Respuesta rápida: cómo se factura siendo autónomo
Aviso de transparencia: Este articulo puede contener enlaces de afiliado. Mas informacion.
Para facturar siendo autónomo necesitas estar dado de alta en Hacienda mediante el modelo 036 o 037 y emitir un documento que cumpla el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de facturación): número correlativo dentro de su serie, fecha de expedición, identificación completa de emisor y destinatario con NIF, descripción de la operación, base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota repercutida por separado, más la fecha de la operación cuando sea distinta de la de expedición. Si tu cliente es empresario o profesional y tú ejerces una actividad profesional, la factura lleva además una retención de IRPF que el pagador ingresa por ti. Después llevas esas facturas a los libros registro y las trasladas a los modelos que te correspondan: 303 y 390 para el IVA, 130 o 131 para el pago fraccionado del IRPF, 111 y 190 si eres tú quien retiene, y 349 si operas con la Unión Europea.
Aviso previo (léelo antes de seguir). Esta guía es información general con la normativa citada y enlazada. No es asesoramiento fiscal. Los tipos de IVA, los porcentajes de retención, los plazos de presentación y los calendarios de la facturación electrónica se modifican por ley y por medidas temporales, y una cifra caducada aquí puede convertirse en un error en tu declaración. Por eso en este artículo verás citada la norma y el organismo donde comprobar el dato, y no verás porcentajes ni fechas presentados como definitivos. Antes de emitir tu primera factura o de presentar un modelo, contrasta con la sede electrónica de la AEAT o contrata una asesoría o gestoría. Cuesta bastante menos que una comprobación.
Esa es la respuesta corta. El resto de la guía desarrolla cada pieza, porque la mayoría de los problemas que acaban en una liquidación paralela no vienen de no saber qué es una factura: vienen de detalles concretos. Un número repetido. Una retención aplicada a un particular que no es retenedor. Una operación exenta tratada como no sujeta. Una factura rehecha en vez de rectificada. Un software que no cumple los requisitos de inalterabilidad que exige la ley antifraude.
Antes de la primera factura: el alta censal
Hay una idea que circula mucho y conviene desmontarla: la de que se puede «facturar sin ser autónomo» mientras los ingresos sean pequeños. Legalmente hay dos altas distintas y no son intercambiables. Una es el alta censal en Hacienda, que se hace con el modelo 036 o el 037 y que declara qué actividad económica vas a ejercer, en qué epígrafe del IAE, desde qué fecha, en qué régimen de IVA y en qué régimen de estimación del IRPF. La otra es el alta en el RETA, el régimen de la Seguridad Social. El alta censal es la que te habilita para emitir facturas y la que determina qué modelos te tocará presentar.
El orden importa: el alta censal se presenta antes de iniciar la actividad. Si empiezas a facturar sin haberla hecho, no es que tus facturas «no valgan»: es que estás ejerciendo una actividad no declarada, con las consecuencias que eso tiene en el IVA repercutido no ingresado y en la renta no declarada. Emitir una factura no te da de alta de forma retroactiva.
En el 036/037 hay tres decisiones que condicionan todo lo demás y que conviene tomar con criterio:
- El epígrafe del IAE. Determina si tu actividad se considera empresarial o profesional, y eso decide después si tus facturas llevan retención de IRPF y si presentas el modelo 130 o el 131.
- El régimen de IVA. El general es el habitual, pero hay actividades en recargo de equivalencia, en régimen simplificado, en el especial de agricultura o exentas del artículo 20.
- El régimen del IRPF. Estimación directa (normal o simplificada) u objetiva. De ahí sale si tu pago fraccionado es el modelo 130 o el 131.
Si dudas entre epígrafes o entre regímenes, esa media hora con un asesor es la inversión con mejor retorno de todo el proceso: cambiar de régimen después es posible, pero suele tener ventanas temporales concretas y consecuencias que no se ven hasta el cierre del ejercicio.
Los datos obligatorios de una factura (art. 6 RD 1619/2012)
La norma que regula qué lleva una factura no es la Ley General Tributaria: es el Real Decreto 1619/2012, el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Su artículo 6 enumera el contenido de la factura completa. Esta es la lista, con lo que significa cada campo en la práctica.
