022, pendiente de desarrollo reglamentario | Todos los empresarios y profesionales, con plazos escalonados por facturación | Intercambio en formato estructurado interoperable e información del estado de la factura |
Alternativas a facturar tú mismo
Cambiamos de eje. Ya no se trata de con qué emites, sino de quién emite.
Facturación por un tercero
El artículo 5 del RD 1619/2012 permite que las facturas las expida materialmente un tercero en nombre y por cuenta del empresario o profesional. Es lo que hace cualquier gestoría que factura por ti, y también lo que hace una plataforma de marketplace que genera tus facturas de venta.
La norma es clara en el reparto: el obligado sigue siendo tú. Si el tercero se equivoca en la numeración, en el tipo de IVA o en el plazo, la sanción llega a tu nombre. Por eso conviene revisar mensualmente lo que emite el tercero en tu nombre, aunque parezca redundante.
Autofacturación: que sea tu cliente quien emita
El mismo artículo 5 contempla que sea el destinatario quien expida la factura. Es habitual en el sector primario, en la compra de chatarra y materiales de recuperación, en algunas plataformas de marketplace y en relaciones con grandes clientes que quieren controlar el circuito de pago.
Los requisitos que se olvidan: hace falta un acuerdo previo por escrito entre las dos partes, tiene que existir un procedimiento por el que tú aceptes cada factura, y la serie de estas autofacturas debe estar diferenciada. Bien montado, te ahorra trabajo administrativo y acelera el cobro, porque quien paga es quien documenta. Mal montado, te encuentras con facturas emitidas a tu nombre que no cuadran con lo que has prestado.
Cooperativas de facturación y fórmulas para «facturar sin ser autónomo»
Esta es la parte donde toca ser directo, porque es donde más gente se hace daño.
La ley te obliga a darte de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos cuando ejerces una actividad económica a título lucrativo de forma habitual, personal y directa. El alta censal en Hacienda con el modelo 036 o 037 es un trámite distinto y separado: puedes estar de alta a efectos fiscales sin estarlo en la Seguridad Social si tu actividad no es habitual. El problema es que la norma no define «habitual» con una cifra. Existe una línea jurisprudencial que ha usado el salario mínimo como indicio, pero no es un salvoconducto legal: la Inspección valora la reiteración, la organización de medios y la continuidad, no solo el importe.
Sobre las cooperativas de facturación y las empresas que te «contratan» por unos días para que puedas emitir una factura: son fórmulas que la Inspección de Trabajo ha cuestionado en distintos casos, con consecuencias que han recaído sobre los propios usuarios cuando se ha considerado que no había una relación real de trabajo asociado. Además, pagas una comisión y cotizaciones sobre un ingreso que después no siempre genera derechos proporcionales.
La alternativa razonable para actividad intermitente suele ser más aburrida y más segura: darse de alta y de baja en RETA según los periodos en los que realmente trabajas. La normativa permite varias altas y bajas al año con efectos desde el día real, lo que hace viable facturar tres meses y parar. Antes de decidir, siéntate con un asesor: la diferencia entre hacerlo bien y hacerlo mal aquí no son unos euros de cuota, son recargos, intereses y altas de oficio con efectos retroactivos.
Si una fórmula te promete facturar sin cotizar y sin consecuencias, el coste no ha desaparecido: está aplazado y a tu nombre. En materia de Seguridad Social, la regularización llega tarde y llega entera.
Alternativas para cobrar antes, que es el problema de fondo
Mucha gente que busca alternativas a la facturación en realidad tiene un problema de cobro, no de emisión. Cambiar de programa no arregla que un cliente pague a noventa días. Estas son las palancas que sí lo mueven.
El marco legal de los plazos
La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija el plazo de pago en 30 días naturales desde la recepción de la mercancía o la prestación del servicio, ampliable por acuerdo entre las partes hasta un máximo de 60 días naturales. Cualquier pacto que supere ese tope es nulo. En caso de impago, la ley reconoce el derecho al interés de demora comercial y a una compensación fija de 40 € por los costes de cobro, sin necesidad de reclamación previa.