| Campo obligatorio | Qué tiene que decir exactamente | Error frecuente |
|---|---|---|
| Número y, en su caso, serie | Numeración correlativa dentro de cada serie, sin huecos y sin repeticiones. | Saltarse un número al anular una factura en vez de rectificarla. |
| Fecha de expedición | El día en que emites el documento. | Confundirla con la fecha de la operación cuando son distintas. |
| Fecha de la operación | Solo si es distinta de la de expedición. También la fecha de cobro anticipado si lo hubo. | Omitirla en facturas emitidas el mes siguiente al servicio. |
| Nombre y apellidos o razón social | Del emisor y del destinatario, completos. | Poner solo el nombre comercial del cliente. |
| NIF del emisor | Siempre. Y el del destinatario en los supuestos que marca el reglamento. | Facturar a una empresa sin su CIF. |
| Domicilio de ambos | Domicilio fiscal completo del emisor y del destinatario. | Dirección de envío en vez de domicilio fiscal. |
| Descripción de la operación | Con los datos suficientes para determinar la base imponible: qué, cuánto, precio unitario y descuentos. | «Servicios profesionales» a secas, sin desglose. |
| Tipo o tipos de IVA aplicados | El porcentaje, expresado en la factura. | Dar solo el importe total «IVA incluido». |
| Cuota de IVA repercutida | Consignada por separado de la base imponible. | No separar base y cuota, que es lo que impide a tu cliente deducirla con seguridad. |
| Menciones especiales | Referencia a la exención aplicable, a la inversión del sujeto pasivo, al régimen especial de agencias de viajes, al de bienes usados o al criterio de caja, cuando proceda. | Emitir una factura exenta sin citar el precepto que ampara la exención. |
El campo que más se descuida: la descripción
La descripción de la operación es el campo que más rechazos genera en una comprobación y el que más autónomos rellenan con una frase genérica. La razón por la que importa es sencilla: la Administración tiene que poder determinar la base imponible leyendo la factura, y tu cliente tiene que poder justificar que el gasto está correlacionado con su actividad. «Servicios de consultoría, mayo 2026» es débil. «Auditoría de posicionamiento web del dominio X, 18 horas a Y euros/hora, según propuesta de 3 de mayo de 2026» es sólido.
Cuándo hay que poner el NIF del destinatario
No en todas las facturas completas hace falta. El reglamento lo exige, entre otros supuestos, en las entregas intracomunitarias exentas, cuando el destinatario es el sujeto pasivo por inversión, y cuando la operación se entiende realizada en el territorio de aplicación del impuesto y el empresario está establecido en él. En la práctica, la recomendación operativa es sencilla: si tu cliente es una empresa o un profesional, pídele el NIF siempre. No te cuesta nada y le evitas a él un problema de deducibilidad.
Factura completa, simplificada y rectificativa
El reglamento contempla tres documentos que la gente mezcla con frecuencia. Y ojo: un presupuesto no es una factura, y un recibo tampoco. El presupuesto es una oferta, no devenga IVA ni genera obligación de ingreso. El recibo acredita un cobro, pero no sustituye a la factura ante Hacienda.
La factura simplificada
El artículo 4 del RD 1619/2012 permite emitir factura simplificada, que puede omitir algunos datos del destinatario, en estos casos:
- Cuando el importe no exceda de 400 euros, IVA incluido.
- Cuando se trate de facturas rectificativas.
- Cuando el importe no exceda de 3.000 euros, IVA incluido, y la operación esté en la lista tasada del propio artículo: ventas al por menor, ventas o servicios a domicilio, transporte de personas, hostelería y restauración, salas de baile y discotecas, peluquerías e institutos de belleza, utilización de instalaciones deportivas, revelado de fotografías, aparcamiento de vehículos, alquiler de películas, tintorerías y lavanderías, y autopistas de peaje, entre otras.
La simplificada no vale para entregas intracomunitarias, ni para operaciones localizadas fuera del territorio de aplicación del impuesto en determinados supuestos, ni cuando el destinatario sea el sujeto pasivo por inversión. Y hay una figura intermedia muy útil: la simplificada cualificada, que es una simplificada a la que se le añaden el NIF, el domicilio del destinatario y la cuota repercutida por separado, para que el cliente pueda deducir el IVA. Es lo que te tiene que dar una gasolinera o un restaurante cuando le pides «factura con mis datos».
La factura rectificativa
Esta es la que más se hace mal. Cuando una factura ya emitida contiene un error, cuando cambian las circunstancias que determinan la base imponible, cuando hay una devolución o un descuento posterior, o cuando la operación queda sin efecto, no se borra la factura ni se emite una «nueva» con el importe corregido. Se emite una factura rectificativa conforme al artículo 15 del RD 1619/2012, que tiene su propia serie específica, identifica la factura rectificada y expresa la rectificación, bien indicando el importe de la corrección, bien consignando los datos como quedan tras la corrección.
La diferencia no es formal. Rehacer una factura sin dejar rastro rompe la trazabilidad y, desde la ley antifraude, es exactamente el comportamiento que la norma sobre sistemas informáticos de facturación quiere impedir. Si necesitas el detalle del procedimiento y su reflejo en el IVA, tenemos una guía dedicada a la factura rectificativa y el modelo 303.
| Aspecto | Factura completa | Factura simplificada | Factura rectificativa |
|---|---|---|---|
| Cuándo se usa | Regla general | Supuestos tasados del art. 4 | Corrección de una factura anterior |
| Datos del destinatario | Obligatorios | Pueden omitirse (salvo simplificada cualificada) | Los de la factura rectificada |
| Desglose base + cuota | Obligatorio | Basta el total con el tipo aplicado | Obligatorio |
| Permite deducir el IVA al cliente | Sí | Solo si es cualificada | Sí |
| Serie | La habitual | Puede tener serie propia | Serie específica de rectificativas |
Numeración, series y plazo de expedición
La numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie. Puedes usar varias series y es buena idea hacerlo: una para las facturas ordinarias, otra para las rectificativas, y opcionalmente series separadas por actividad, por delegación o por tipo de cliente. Lo que no puedes hacer es dejar huecos ni reutilizar un número.
Reiniciar la numeración cada año natural (2026/001, 2026/002…) es una práctica extendida y admitida, siempre que la serie quede identificada. Si trabajas con varias series, deja documentado el criterio: cuando llegue una comprobación, la coherencia entre el libro registro y las facturas es lo primero que se mira. Sobre esto tenemos una guía específica de cómo numerar facturas correctamente.
El plazo de expedición: no son 30 días
Aquí hay un bulo muy repetido. El artículo 11 del RD 1619/2012 establece que las facturas se expiden en el momento de realizarse la operación. Y cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, el plazo se amplía hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del IVA de la operación. El famoso plazo de 30 días es otra cosa distinta: es el plazo de pago de la Ley 3/2004 de morosidad, del que hablamos más abajo. Confundirlos lleva a emitir tarde y a declarar el IVA en un trimestre que no toca.
Y una precisión sobre la remisión: expedir y enviar no es lo mismo. El artículo 18 fija que las facturas deben remitirse al destinatario en el mismo momento de su expedición, o antes del día 16 del mes siguiente al devengo cuando el destinatario es empresario o profesional.
El IVA en tu factura: repercutido, soportado, exento y no sujeto
El IVA que pones en tus facturas se llama repercutido: lo cobras al cliente pero no es tuyo, lo recaudas para Hacienda. El IVA que pagas en tus compras y gastos afectos a la actividad es soportado y, si se cumplen los requisitos de deducibilidad, te lo puedes restar. La diferencia entre uno y otro es lo que ingresas (o lo que te sale a compensar o a devolver) en el modelo 303. Si quieres el detalle del cálculo, tenemos una guía sobre cómo calcular el IVA repercutido.
La Ley 37/1992 prevé un tipo general y tipos reducidos según el producto o servicio (artículos 90 y 91). No vamos a fijar aquí los porcentajes: los tipos se modifican por ley y en los últimos años ha habido rebajas temporales aplicadas a productos concretos que después han ido revirtiendo por tramos. Consulta el tipo aplicable a tu actividad en la sede electrónica de la AEAT antes de emitir, y guarda la referencia. Aplicar un tipo de menos te deja debiendo la diferencia; aplicar uno de más te obliga a rectificar y devolver.
Exento, no sujeto y tipo cero: tres cosas distintas
Esta confusión es la que más dinero cuesta, porque afecta al derecho a deducir el IVA soportado.
| Concepto | Qué significa | ¿Se repercute IVA? | ¿Se deduce el IVA soportado? |
|---|---|---|---|
| Sujeta y no exenta | Operación normal dentro del impuesto. | Sí, al tipo que corresponda. | Sí, con los requisitos generales. |
| Exenta (art. 20 Ley 37/1992) | Está dentro del ámbito del impuesto, pero la ley la libera. Buena parte de la formación reglada, la asistencia sanitaria, ciertas operaciones financieras y de seguro. | No, y hay que citar el precepto en la factura. | Normalmente no: la exención del art. 20 es limitada y arrastra el derecho a deducir. |
| No sujeta | Queda fuera del hecho imponible: no es una operación del IVA. | No. | Depende del motivo; no hay una regla única. |
| Exenta plena / tipo cero | Exportaciones y entregas intracomunitarias, o un tipo del 0 % expresamente previsto. | No se repercute cuota, pero la operación sí está sujeta. | Sí: mantiene el derecho a deducir. |
Traducido a la práctica: si das formación reglada exenta, tus facturas van sin IVA, tienes que citar el artículo 20 de la Ley 37/1992 en la propia factura, y el IVA de tu ordenador, tu asesoría y tu conexión de fibra no lo vas a poder deducir (o solo en la proporción que corresponda si haces también actividades sujetas, lo que abre la regla de prorrata). Muchos autónomos de formación descubren esto al presentar su primer 303 y se llevan un disgusto. Si estás en esa situación, consúltalo con un asesor antes de comprar equipamiento.
Regla mnemotécnica que funciona: exento no quiere decir «sin impuestos», quiere decir «sin cuota, y probablemente sin deducción». Es una liberación para tu cliente, no un regalo para ti.
La retención de IRPF: cuándo sí y cuándo no
La retención es el mecanismo que peor se entiende y el que genera más facturas mal emitidas. Vamos por partes.
Qué es. La retención de IRPF que aparece restando en tu factura es un pago a cuenta de tu propio IRPF que no ingresas tú: lo ingresa el pagador en Hacienda, a tu nombre. Por eso el importe que cobras es menor que la suma de base más IVA. Ese dinero no se pierde: llegado el momento de la declaración de la renta, esas retenciones se restan de tu cuota, y si superan lo que te toca pagar, te salen a devolver.
Cuándo se aplica. Solo cuando concurren dos condiciones. Primera: que tu actividad se califique como profesional a efectos del IRPF (no empresarial). Segunda: que el pagador esté obligado a retener, es decir, que sea un empresario, un profesional o una entidad que ejerce actividad económica en España.