Saber esto y ponerlo por escrito en tus condiciones cambia la conversación con un cliente que se retrasa.
Palancas prácticas
- Anticipo o pago fraccionado. Un porcentaje a la firma y el resto a la entrega. Es la medida que más reduce la morosidad y la que menos cuesta aplicar.
- Domiciliación SEPA. Para servicios recurrentes, el recibo domiciliado con mandato firmado convierte el cobro en algo pasivo.
- Pasarela de pago en la propia factura. Un enlace de pago en el PDF acorta el plazo, sobre todo con clientes particulares. Tiene comisión: mídela contra lo que te cuesta perseguir el cobro.
- Factoring y confirming. Cedes la factura a una entidad que te adelanta el importe menos un coste financiero, o es tu cliente quien organiza el pago a proveedores con esa figura. Es financiación, no magia: compara el coste efectivo con tu margen. Lo desarrollamos en la guía de factoring y confirming para autónomos.
- Recuperación del IVA de facturas impagadas. La Ley del IVA permite modificar la base imponible en supuestos de crédito incobrable, con requisitos de plazo, de reclamación previa y de comunicación a la Agencia Tributaria. Es un trámite con ventanas temporales estrictas: si se te pasa el plazo, has adelantado un IVA que ya no recuperas.
Cómo elegir sin equivocarte: nueve criterios
Cuando alguien me pregunta qué herramienta elegir, no respondo con un nombre. Respondo con esta lista, porque la respuesta correcta cambia según el negocio.
- Declaración responsable del fabricante. Primer filtro y eliminatorio. Si el proveedor no puede acreditar que su producto cumple el RD 1007/2023, no sigas mirando.
- Portabilidad del dato. Pregunta cómo exportas todo: facturas, clientes, artículos, cobros, en CSV o XML, sin coste añadido. Un proveedor que dificulta la salida te está diciendo algo sobre cómo va a tratarte dentro de tres años.
- Encaje con tu asesoría. Si tu gestoría trabaja con un formato concreto de importación, elegir una herramienta que no lo genera te va a costar horas cada trimestre. Pregúntale antes de contratar, no después.
- Series y numeración configurables. Necesitas al menos poder separar series por canal, por ejercicio y para rectificativas.
- Gestión de impuestos reales. Retención de IRPF (el 15 % general y el 7 % reducido de los primeros años de actividad profesional), recargo de equivalencia, IVA intracomunitario con inversión del sujeto pasivo, exenciones, y el IGIC si operas en Canarias. Una herramienta pensada para otro país suele fallar justo aquí.
- Multidivisa y operativa internacional, si vendes fuera. Incluye el tratamiento correcto de las operaciones sin IVA repercutido y su reflejo en el modelo 349.
- Coste total a tres años. Suma suscripción, usuarios adicionales, migración, formación y el tiempo propio. El precio de portada es la parte pequeña.
- Soporte en castellano y con conocimiento fiscal español. Un soporte que no sabe qué es el recargo de equivalencia no te va a resolver el trimestre.
- Continuidad del proveedor. Antigüedad, tamaño, frecuencia de actualizaciones normativas. Las herramientas que no se actualizan te dejan tirado justo cuando cambia una norma.
Prueba siempre con datos reales antes de decidir. Coge las diez facturas más raras que hayas emitido en los últimos dos años (la del cliente portugués, la que lleva retención, la rectificativa parcial, la del anticipo) y reprodúcelas en la herramienta candidata. Si las diez salen bien, el resto saldrá bien.
Errores que se repiten al cambiar de sistema
Estos son los tropiezos que veo una y otra vez cuando alguien migra de una solución a otra. Ninguno es grave por sí solo; juntos arruinan un cierre trimestral.
Duplicar la numeración
Empiezas en la herramienta nueva por el número 1 sin cerrar la serie antigua, y acabas con dos facturas distintas con el mismo número en el mismo ejercicio. La solución es sencilla si se hace antes: abre una serie nueva identificable, por ejemplo con un prefijo de año, y deja la anterior cerrada y archivada.