La confusión más cara de todas: en una factura a un particular NO se aplica retención. Un consumidor final no es retenedor, no presenta modelo 111 y no puede ingresar nada a tu nombre. Si le restas una retención en la factura, te estás quitando dinero que nadie va a ingresar por ti y que no vas a poder recuperar en la renta. Es un error que se ve constantemente en facturas de diseñadores, fotógrafos y terapeutas que facturan a la vez a empresas y a particulares con la misma plantilla.
Qué porcentaje. El artículo 95 del Reglamento del IRPF prevé un tipo general para los rendimientos de actividades profesionales y un tipo reducido aplicable a quien inicia el ejercicio de una actividad profesional, durante el ejercicio de inicio y los dos siguientes, siempre que no hubiera ejercido actividad profesional en el año anterior al de inicio y que lo comunique por escrito al pagador. No damos aquí los porcentajes: se han modificado en el pasado y su vigencia hay que comprobarla. Consulta el tipo aplicable en la sede electrónica de la AEAT o en el texto vigente del artículo 95 del RIRPF antes de emitir. Tenemos una página específica sobre los requisitos de la retención reducida para nuevos autónomos con el detalle de la comunicación al pagador.
Y si eres tú quien retiene. Cuando contratas a un profesional o pagas un alquiler de local, eres tú el retenedor: ingresas esas retenciones con el modelo 111 (rendimientos del trabajo y de actividades profesionales) o el modelo 115 (alquileres), y presentas el resumen anual correspondiente, el modelo 190 o el 180.
Cómo se calcula el importe: base, cuota y total
El orden de las operaciones no es opcional. Se parte de la base imponible, que es el importe de la contraprestación una vez descontados los descuentos y sumados los suplidos que corresponda. Sobre esa base se calculan por separado el IVA repercutido y, si procede, la retención de IRPF. Las dos se calculan sobre la base, nunca una sobre la otra.
Llamando t al tipo de IVA aplicable y r al tipo de retención que te corresponda:
| Línea de la factura | Cómo se obtiene | Signo |
|---|---|---|
| Base imponible | Precio del servicio o producto, menos descuentos, más gastos repercutibles | + |
| Cuota de IVA | Base × t | + |
| Retención de IRPF | Base × r (solo si el pagador es retenedor y tu actividad es profesional) | − |
| Total factura | Base × (1 + t − r) | = importe a cobrar |
Fíjate en una consecuencia que muchos autónomos nuevos no ven venir: lo que ingresas en tu cuenta no es tu beneficio. Del total cobrado, la cuota de IVA es dinero de Hacienda que tendrás que ingresar en el 303 del trimestre. Si te lo gastas, en abril tendrás un problema de tesorería. La costumbre sana es apartar el IVA repercutido en cuanto entra el cobro.
Y la retención funciona al revés: es dinero que ya has adelantado. Cuanta más retención te practiquen a lo largo del año, menos te saldrá a pagar en el modelo 130 y en la renta. De hecho, el Reglamento del IRPF prevé que quien tiene un porcentaje suficiente de ingresos con retención puede quedar liberado de presentar el pago fraccionado; el umbral concreto está en la norma y conviene verificarlo con tu asesoría.
Facturación electrónica, ley antifraude y Verifactu
Esta es la parte que más ha cambiado y donde más desinformación circula, porque se mezclan tres marcos normativos distintos que persiguen cosas distintas. Separarlos es la mitad del trabajo.
1. La ley antifraude y los sistemas informáticos de facturación (Verifactu)
La Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal introdujo en la Ley General Tributaria la obligación de que los sistemas y programas informáticos que soporten los procesos de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. En cristiano: se acabó el software que permite borrar una factura sin dejar huella y el que deja modificar un importe a posteriori.
Su desarrollo reglamentario establece los requisitos técnicos concretos y prevé dos modalidades de cumplimiento: los llamados sistemas verificables (Verifactu), que remiten automáticamente los registros de facturación a la AEAT en el momento de emitir, y los sistemas no verificables, que no remiten pero deben incorporar firma electrónica, huella o «hash» encadenado y registro de eventos para garantizar la inalterabilidad. La responsabilidad se reparte: el fabricante del software debe emitir una declaración responsable de que su producto cumple, y el usuario debe utilizar un sistema que la tenga.
Sobre el calendario: las fechas de entrada en vigor han sido modificadas más de una vez y distinguen entre distintos tipos de obligados (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, autónomos y otros) y entre la fecha en que los desarrolladores deben ofrecer productos adaptados y la fecha en que los usuarios deben tenerlos operativos. No damos aquí ninguna fecha como definitiva. Consulta el calendario vigente en la sede electrónica de la AEAT, en su apartado de sistemas informáticos de facturación, antes de contratar o renovar un programa. Nuestro seguimiento del calendario de Verifactu para autónomos y la guía de software de facturación compatible con Verifactu recogen el estado de la cuestión, pero la fuente que manda es la AEAT.
2. La factura electrónica entre empresas (Ley 18/2022 Crea y Crece)
El artículo 12 de la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas extiende la obligación de expedir y remitir factura electrónica en todas las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales. Su finalidad declarada no es tributaria sino de lucha contra la morosidad: la norma obliga además a informar sobre los estados de la factura (aceptación, rechazo, pago efectivo) para que exista un sistema estadístico de plazos de pago reales.
Este marco es independiente de Verifactu y tiene su propio desarrollo reglamentario y su propio calendario, con fases distintas según la facturación anual del obligado y un periodo de adaptación adicional para los de menor volumen. También aquí el calendario ha sufrido revisiones. Comprueba el estado vigente antes de tomar decisiones de software; en nuestra guía de factura electrónica B2B para autónomos y en el calendario de la factura electrónica obligatoria mantenemos el seguimiento.
3. La factura electrónica a las administraciones públicas (FACe)
El tercer marco es el más antiguo y ya lleva años operativo: la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica obliga a facturar en formato electrónico a las administraciones públicas a través del punto general de entrada FACe, en formato Facturae firmado electrónicamente, con los códigos DIR3 del órgano gestor, la unidad tramitadora y la oficina contable. Si trabajas para un ayuntamiento, una consejería o un ministerio, esto ya te aplica hoy. Tenemos el detalle técnico en cómo emitir una factura electrónica en formato Facturae XML.
| Verifactu / antifraude | Factura electrónica B2B | Facturae / FACe | |
|---|---|---|---|
| Norma de origen | Ley 11/2021 y su desarrollo reglamentario | Art. 12 de la Ley 18/2022 Crea y Crece | Ley 25/2013 |
| Finalidad | Control tributario del software de facturación | Lucha contra la morosidad y estadística de pagos | Digitalización de la contratación pública |
| A quién afecta | Quien use software de facturación | Relaciones entre empresarios y profesionales | Quien factura al sector público |
| Qué exige | Integridad, trazabilidad e inalterabilidad; remisión a la AEAT en la modalidad verificable | Formato electrónico estructurado y comunicación de estados de la factura | Formato Facturae firmado, con códigos DIR3 |
| Estado | Calendario por fases, revisado varias veces: comprobar en la AEAT | Pendiente del desarrollo reglamentario y calendario por tramos: comprobar | En vigor desde hace años |
Un PDF enviado por correo electrónico no es una factura electrónica en el sentido de estas normas. Factura electrónica es un documento en formato estructurado que una máquina puede procesar. Si tu proceso hoy consiste en exportar un PDF desde una hoja de cálculo, esa es la pieza que vas a tener que cambiar.
Operaciones intracomunitarias: ROI, VIES e inversión del sujeto pasivo
Si vas a facturar a una empresa de otro Estado miembro de la Unión Europea, hay un paso previo que no se puede saltar: darte de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), mediante el modelo 036, marcando la casilla correspondiente. El alta en el ROI te asigna un NIF-IVA (tu NIF precedido de «ES») y te incorpora al censo VIES, la base de datos europea que permite comprobar en línea si un operador está identificado a efectos del IVA intracomunitario.
El alta no es automática: la Administración puede requerir documentación acreditativa de la actividad antes de concederla, y ese trámite lleva tiempo. Solicítalo con margen. El detalle del procedimiento está en nuestra guía de cómo registrarse en el ROI.
La inversión del sujeto pasivo
Cuando prestas un servicio a un empresario o profesional establecido en otro Estado miembro y ambos estáis identificados en VIES, la regla general de localización sitúa la operación en el país del destinatario. La consecuencia es que tu factura va sin IVA español: quien liquida el impuesto es tu cliente, en su país, mediante el mecanismo de inversión del sujeto pasivo (reverse charge).
Para que esto funcione tienes que cumplir tres cosas:
- Comprobar el NIF-IVA del cliente en VIES antes de emitir, y guardar el justificante de la consulta con su fecha. Si el NIF no está operativo en VIES, la exención o la no repercusión no se sostiene y el IVA acabas debiéndolo tú.
- Consignar la mención expresa en la factura: «Inversión del sujeto pasivo» o «Reverse charge», con la referencia a la Directiva 2006/112/CE o al artículo 84 de la Ley 37/1992.
- Declarar la operación en el modelo 349, la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias.
Con particulares de otro Estado miembro la regla es distinta: en servicios prestados a consumidores finales suele repercutirse IVA, y en el comercio electrónico y determinados servicios digitales entran en juego los umbrales y la ventanilla única (OSS). Si tu caso es ese, no lo resuelvas por analogía: tenemos una guía de IVA intracomunitario en compras y ventas y otra de cómo hacer una factura a una empresa extranjera, pero conviene contrastarlo con un asesor.