Dejar huecos sin explicación
La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie. Si anulas una factura, se documenta con una rectificativa, no borrando el registro. Un hueco sin justificación es una de las primeras cosas que mira un actuario.
Perder el histórico
Dar de baja la suscripción antigua antes de haber exportado y verificado la exportación. Se pierde el acceso a las facturas de los años que todavía están dentro del plazo de conservación. Exporta, abre los ficheros, comprueba que se leen y guarda una copia fuera del proveedor.
Migrar los maestros sucios
Aprovecha el cambio para depurar clientes duplicados, NIF mal escritos y artículos que ya no vendes. Migrar la suciedad a un sistema nuevo la multiplica.
Olvidar las plantillas de las obligaciones legales
La factura debe llevar los datos completos del emisor, incluido el domicilio y, si eres sociedad, los datos registrales. Si tratas datos personales, revisa también la información sobre protección de datos que incluyas en tus documentos y condiciones.
No avisar a la asesoría
Cambiar de herramienta a mitad de trimestre sin decírselo a quien te presenta los modelos garantiza un cierre incompleto. Comunícalo antes y acuerda cómo llegarán los datos del periodo partido.
Plan de migración en siete pasos
Si has decidido cambiar, este es el orden que menos disgustos da. Cuenta con dos semanas de calendario aunque el trabajo efectivo sean unas pocas horas.
- Inventaría lo que tienes. Cuántas facturas al mes, qué series, qué tipos impositivos, qué canales de venta, qué integraciones con banco o tienda. Escríbelo: es el pliego con el que vas a comparar candidatas.
- Filtra por cumplimiento normativo. Pide la declaración responsable y confirma en qué modalidad emite el sistema. Descarta lo que no lo acredite.
- Prueba con tus diez facturas más raras. Con datos reales, no con el ejemplo del proveedor.
- Elige la fecha de corte. El inicio de trimestre natural es lo más limpio. El inicio de ejercicio, todavía mejor.
- Exporta y verifica el histórico de la herramienta antigua antes de tocar nada. Guarda una copia en un soporte que no dependa de ningún proveedor.
- Configura series, numeración, impuestos y plantillas en el sistema nuevo, y emite dos o tres facturas de prueba que después anules con su rectificativa correspondiente.
- Convive un mes. Mantén el acceso de solo lectura al sistema antiguo durante al menos un ciclo completo de declaraciones. Es barato y evita el ataque de pánico del día 18.
Si además estás replanteándote cómo llevas los libros, no solo la emisión, tiene sentido revisar el conjunto: lo tratamos en la guía de alternativas de contabilidad para autónomos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir facturando con una hoja de cálculo?
Para llevar tus cuentas internas, sí. Como sistema de emisión de facturas, una hoja de cálculo genérica no cumple los requisitos de inalterabilidad y trazabilidad del reglamento de sistemas informáticos de facturación (RD 1007/2023), porque cualquiera puede reescribir una celda sin dejar rastro. Comprueba tu situación concreta con tu asesor y en la sede electrónica de la AEAT.
¿Un albarán o una factura proforma sustituyen a la factura?
No. El albarán acredita la entrega y la proforma es una oferta, pero ninguno de los dos repercute IVA ni sirve para que tu cliente deduzca el gasto. Son documentos previos a la factura, no alternativas a ella.
¿Cuándo puedo emitir una factura simplificada en lugar de una completa?
El Reglamento de facturación (RD 1619/2012) permite la factura simplificada cuando el importe no supera los 400 € con IVA incluido, y hasta 3.000 € con IVA incluido en una lista tasada de actividades como hostelería, transporte de personas, peluquerías o aparcamientos.
¿Puede mi cliente deducir el IVA de un ticket?
Solo si le emites una factura simplificada cualificada, que además de los datos habituales incluye el NIF y el domicilio del destinatario y la cuota de IVA repercutida de forma separada. Un ticket sin esos datos no permite deducir.