Los modelos de la AEAT que dependen de tus facturas
Todo lo que emites y recibes acaba en un modelo. Esta es la correspondencia, con lo que sirve cada uno. Los plazos de presentación los fija la AEAT y se publican en su calendario del contribuyente: compruébalos cada ejercicio, porque hay variaciones por fines de semana, festivos y por domiciliación bancaria. No los damos aquí como fijos a propósito.
| Modelo | Para qué sirve | Quién lo presenta | Periodicidad |
|---|---|---|---|
| 303 | Autoliquidación del IVA: diferencia entre repercutido y soportado deducible. | Casi todo autónomo en régimen general de IVA. | Periódica (trimestral o mensual) |
| 390 | Resumen anual del IVA. Informativa: no se ingresa nada con ella. | Quien presenta 303, con las excepciones previstas. | Anual |
| 130 | Pago fraccionado del IRPF en estimación directa. | Autónomos en directa, salvo liberación por porcentaje de ingresos con retención. | Periódica |
| 131 | Pago fraccionado del IRPF en estimación objetiva (módulos). | Autónomos en módulos. | Periódica |
| 111 | Ingreso de las retenciones que tú practicas a trabajadores y profesionales. | Quien retiene. | Periódica |
| 190 | Resumen anual de las retenciones del 111, con desglose por perceptor. | Quien presenta 111. | Anual |
| 115 / 180 | Retenciones por arrendamiento de inmuebles urbanos y su resumen anual. | Quien alquila un local u oficina. | Periódica / anual |
| 349 | Declaración recapitulativa de entregas y adquisiciones intracomunitarias. | Operadores en el ROI. | Según volumen |
| 347 | Declaración informativa de operaciones con terceros por encima del umbral legal. | Según el umbral vigente. | Anual |
| 036 / 037 | Alta, modificación y baja censal: actividad, epígrafe, régimen de IVA e IRPF, ROI. | Todo el que ejerce actividad económica. | Cuando hay un cambio |
Dos avisos prácticos. El primero: los modelos informativos (390, 190, 180, 347, 349) no ingresan dinero, pero cruzan datos. Si tu 390 no cuadra con la suma de tus 303, salta un aviso. Si el 190 de tu cliente declara una retención que tú no te has aplicado en la renta, salta otro. El segundo: presentar fuera de plazo tiene consecuencias distintas según haya o no requerimiento previo y según se ingrese o no; los recargos y las sanciones están en los artículos 27 y 191 y siguientes de la Ley General Tributaria y no vamos a dar aquí importes concretos. Si se te ha pasado un plazo, habla con un asesor antes de presentar: el orden en que hagas las cosas cambia el resultado.
Conservación, libros registro y prescripción
Emitir bien es la mitad del trabajo. La otra mitad es poder demostrarlo después.
Qué se conserva. Las facturas emitidas y las recibidas, además de los justificantes contables, los documentos de importación y exportación y los recibos del régimen especial de agricultura. Se conservan en el formato original en que se expidieron o recibieron: si te llegó un PDF firmado, guardas el PDF firmado, no una impresión. Si digitalizas facturas en papel, la digitalización debe hacerse con software homologado por la AEAT para que la copia electrónica sustituya al original.
Cuánto tiempo. Como mínimo, durante el plazo de prescripción tributaria, que con carácter general es de cuatro años (artículo 66 de la Ley General Tributaria), contados desde el día siguiente a la finalización del plazo de declaración. Pero hay supuestos que lo alargan bastante: los bienes de inversión tienen un periodo de regularización propio en el IVA, las bases imponibles negativas y las deducciones pendientes obligan a acreditar su origen mientras se puedan compensar, y cualquier actuación administrativa o declaración complementaria interrumpe la prescripción y reinicia el cómputo. La recomendación práctica es conservar más de cuatro años y no menos.
Los libros registro. En estimación directa, los libros registro que exige la normativa del IRPF son el de ventas e ingresos, el de compras y gastos, el de bienes de inversión y, si tienes cobros y pagos en divisa o provisiones y suplidos, el que corresponda. En el IVA, los libros registro de facturas expedidas, facturas recibidas, bienes de inversión y determinadas operaciones intracomunitarias.
El libro registro no es burocracia decorativa: es el documento que la Administración pide primero en una comprobación, y es lo que permite reconstruir el 303 y el 130 sin volver a abrir factura por factura. Tenemos guías dedicadas al libro de ingresos y gastos y a cuándo usar el libro registro de facturas.
Cobro y morosidad: qué dice la Ley 3/2004
Una factura emitida no es dinero cobrado, y el IVA de esa factura lo tienes que ingresar aunque el cliente no te haya pagado (con las reglas de modificación de la base imponible por impago, que tienen requisitos y plazos propios). Por eso conviene conocer el marco legal del cobro.
La Ley 3/2004, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, se aplica a los pagos entre empresas y entre empresas y la Administración. Lo que te interesa saber:
- Plazo legal de pago. El plazo general entre empresas es de 30 días naturales desde la fecha de recepción de las mercancías o prestación de los servicios. Puede ampliarse por acuerdo entre las partes, pero con un tope de 60 días naturales que no cabe superar por pacto.
- Intereses de demora automáticos. Se devengan desde el día siguiente al vencimiento, sin necesidad de aviso ni de reclamación previa. El tipo legal de interés de demora se calcula sobre el tipo de referencia del Banco Central Europeo más un margen, y el Ministerio de Hacienda lo publica cada semestre en el BOE: consulta el vigente, no lo estimes.
- Costes de cobro. El artículo 8 reconoce al acreedor el derecho a reclamar una indemnización por los costes de cobro debidamente acreditados que haya sufrido a causa de la mora.
- Cláusulas abusivas. El artículo 9 declara nulas las cláusulas y prácticas que se aparten del plazo legal en perjuicio del acreedor sin causa objetiva.
En la práctica, la secuencia que funciona es: aviso amable a los pocos días del vencimiento, reclamación escrita fehaciente (burofax con acuse de recibo y certificación de contenido) citando la Ley 3/2004 y el devengo de intereses, y solo entonces valorar la vía judicial. Tenemos una guía completa sobre cómo cobrar facturas impagadas siendo autónomo.
La prevención vale más que la reclamación: pon las condiciones de pago por escrito antes de empezar, factura con puntualidad (una factura que llega tarde se paga tarde), y en trabajos largos pacta hitos con facturación parcial en vez de una sola factura al final.
Ocho errores típicos que salen caros
- Saltarse la numeración. Anular una factura borrándola del sistema deja un hueco en la serie que no se puede justificar. Si hay que corregir, se rectifica.
- Facturar sin alta censal. Emitir facturas antes de presentar el 036/037 no regulariza nada: convierte los ingresos en actividad no declarada.
- Confundir factura, recibo y presupuesto. El presupuesto no devenga IVA. El recibo acredita el cobro, no la operación. Solo la factura sirve como justificante fiscal para tu cliente.
- Aplicar retención a un particular. Ya lo hemos visto: te quitas dinero que nadie ingresará a tu nombre.
- Rehacer una factura en vez de rectificarla. Rompe la trazabilidad y va en contra del espíritu (y ya de la letra) de la normativa antifraude.
- Tratar una operación exenta como no sujeta. Cambia el derecho a deducir el IVA soportado y puede convertir tu 303 en una liquidación errónea sostenida durante años.
- Facturar sin IVA a un cliente europeo sin comprobar el VIES. Si el NIF-IVA no estaba operativo el día de la operación, el IVA lo debes tú.
- Gastarse el IVA repercutido. El dinero que cobras de más no es tuyo. Sepáralo en cuanto entra.
Hay un noveno que no es un error de factura sino de sistema: usar un programa que no cumple los requisitos de inalterabilidad. Con la normativa antifraude en marcha, una hoja de cálculo que permite editar el importe de una factura ya emitida deja de ser una solución aceptable. Si estás eligiendo herramienta, revisa nuestras comparativas de software de contabilidad y el listado de herramientas para autónomos, y verifica que el fabricante publique la declaración responsable de cumplimiento.
Checklist antes de enviar una factura
Diez comprobaciones que llevan menos de un minuto y evitan casi todos los problemas:
- El número sigue al anterior de esa serie y no está repetido.
- La fecha de expedición está dentro del plazo del artículo 11 y, si la operación fue en otro momento, consta también la fecha de la operación.
- Tus datos completos: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Los datos del cliente, con NIF si es empresario o profesional.
- La descripción permite determinar la base imponible sin llamarte por teléfono.
- Base imponible, tipo de IVA y cuota aparecen por separado.
- Si hay retención, el pagador es realmente retenedor y el porcentaje es el vigente (comprobado en la AEAT, no copiado de la factura del año pasado).
- Si la operación es exenta, consta la mención al precepto que ampara la exención.
- Si hay inversión del sujeto pasivo, consta la mención y tienes guardada la consulta al VIES.
- La factura queda anotada en el libro registro y archivada en su formato original.
Aviso final. Todo lo anterior es información general elaborada a partir de la normativa citada, y no constituye asesoramiento fiscal. Cada actividad tiene particularidades (epígrafe del IAE, régimen de IVA, prorrata, operaciones internacionales, criterio de caja) que cambian el resultado. Antes de emitir tu primera factura, de cambiar de régimen o de presentar un modelo, consulta la sede electrónica de la AEAT y apóyate en una asesoría o gestoría. El coste de una consulta es una fracción del coste de una regularización con recargo.
Si prefieres leer sobre el tema con calma, puedes ver 📦 Libros sobre facturación y fiscalidad para autónomos en Amazon para comparar títulos, ediciones y opiniones reales. Un manual actualizado no sustituye a un asesor, pero ayuda a entender lo que te explica.
Preguntas frecuentes sobre cómo facturar siendo autónomo
¿Qué datos son obligatorios en una factura como autónomo?
El artículo 6 del RD 1619/2012 exige número y, si la usas, serie; fecha de expedición; nombre y apellidos o razón social del emisor y del destinatario; NIF del emisor y, en los casos previstos, del destinatario; domicilio de ambos; descripción de la operación con los datos para determinar la base imponible; el tipo o tipos de IVA aplicados; la cuota repercutida de forma separada; la fecha de la operación si es distinta de la de expedición; y la mención que corresponda cuando la operación esté exenta, sea de inversión del sujeto pasivo o vaya en un régimen especial.
¿Cuál es el plazo para emitir una factura?
El artículo 11 del RD 1619/2012 dice que la factura se expide al realizarse la operación. Cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, el plazo se amplía hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo. No son 30 días: ese plazo de 30 días es el de pago de la Ley 3/2004, que es otra cosa. Comprueba el texto vigente del Reglamento en el BOE o en la AEAT.