¿Hay alguna forma legal de facturar sin ser autónomo?
Puedes darte de alta en Hacienda con el modelo 036 o 037 sin alta en RETA solo si tu actividad no es habitual, y la habitualidad la valora la Inspección caso por caso. Las cooperativas de facturación y fórmulas similares han sido cuestionadas por la Inspección de Trabajo y pueden derivar responsabilidad hacia ti. Antes de usarlas, consulta con un asesor.
¿Qué es Verifactu y en qué se diferencia de un sistema no verificable?
Verifactu es la modalidad en la que tu programa remite los registros de facturación a la AEAT en el momento de emitir. La alternativa es un sistema no verificable, que conserva los registros firmados electrónicamente y con registro de eventos, y los pone a disposición de la Administración si se los piden. Las dos son válidas si el software cumple el reglamento.
¿Un software gratuito puede cumplir la normativa?
Sí, siempre que el fabricante emita la declaración responsable que exige el reglamento y el programa genere los registros de facturación con huella encadenada y el código QR en la factura. Lo determinante no es el precio, sino esa declaración y el mantenimiento del producto.
¿Estoy obligado a emitir factura electrónica a todos mis clientes?
A las Administraciones Públicas sí, en formato Facturae y a través de los puntos de entrada, desde la Ley 25/2013. Entre empresas y profesionales, la Ley 18/2022 Crea y Crece establece la obligación, pero su exigibilidad depende del desarrollo reglamentario y de plazos escalonados por volumen de facturación. Comprueba el estado del calendario en la AEAT antes de planificar.
¿Puede mi cliente emitir las facturas por mí?
Sí, es la autofacturación del artículo 5 del RD 1619/2012. Exige un acuerdo previo por escrito entre las dos partes y un procedimiento de aceptación de cada factura. La responsabilidad frente a Hacienda sigue siendo tuya.
¿Qué pasa si cambio de programa a mitad de año con la numeración?
Puedes abrir una serie nueva en el programa nuevo y dejar cerrada la anterior. Lo que no puedes es repetir números dentro de una misma serie ni dejar huecos sin explicación. Exporta el histórico completo antes de cerrar la herramienta antigua.
¿Cuánto tiempo tengo que conservar las facturas?
A efectos fiscales, el plazo de prescripción de cuatro años del artículo 66 de la Ley General Tributaria. El artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar la documentación mercantil seis años. En la práctica, conserva seis años y ten en cuenta que las inversiones en amortización alargan ese plazo.
¿Merece la pena externalizar la facturación a una gestoría?
Depende de tu volumen y de quién controla el dato. Si emites pocas facturas al mes y ya delegas los impuestos, tiene sentido. Si facturas a diario o vendes online, suele salir mejor un programa propio que exporte a tu asesoría. En ambos casos la responsabilidad fiscal sigue siendo del titular de la actividad.
Nota de transparencia
Este artículo describe tipos de solución, no productos concretos, y por eso no incluye tablas de tarifas de proveedores ni puntuaciones comparativas. Los precios de los planes de software cambian con frecuencia y dependen del número de usuarios, del volumen y del país de contratación: cualquier cifra publicada aquí caducaría en semanas. Tampoco recogemos opiniones de usuarios ni pruebas propias de producto, porque no las hemos realizado.
Las referencias normativas citadas (Ley 11/2021, RD 1007/2023, Orden HAC/1177/2024, RD 1619/2012, Ley 25/2013, Ley 18/2022, Ley 3/2004, Ley General Tributaria y Código de Comercio) están publicadas en el BOE y son consultables de forma gratuita. Los calendarios de entrada en vigor se han modificado en más de una ocasión, así que verifica siempre las fechas vigentes en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Nada de lo anterior es asesoramiento fiscal personalizado. Tu situación depende de tu régimen de IVA, de tu epígrafe, de tu volumen de operaciones y de dónde tengas el domicilio fiscal. Antes de cambiar de sistema de facturación, de darte de baja de una herramienta o de decidir si estás obligado a algo, contrástalo con un asesor fiscal colegiado.