¿Puedo emitir factura simplificada como autónomo?
Sí, en los supuestos del artículo 4 del RD 1619/2012: cuando el importe no excede de 400 euros con IVA incluido, en las facturas rectificativas, y hasta 3.000 euros con IVA incluido en una lista tasada de actividades (ventas al por menor, hostelería, transporte de personas, peluquerías, aparcamientos, tintorerías y otras). No sirve para operaciones intracomunitarias ni cuando el destinatario necesita deducir el IVA sin los datos identificativos añadidos.
¿Cuál es la diferencia entre factura ordinaria y simplificada?
La factura completa identifica al destinatario con nombre, NIF y domicilio y desglosa base imponible, tipo y cuota. La simplificada puede omitir los datos del destinatario y permite consignar el importe total con la mención del tipo aplicado. Si tu cliente es empresario o profesional y quiere deducir el IVA, pídele que te dé sus datos y emite una simplificada cualificada o directamente una factura completa.
¿Tengo que aplicar retención de IRPF en todas mis facturas?
No. La retención de IRPF sobre rendimientos de actividades profesionales solo se practica cuando el pagador es un empresario, profesional o entidad obligada a retener. En una factura a un particular no se retiene nada: el particular no es retenedor. Los porcentajes están en el artículo 95 del Reglamento del IRPF; hay un tipo general y uno reducido para quien inicia actividad profesional, aplicable en el ejercicio de inicio y en los dos siguientes. Comprueba el tipo vigente en la AEAT antes de emitir.
¿Exento, no sujeto y tipo cero son lo mismo en el IVA?
No. Una operación exenta está dentro del ámbito del impuesto pero la ley la libera de repercutir (artículo 20 de la Ley 37/1992: buena parte de la formación reglada, la asistencia sanitaria, ciertas operaciones financieras y de seguro). Una operación no sujeta queda fuera del hecho imponible. El tipo cero es un tipo impositivo del 0 % que sí es sujeción y sí mantiene el derecho a deducir. La consecuencia práctica está en el IVA soportado: la exención del artículo 20 normalmente impide deducirlo.
¿Puedo saltarme un número de factura o empezar de cero cada año?
La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie y no puede tener huecos. Reiniciar la numeración cada ejercicio natural es una práctica admitida y muy extendida; lo que no se puede es dejar saltos sin explicación ni reutilizar un número. Si anulas una factura, la vía correcta es la factura rectificativa del artículo 15 del RD 1619/2012, no borrar el documento.
¿Qué es Verifactu y a quién obliga?
Verifactu es la modalidad de remisión automática de los registros de facturación a la AEAT prevista en el desarrollo reglamentario de la Ley 11/2021 antifraude. La norma exige que los sistemas informáticos de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. El calendario de entrada en vigor ha sufrido más de una modificación y distingue entre tipos de obligados y entre desarrolladores y usuarios: consulta el calendario vigente en la sede electrónica de la AEAT antes de contratar software.
¿Verifactu y la factura electrónica obligatoria son lo mismo?
No. Verifactu nace de la Ley 11/2021 y es control tributario sobre el software de facturación. La factura electrónica entre empresas y profesionales nace del artículo 12 de la Ley 18/2022 Crea y Crece y su finalidad declarada es la lucha contra la morosidad, con un sistema de información sobre plazos de pago. Y la factura electrónica hacia las administraciones públicas por FACe viene de la Ley 25/2013 y ya lleva años en vigor. Son tres marcos distintos con calendarios distintos.
¿Cómo facturo a una empresa de otro país de la Unión Europea?
Necesitas estar en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) y que tanto tú como tu cliente aparezcáis en el censo VIES. Comprueba el NIF-IVA de tu cliente en VIES y guarda el justificante. Si se cumplen los requisitos, en las prestaciones de servicios B2B la factura va sin IVA español por inversión del sujeto pasivo, con la mención expresa en la factura, y la operación se declara en el modelo 349.
¿Cuánto tiempo tengo que conservar las facturas?
Como mínimo durante el plazo de prescripción tributaria, que con carácter general es de cuatro años según el artículo 66 de la Ley General Tributaria, contados desde el fin del plazo de declaración. Hay supuestos que lo alargan: bienes de inversión con periodo de regularización, bases negativas pendientes de compensar o cualquier actuación que interrumpa la prescripción. Se conservan las emitidas y las recibidas, en el formato original en que se recibieron.
¿Qué puedo hacer si un cliente no me paga la factura?
La Ley 3/2004 fija un plazo legal de pago de 30 días naturales entre empresas, ampliable por acuerdo hasta un máximo de 60 días naturales, y reconoce el devengo automático de intereses de demora desde el día siguiente al vencimiento, sin necesidad de reclamación previa. El tipo de interés de demora lo publica el Ministerio de Hacienda cada semestre en el BOE. Además puedes reclamar los costes de cobro en los términos del artículo 8. Antes de ir a juicio, envía una reclamación fehaciente y valora el impacto en la relación comercial.